Среди текстовых отчетно-информационных документов наиболее широкое распространение нашли обобщенные и текущие документы.
Обобщенные тематические отчетно-информационные документы являются, как правило, многопараграфными. Несмотря на большое разнообразие таких документов, порядок их разработки достаточно общий и содержит в себе следующие этапы:
• определение темы, наименования и назначения;
• подбор и предварительное изучение имеющихся сведений и материалов;
• составление плана-конспекта;
• дополнительный сбор сведений и материалов, детальное изучение и анализ всех собранных материалов;
• написание текста документа;
• подбор и изготовление приложений;
• изготовление проекта документа, согласование и утверждение его командованием;
• размножение и рассылка.
Выбор темы определяется реальной потребностью ее освещения, а также наличием необходимых исходных материалов. Наименование документа должно соответствовать его содержанию.
Разработка больших по объему отчетно-информационных документов предусматривается обычно заранее в перспективных и годовых планах работы с учетом потребителей различных заинтересованных организаций в освещении тех или иных вопросов и поступивших от них запросов.
Таким образом, тематика и наименования многих отчетно-информационных документов устанавливаются еще задолго от того, как начинается их разработка.
Одновременно с определением темы и наименования документа устанавливается его назначением, т.е. определяется круг адресатов, которым он будет рассылаться.
Качество отчетно-информационных документов зависит, прежде всего, от той исходной базы, на которой они создаются. Подбор материалов начинается с просмотра всех учтенных сведений, накопленных в соответствующих разделах системы учета специальной информации, где наряду с конкретными данными содержатся и сведения библиографического характера. Подбор материала значительно облегчается, когда в качестве основы используется документальный материал, в достоверности которого полно раскрывает существо освещаемого вопроса. Одновременно с подбором новых сведений тщательно изучаются ранее выпущенные отчетно-информационные и другие документы аналогичного содержания, что необходимо для обеспечения преемственности вновь разрабатываемого документа.
Предварительное изучение подобранных материалов дает возможность сразу же выявить недостающие сведения, для добывания которых соответствующим аппаратом в случае необходимости могут быть поставлены дополнительные задания. Предварительное изучение дает также возможность заранее наметить, какие недостающие данные могут быть с достаточной степенью вероятности определены расчетным аналитическим путем.
При использовании метода внутреннего содержания план обобщенного отчетно-информационного документа в зависимости от предназначения его составных частей может иметь следующий вид.
Заголовок - обещание читателю. В него входит:
• резюме (информационное решение) - синтезированное изложение главного.
• история вопроса (на усмотрение) - высказывание или суждение по теме параграфа.
Заголовок - обоснование:
A. Первичное главное утверждение для резюмирующего параграфа раздела, если такой параграф имеется.
B. Главное утверждение второго параграфа.
C. Главное утверждение третьего параграфа.
D. Главное утверждение четвертого параграфа.
Заголовок - взгляд на событие:
A. Первичное главное утверждение для резюмирующего параграфа раздела, если он имеется.
B. Главное утверждение второго параграфа.
C. Главное утверждение третьего параграфа.
Заголовок - другой взгляд на событие:
A. Первичное главное утверждение для резюмирующего параграфа раздела, если такой параграф имеется.
B. Главное утверждение второго параграфа.
C. Главное утверждение третьего параграфа.
D. Главное утверждение четвертого параграфа.
Перспективы или виды на будущее (направление развития события в будущем):
A. Первичное главное утверждение для резюмирующего параграфа раздела, если такой параграф имеется.
B. Главное утверждение второго параграфа.
C. Главное утверждение третьего параграфа.
Значение для страны или определенного потребителя специальной информации (может быть объединено с предыдущим пунктом):
А. Главное утверждение параграфа.
И так далее.
В процессе работы над документом его первоначальный план и замысел могут изменяться и уточняться.
При разработке плана отчетно-информационного документа, когда продумываются все детали его содержания, часто возникает необходимость в дополнительном сборе сведений и материалов. Особенно это относится к открытым источникам, а также материалам различных ведомственных организаций, для получения которых необходимо принимать соответствующие меры.
После завершения сбора всех сведений и материалов создаются предпосылки для непосредственной разработки отчетно-информационного документа. Прежде всего, в зависимости от назначения документа и степени детализации, освещаемых в нем вопросов, намечаются границы использования имеющихся материалов, распределение их по разделам (параграфам). Одновременно отбираются все те материалы, которые могут быть использованы при разработке приложений. Особое внимание обращается на то, чтобы отобрать все новые сведения, которых не было в предыдущих отчетно-информационных документах, и в то же время обеспечить их органическую связь со всей ранее представленной специальной информацией, удовлетворив тем самым требование преемственности. После завершения изучения всех собранных материалов уточняется структура документа, и вносятся необходимые коррективы в план его разработки.
Этим завершаются все подготовительные мероприятия, предшествующие самому главному этапу - непосредственной разработке документа.
Проект текстового отчетно-информационного документа разрабатывается исполнителем, как правило, от руки чернилами на правой стороне разворота тетради с интервалом между строк, позволяющим вносить исправления между строк. Левая сторона разворота остается чистой. При необходимости на ней помещается текст вставки. Разработка проекта документа может осуществляться и с использованием ПЭВМ.
Практический опыт информационно-аналитической работы свидетельствует, что при разработке отчетно-информационных документов вначале целесообразно писать их основные разделы, а затем уже на их основе составлять введение (резюме), в котором как бы синтезировать изложенные в них главные положения. Содержание каждого раздела должно соответствовать его наименованию. При изложении раздела необходимо выдерживать строгую логическую последовательность в соответствии с методами перевернутой пирамиды и внутренней формулы. Написание каждого раздела нужно заканчивать обоснованными выводами, а в случае необходимости и рекомендациями. Введение словом "Введение", как правило, не выделяется. Оно должно привлечь внимание читающего, ввести в тему, заявить центральную мысль, идею документа. Можно выразить ее сразу или преподнести, следуя от частностей к общему, от причины к следствию, от известного к неизвестному (используя сравнения). Выводы обозначаются словом "Выводы", или словами "так", "следовательно", "таким образом" и т.п. Они должны вытекать из содержания документа и не противоречить ему. Иногда при разработке выводов опытные сотрудники информации рекомендуют задаться вопросом "Что это (содержание документа) значит?"
Считается, что при составлении документа в первом варианте (черновике) следует больше уделять внимание содержанию, а не стилю, который потом можно поправить редактированием. Он пишется смело, без остановок, оставляя свободные места для недостающих фактов. Затем документ критически оценивается, текст редактируется и правится. С этой целью полезно применить следующий прием. Если позволяет время (что бывает чрезвычайно редко), следует отложить написанный документ на некоторый срок, после чего его недостатки будут виднее. Либо можно дать почитать его товарищу, который не принимал участия в написании этого документа. Окажется, что многие мысли, предложения, которые казались ясными, понятными, убедительными, таковыми не окажутся. Дело в том, что автор в силу психологических причин, не в состоянии судить о ясности написанного им документа. Он знает лишь то, что хотел написать. И только другой человек может сказать, удалось ли исполнителю выразить мысли в ясной форме. Для исправления стилистических ошибок предлагаются следующие приемы:
• ставить точки там, где стоят запятые;
• вместо отглагольных существительных использовать глаголы и существительные;
• приведение порядка фраз в соответствие с временным или причинно- следственным порядком фактов;
• исключение (сведение до минимума) причастных и деепричастных оборотов.
Исполнитель несет ответственность за корректировку и доработку документа. В связи с эти важнейшее место в процессе написания документа имеет этап саморедактирования. Методика саморедактирования широко используемая в информационно-аналитических органах включает в себя следующие основные этапы: осмысление (концептуализация), просмотр разделов (параграфов), проверка предложений (их функций и конструкции), повторное прочтение.
В ходе осмысления (концептуализации) необходимо установить:
• соответствует ли заголовок излагаемой специальной информации (является ли он обязательством перед читателем)?
• есть ли в документе центральная мысль и является ли она единственной?
• дает ли синтезированное изложение сути ответы на вопросы: что происходит и что дальше?
• можно ли в подготовленном документе проследить ясно и сжато логический ход мысли?
• является ли оглавление (если оно есть) аргументацией в самом кратком
виде?
При просмотре разделов (параграфов) целесообразно ответить на следующие вопросы:
• использованы ли апробированные методы изложения специальной информации (внутренняя формула, метод перевернутой пирамиды и т.д.)?
• можно ли по введению (резюме) понять всю информацию?
• является ли каждый раздел в целом большой перевернутой пирамидой (или внутренней формулой) по своему построению?
• возможно ли проследить аргументацию, прочитав только главные утверждения?
• подтверждают ли прямо остальные предложения главное утверждение?
• на все ли источники имеются ссылки?
• употребляются ли при использовании второстепенных мнений выражения типа “мы считаем”, “мы полагаем”, “по нашему мнению” и т.п.?
После того как будет проанализирован каждый параграф (раздел) и объяснена функция каждого предложения, необходимо посмотреть на порядок предложений в каждом параграфе. При этом необходимо проверить расположены ли предложения (или их группы) в порядке снижения степени важности или от высшей степени обобщения к низшей (детализации), хватает ли контекстуальных данных, обнаруживается ли переход в изложении одного параграфа к другому в главных предложениях, а не только в конце параграфа?
При проверке каждого предложения необходимо установить:
• используется ли при изложении действительный залог?
• является ли предложение сжатым по форме и содержанию?
• ясно ли выражена мысль? Использованы ли простые, понятные и точные слова?
• правильно ли употреблена грамматика? Соответствуют ли местоимения роду существительного?
• нет ли ошибок в написании слов?
• увязаны ли предложения одно с другим?
На заключительном этапе саморедактирования необходимо пройти написанный текст еще один два раза.
Если документ разрабатывается группой специалистов, то один из них назначается старшим. Он разрабатывает план документа, определят объем работы каждому участнику группы, а также части текста связывающие разделы между собой. План, структура, основные положения содержания документа обсуждаются участниками группы. Сквозное окончательное редактирование документа обязательно. Его осуществляет старший группы.
Приложения подбираются и изготовляются одновременно с написанием основного текста. Приложения служат для сокращения объема информационного документа. Особое внимание следует уделять тому, чтобы совпадали данные в тексте и в приложениях, особенно цифровые показатели в таблицах, а также наименования и условные сокращения на схемах.
Проект отчетно-информационного документа представляет собой авторский вариант, отпечатанный на принтере в одном или нескольких экземплярах. Авторами проекта могут быть один или несколько исполнителей. Иногда для разработки отчетно-информационного документа, в котором освещается несколько вопросов в комплексе, привлекаются специалисты из различных информационных подразделений. Поэтому возникает необходимость согласования проекта документа со всеми участниками его создания или с теми информационными подразделениями, в компетенцию которых входят затрагиваемые в нем вопросы.
В тех случаях, когда определяются какие-либо важные показатели с использованием сложных аналитических расчетов (например, размеры производства тяжелого машиностроения), данные показатели согласовываются с соответствующими компетентными организациями и учреждениями.
После согласования проект документа вместе с предлагаемым расчетом его рассылки докладывается руководству и после его утверждения поступает на размножение.
Размножение и рассылка - это завершающий этап разработки отчетно-информационного документа. При этом могут использоваться все современные полиграфические средства. На этом этапе иногда требуется небольшая доработка документа. Так, например, в случае типографского издания после просмотра гранок и верстки в них приходится вносить ряд дополнений и исправлений.
После размножения готовые отчетно-информационные документы рассылаются специальной экспедиционной службой.