Требования к проектированию форм первичных документов.
Недостатки неунифицированной и неприспособленной информации: несоответствие последовательности атрибутов в документах макета в выходных сообщениях, атрибуты раскинуты по полю документа, отсутствие ряда атрибутов необходимых для автоматизированной обработки, разнообразие форм усложняет их автоматизированное обработку, двухразовое ручное занесение данных.
Методика проектирования форм первичных документов.
Процесс проектирования состоит из пяти этапов:
1. Уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;
2. Выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам (см. рис. 1):
Рис. 1. Пример построения унифицированного первичного учетного документа
1-я зона - постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;
2-я зона - переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;
3-я зона - количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.
3. Документ состоит из нескольких частей:
а) заголовочная часть – 4 зоны: наименование предприятия, индекс док-та, постоянные реквизиты, наименование док-та, его номер, дата;
б) предметная – переменные, справочно-группировочные реквизиты (признаки слева, основание справа);
в) оформительская – подписи ответственных лиц ("1 2"3 4 5 6).
4. Рассчитывается площадь бланка, выбирается стандарт бумажного листа и изготавливается образец для размножения типографским способом.
5. Разработка инструкции по заполнению и ведению данного документа.
Можно сделать вывод, что первичный документ делится на зоны: титульная (название предприятия, индекс формы документа, код по дежурному классификатору управленческой документации, название документа), содержательная (названия строк, граф и их значения), оформительная (подпись ответственных лиц, дата, печать).
Задание 3. При помощи информационно-поисковой системы «Гарант» найти Бюджетный кодекс РФ от 31 июля 1998 года № 145 – ФЗ (с изменениями от 31 декабря 1999 года, 5 августа 2000 года) принят Государственной Думой 17 июля 1998 года. Одобрен Советом Федерации 17 июля 1998 года. Полученный документ распечатать и вложить в контрольную работу. Описать порядок работы в СПС «Гарант».
Порядок работы в СПС «Гарант».
Начало работы: открывается основное меню.
В основном меню представлены основные возможности системы. Из него можно перейти к классификатору правовой и экономической информации, произвести поиск документов.
Меню содержит четыре информационных блока: правовая информация, экономическая информация, поиск, обновление.
Выбор разделов каждого блока осуществляется нажатием клавиши Enter или щелчком мыши по нему.
Блок правовой информации. В нем предоставлен весь спектр правовой информации. В разделе Документы присутствуют все документы, находящиеся у вас в информационном банке. В остальных разделах находятся документы по определенным типам правовой информации. Чтобы перейти к нужному разделу, необходимо установить на него указатель с помощью клавиш-стрелок и нажать Enter.
Блок экономической информации. Этот блок содержит новости законодательства, обзоры, бизнес-справки.
Блок поиска. Позволяет быстро найти нужную информацию, используя мощные средства поиска:
По реквизитам. Поиск с указанием точных реквизитов документа (тип, номер документа и т.д.);
По ситуации. Один из наиболее удобных способов поиска документов. Любой запрос можно сформулировать с помощью комбинаций ситуаций, отметив несколько ключевых выражений. Это позволяет конкретизировать вопрос с учетом региональной специфики и значительно упрощает процедуру поиска. Даже если проблема кажется трудно разрешимой, система «Гарант» помогает найти правильное решение.
Блок обновления. Разделы, представленные в этом блоке, позволяют вовремя узнавать об изменениях в законодательстве.
В основном меню программы можно перейти в любой момент времени, нажав клавишу F2.
Поиск документов можно осуществлять по следующим вариантам:
Поиск по ситуации – поиск с описанием реальной ситуации;
Поиск по реквизитам документа – поиск с указанием точных реквизитов документа;
Поиск по классификаторам – удобен для составления тематических подборок документа;
Поиск по источнику опубликования – обеспечит быстрый доступ к документу с известным источником и датой публикации.
Для решения нашей задачи подходит поиск по реквизитам документа.
Чтобы произвести писк документов по реквизитам, необходимо выбрать команду Поиск по реквизитам в меню Поиск или щелкнуть мышью на панели инструментов на кнопке поиск по реквизитам.
Появится карточка запроса с пятью вкладками, на которых задаются реквизиты для поиска документов.
В поле Тип документа указываем тип искомого документа (закон). Чтобы заполнить это поле, надо щелкнуть мышью на кнопке Тип документа. Появиться окно для выбора вариантов, где можно выбрать один или несколько пунктов, связывая их различными логическими условиями (И, ИЛИ, КРОМЕ).
Поля Орган и Раздел заполняются так же, как и поле, Тип документа, но с одной разницей: рядом с названием пунктов нарисована папка, которая означает, что данный пункт содержит несколько подпунктов. Можно выбрать либо весь пункт, либо некоторые его подпункты. Чтобы просмотреть подпункты, надо дважды щелкнуть мышью по нему или нажать клавишу + на цифровой клавиатуре. Поле Орган – это кем документ подписан (Президент, правительство и т.п.). Поле Раздел – это отрасль права искомого документа (гражданское, трудовое и т.п.).
В поле Дата вводится информация о датах принятия документа или внесение в него изменений.
В поле Номер можно ввести информацию о номере документа (в нашем случае: 145 – ФЗ).
В полях Регистрация в Минюсте: Дата и Номер можно задать дату регистрации и номер документа в Минюсте. Они заполняются аналогично полю Дата и Номер.
В полях контекста указываются слова и словосочетания (контекст), содержащиеся в тексте или названия документа. Слова можно не указывать полностью. По умолчанию ищутся слова, начинающиеся с введенных букв (например, если ввести «банк», то будут найдены слова «банки», «банковский» и т.д.) Чтобы найти только точные совпадения, нужно ввести в конце слова восклицательный знак («банк!»). В полях контекста можно указывать словосочетания, разделяя слова пробелами (например, «Бюдж. Кодекс»).
В карточке запроса имеется четыре поля, в которых можно указать сразу несколько контекстов: при этом будут отобраны документы, в которых одновременно присутствуют все заданные контексты.
В поле Искать контекст указывается, где следует искать контекст: в тексте всего документа или только в названии документа.
Область позволяет производить поиск документов во всем информационном банке или среди документов, присутствующих в списке.
Список содержит перечень фильтров, сохраненных ранее. Чтобы применить один из них при поиске документов, нужно выбрать его имя из выпадающего списка. Кроме сохранения в списке, может присутствовать текущий фильтр – если он был создан в данном сеансе работы с СПС. Чтобы отказаться от применения фильтра, нужно выбрать из списка пункт Все документы.
После того как все необходимые поля карточки реквизитов заполнены, надо нажать кнопку ОК. В появившемся окне о числе найденных документов подтвердить построение списка документов кнопкой Да.
Список использованных источников.
1. Федеральный Закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Информационные технологии (для экономиста). Под ред. А. К. Волкова. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 310 с.
3. Справочно-правовая система «ГАРАНТ»