Организация и проведение приемов. Виды деловых приемов.

Тема: Организация и проведение приемов. Виды деловых приемов.

Цель: изучить технологию проведения основных видов приемов

Задание студентам:

1. Используя справочный материал, ответить письменно на контрольные вопросы в электронной форме:

1) По каким поводам устраиваются деловые приемы?

2) Какие основные мероприятия входят в подготовку деловых приемов?

3) Назовите основные виды приемов. Чем отличаются дневные и вечерние приемы? Какие приемы являются комбинацией основных видов приемов?

4) Охарактеризуйте наиболее почетные виды приемов.

5) Как проходит прием «А-ля фуршет»?

6) Какие виды приемов проводятся с рассадкой? Каких правил придерживаются при рассадке гостей?

7) В какой форме одежды вы отправитесь на прием, если на приглашении будет указано: «White Tie» или «Evening dress»?

8) На каких приемах и в какое время произносятся тосты?

Решение ситуационной задачи.

На приеме у моей соседки упал нож. Я галантно поднял его и предложил хозяйке. Можно ли считать мои действия правильными?

3. Самостоятельная работа № 8. Составить таблицу «Виды деловых приемов, особенности их проведения». Описать следующие виды приемов: Завтрак, «Коктейль», «а-ля фуршет», обед, «Обед-буфет», ужин.

Организация и проведение приемов. Виды деловых приемов.

Приемы. Важную роль в развитии контактов в дипломатической сфере всегда играли приемы. В силу целого ряда объективных обстоятельств в экономической жизни они использовались ограниченно. С развитием рыночной отношений, расширением интернациональных связей в бизнесе приемы стали неотъемлемым атрибутом деловых неформальных контактов. Но отечественные предприниматели, руководители различных рангов испытают недостаток опыта в подготовке и проведении приемов, им не хватает знаний тонкостей этикета. Этот пробел может восполнить секретарь-референт, досконально разбирающийся в основных видах приемов, в протокольных правилах ведения деловых встреч и правилах поведения участников. В малом и среднем бизнесе секретарь может быть главным организатором и исполнителем такого мероприятия, как прием гостей, делегаций. В солидных компаниях протокольные мероприятия входят в компетенцию специальных подразделений (отдел по научно-техническому сотрудничеству, международный отдел, отдел связи с общественностью и другие службы). Деловые приемы устраиваются по различным поводам: это могут быть национальные праздники, годовщины знаменательных событий, открытие представительства фирмы, презентации товаров и др. поводы для проведения светских приемов также отличаются разнообразием: день рождения, рождество, открытие оперного сезона, театральная премьера и др.

Существует много видов приемов. Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальный вид для вашей фирмы, секретарю необходимо знать, что представляет собой каждый из них. Согласно международной практике наиболее торжественными и почетными по своему характеру видами приемов являются «Завтрак», «Обед». В последние годы все большее распространение находит прием «Бокал шампанского» или «Бокал вина». Другими видами приемов являются «Чай», приемы типа «Фуршет», «Коктейль», «Бокал вина с сыром», «Обед-буфет», «Ужин» и др. Подготовка приемов включает в себя следующую типовой схему организационных и иных мероприятий, присущих любому из видов приемов:

1) выбор вида приема;

2) составление списка приглашенных лиц;

3) рассылка приглашений (заблаговременно);

4) составление плана рассадки за столом;

5) составление меню;

6) сервировка столов и обслуживание гостей;

7) подготовка тостов или речей (на приемах с рассадкой);

8) составление планов (очередности проводимых мероприятий) на приеме.

Рассмотрим технологию проведения основных видов приемов.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. Дневные приемы – «Бокал вина с сыром» и «Завтрак». Все остальные приемы относятся к вечерним. Приемы с рассадкой за столом – «Завтрак», «Обед» и «Ужин». Такие приемы, как бранч, ужин после театра, пикник, фондю, пивной стол и др., по методам их организации являются комбинацией основных видов приемов.

Прием «Завтрак» - почетный вид приема с рассадкой за столом, устраиваемый в промежутке между 12 и 15 часами. Наиболее распространенное время начала «Завтрака» от 12.30 до 13.30. продолжительность – час-полтора, из которых 45-60 минут гости проводят за столом, а 15-30 минут – за кофе. Кофе, чай могут быть поданы за тем же столом. Столы для приема ставят в виде буквы П или Т. Почетные места за торжественным столом организуют «лицом» к входным дверям или, если это невозможно, к окнам, выходящим на улицу. Столы накрывают белыми скатертями и украшают цветами. Сервировка стола – как на торжественном приеме. Подают за завтраком одну-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо, десерт. Во время сбора гостей им предлагается аперитив. В конце завтрака подаются чай, кофе. К ним предлагаются коньяк и ликер.

Прием «Обед» - это наиболее почетный вид приема с рассадкой за столом. Он обычно начинается в промежутке между 19 и 21 часами. Столы ставят в виде буквы П или Т. Почетные места организуют «лицом» к входным дверям или, если это невозможно, к окнам, выходящим на улицу. Сервировка стола – как на торжественном приеме. Выбор холодных закусок невелик – только по одному рыбному и мясному блюду и овощные салаты. После холодных закусок подают бульон с гренками или суп, затем какое-либо мясное блюдо. Могут быть два горячих кушанья, одно из них – рыбное, которое подают перед горячим мясным блюдом. Обед заканчивают десертом, а перед этим убирают всю посуду, столовые приборы и рюмки, которые были предназначены для предыдущей еды. В заключение приема подается десерт, чай или кофе. Спиртные напитки – те же, что и на завтраке. Перед обедом гостям предлагается аперитив.

Прием «Обед - буфет» - является разновидностью приема «Обед». Поскольку это вид приема берет свое начало в Швеции, его еще называют «шведский стол». Он является в те же часы, что и «Обед». Организация такого приема довольно простая, поскольку не связана с размещением гостей за столом. Сервирую стол в виде буфетной стойки «по-шведски», его помещают у стены или по середине комнаты. На середину стола ставят холодные закуски, холодные соусы, хлеб, различные салаты, печенье, кондитерские изделия, прохладительные напитки, соки, минеральную воду. По краям стола ставят рюмки, бокалы, закусочные тарелки, приборы. Участники приема подходят к столу, берут левой рукой салфетку, на которую ставят тарелку с предварительно положенными на нее ножом и вилкой, а затем накладывают на тарелку кушанья. Правой рукой берут бокал с вином, соком или каким-либо другим напитком. Наполнив тарелку, гости отходят от стола и рассаживаются. Вина, коктейли и другие спиртные напитки выставляются на буфетных стойках и столах, за которыми стоят официанты.

Прием «Ужин» начинается в 21 час или позднее. Это прием с рассадкой за столом. От приема «Обед» отличается лишь временем его начала. Кроме того, на этом приеме, как правило, не подают суп. Формы одежды указываются в приглашении: для мужчин – темный костюм, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье.

Прием «А-ля фуршет» (от франц. a la fourchette – с вилкой) проводится в те же часы, что и прием «Коктейль» (17.00 - 19.00 или 18.00 - 20.00), и проходит стоя. Во время приема на столе должна быть закуска, которую можно есть только вилкой, не используя ножа. Отличие состоит в том, что на фуршетных приемах напитков подается не меньше, а закусок предлагается значительно больше. Однако сейчас эти приемы часто совмещаются. Гостям предлагают обильный выбор напитков и сервируют фуршетные столы, уставленные разнообразными закусками. В большом помещении можно накрыть несколько столов «а-ля фуршет» (каждый на 6-8 человек). После холодных закусок подают горячие закуски. Затем гостей угощают десертом – сыром с фруктами, желе, мороженным. В конце приема подают кофе. Гости обслуживают себя сами. Стоящие за столом официанты лишь сменяют тарелки, пополняют опустевшие блюда, наливают напитки. Придя на такого рода прием, надо прежде всего разыскать хозяина и хозяйку, поздороваться с ними. Уходить разрешается не прощаясь. Если прием официальный, то не мешает, уходя с приема, оставить в передней на особом подносе визитную карточку. Форма одежды повседневная – в костюме или платье, если иное не указано в приглашении.

Прием «Коктейль» стал наиболее распространенной формой приемов во многих странах, поскольку он больше всего соответствует возможностям занятого человека. Прием начинается между 17 и 18 часами, продолжительность – 2 часа. Прием проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приема, например 17.00-19.00. гости приходят и уходят в любой час указанного времени. Нормальным считается пребывание на приеме до полутора часов. Хозяин и хозяйка на официальных приемах с большим количеством приглашенных в течение всего времени стоят у входа, встречая и провожая гостей. Кроме того, хозяйка представляет вновь прибывших тем из гостей, с которыми они незнакомы. Если хозяйки нет на месте, то вновь прибывший должен найти ее, поздороваться с ней, прежде чем вступить в контакт с гостями. Если прием устраивается для ограниченного круга гостей, хозяин и хозяйка менее связаны, они не только встречают и провожают гостей, но могут большую часть времени провести, беседуя с гостями. Подают налитые в бокалы коктейли. Их разносят официанты. Иногда устраивается бар-буфет со спиртными напитками. Коктейльный стол от остальных столов виде буфетной стойки («а-ля фуршет», «обед-буфет») отличается тем, что на нем нет ни тарелок, ни вилок, есть только деревянные или пластмассовые одноразовые палочки, которые воткнуты в разнообразную закуску, поданную на больших подносах. Могут быть и мини-вилочки, с помощью которых берут канапе или фрукты из коктейля. В качестве закуски подают канапе, мини-пирожные, печенье, а также орехи, фрукты. В конце приема гостям можно предложить кофе. Форма одежды – повседневный костюм или платье, если иное не указано в приглашении.

Прием «Бокал вина с сыром» (Cheese and Wine Party) – это прием, приглашение на который весьма распространено. Такой прием относительно прост и дешев. Он позволяет хозяину проявить изобретательность в подборе различных вин и сыров, а гостям дает возможность, начав беседу с обсуждения достоинств, пробуемых ими сортов сыра или вин, легко познакомиться друг с другом. Данный прием проводится по типу «буфета». Вы можете предложить гостям не только сыр, но и другие закуски, хотя сыр все же должен доминировать. К нему предлагаются различные хлебцы. Хорошо, если на столе будут находиться также легкие закуски: фрукты, орехи, овощи, оливки и т.п. При организации данного приема предпочтительно, чтобы буфетный стол или столы были расположены в центре помещения.

Приемы с рассадкой. Международная практика выделяет три вида приемов, которые проводятся с рассадкой за столом: «Завтрак», «Обед», «Ужин». На этих приемах гости рассаживаются за столом в соответствии с их социальным статусом или дипломатическим рангом. На официальных завтраках или обедах женщины рассаживаются среди мужчин в зависимости от ранга или, если они присутствуют на приеме в качестве супругов, а не как официальные лица, в соответствии с рангом супруга. Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин в соответствии с рангом жены, если занимаемое им положение (знатный титул, звание и т.п.) не дает ему право на более почетное место.

Места за столом делятся на более почетные и менее почетные. Самое почетное место на мужском приеме – справа от хозяина. А на смешанном приеме, когда присутствуют как мужчины, так и женщины, - справа от хозяйки дома. Далее идут места слева от хозяйки и хозяина. По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными. Главное правило рассадки: на самых почетных местах сидят самые почетные гости. При посадке за столом придерживаются также следующих правил:

¾ первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают представителей сильного пола; хозяина окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

¾ женщину не сажают с женщиной на торцы стола, если там не сидит мужчина;

¾ мужа никогда не сажают рядом с женой;

¾ два иностранца из одной страны также не сидят вместе;

¾ если прием деловой, то последние места за столом занимают сотрудники формы – устроителя приема, но не женщины.

Хозяин предлагает руку первой даме и первым проходит в столовую. Почетный гость предлагает руку хозяйке дома, и они входят последними.

Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка приема. Если прием неофициальный, то руку дамам не предлагают. В этом случае хозяйка приема сопровождает в столовую женщин, а хозяин – мужчин.

По окончании завтрака или обеда хозяйка встает из-за стола первой. Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной, у входа в столовую, выставляется или вывешивается план-карта стола, в которой указывается место каждого гостя. Кроме этого, на столе у каждого прибора, обычно на самый высокий бокал или рядом с прибором, кладется карточка с фамилией гостя. Иногда гостю в приглашении вкладывается карточка со схемой стола.

Форма одежды. Торжественный прием требует парадной формы одежды. В этом случае на приглашениях (в левом нижнем углу) обычно пишут «Wine Tie» (белый галстук, что означает «фрак») или «Black Tie» (черный галстук – смокинг); «Evening Dress» (вечерний туалет). Дамы в таких случаях должны быть в вечерних платьях. Если форма одежды указывается, выполнение этого условия является обязательным.

Туалеты дам должны быть изящными и скромными. Женщинам на приемы следует приходит в одежды строгого покроя, неярких тонов. На завтрак, коктейль принято являться в платье обычной длины, платье-костюме или костюме, небольшой шляпе, причем шляпу во время приема снимать необязательно. Не рекомендуется приходить на приемы с большим количеством ювелирных украшений. Их вообще не надевают до 18 часов. Днем уместнее выглядит бижутерия или украшения из полудрагоценных металлов. На приемы, начинающиеся до 20 часов, дама должна прийти в перчатках. Перчатки снимают сразу по приходу, самое позднее – в фойе, где разносят аперитив. Англичане на приглашениях иногда пишут «Undress» (букв. – «без одежды»). Это означает, что надлежит быть в простом костюме.

Вечерний туалет. Вечерний туалет выбирают, учитывая характер предстоящего вечера.

На пригласительных билетах на официальные и большие приемы в нижнем углу сообщается, в каком туалете следует явиться. Само письменное приглашение несет в себе торжественность, а потому предполагает появление гостей в вечерних туалетах. Чем торжественнее и официальнее прием и чем в более позднее время он проводится, тем наряднее должна быть одежда. Вечерние туалеты принято одевать после 20 часов, в них не гуляют на улице или в парке.

Для больших и торжественных вечерних приемов рекомендуется длинное платье в пол, декольтированное или с полностью открытыми плечами, но возможно и закрытое платье. Вечернее платье также может быть коротким. Короткое вечернее платье, как правило, скромнее длинного, которое носят лишь в особо торжественных случаях. Вечерний туалет может также состоять из длинной юбки и блузки. Украшения обязательны, они должны быть дорогими, при этом могут быть ненастоящими, но по виду напоминающими подлинные. Вечерний туалет дополняют маленькой сумочкой. Если частью вечернего туалета являются перчатки, не принято надевать поверх них кольца, хотя браслет вполне допустим. С вечерними туалетами носят вечернее пальто, накидки, шубы. К декольтированному платью или платью с полностью открытыми плечами полагается, если нет верхней одежды, накидка, короткий жакет или широкий шарф.

Столовый этикет. Существенным элементом приема является столовый этикет. Он подразумевает целесообразность в приеме пищи, а также создание комфорта для всех участников приема. Нарушение этикета свидетельствует о низкой культуре, поэтому столь важны все тонкости официальных взаимоотношений за столом, следование цивилизованным правилам употребления пищи. Подобные рекомендации специалистов по поведению за столом и приему пищи заслуживает внимания.