Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:
· положения о структурном подразделении;
· должностных инструкций;
· инструкции по делопроизводству.
Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления.
Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.
Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:
В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".
В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.
Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся следующие квалификационные характеристики. (Приложение 1).
Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителей. Указание в наименовании "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.
Инструкция по документационному обеспечению управления
При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, - например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)
При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).
Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ
Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.
Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.
Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: "Инструкция о порядке ведения служебной переписки в... (указать наименование предприятия)".
Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.
Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.
Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ
Инструкция по организации рабочих мест - нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.
Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.
Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.
Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.
Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже. Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.
Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.
Документы планирования и отчетности службы ДОУ
Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)".
Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:
• показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;
• основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;
• цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).
На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.
Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.
Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.
Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан - в приложении 6 к настоящему пособию.
Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ
Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.
Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости - во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:
• разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;
• изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;
• обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;
• обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.
Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.
Должностные инструкции персонала службы ДОУ
"Должностная инструкция нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству".
Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция главному метрологу".
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции "Общие положения" устанавливаются:
• задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);
• порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;
• профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе должностной инструкции "Функции работника" определяются:
• предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
• перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).
В разделе должностной инструкции "Обязанности работника" указываются особенности деятельности:
• связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
• предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
• требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
• касающиеся порядка исполнения поручений;
• затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе должностной инструкции "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе должностной инструкции "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.
3. Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления
Структура службы ДОУ
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
- секретариат;
- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
- отдел совершенствования делопроизводства;
- копировально-множительное бюро;
- протокольная группа;
- редакционная группа;
- приемная;
- архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
· 1-я категория - учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
· 2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
· 3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
· 4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).
Таблица 1 Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
| Объем документооборота, тыс. документов в год | Организационные формы службы ДОУ |
| менее 10 | обычно один-два секретаря руководителя организации |
| от 10 до 25 | служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников) |
| от 25 до50 | создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.) |
| от 50 до 100 | более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации |
| свыше 100 | сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем |