Для консультантов-методологов это практическая статья, которая поможет проанализировать свои материалы по аналогии, выявить ошибки и поработать над качеством.
Для специалистов кадровых служб это разъяснения, что именно кроется за стандартными требованиями к соискателям: "грамотная устная и письменная речь, умение четко излагать свои мысли в письменной форме, анализировать информацию, отслеживать логические связи в документах".
Для заказчиков консультационных услуг это помощь в оценке качества и приемки проектной документации.
Ошибки в структуре (композиции) документа
В состав аналитической записки включена пояснительная записка, которая представляет собой самостоятельный вид документа и в структуру аналитического документа не включается.
Текст документа содержит 124 страницы. Таблицы занимают 2/3 текста (81 страница). Еще 16 страниц занято схемами. Такой значительный объем табличных данных и схем рекомендовано выносить в приложение. Если учесть, что большая часть таблиц - это данные, предоставленные клиентом, то оригинальный текст документа составляет всего 27 страниц.
Нарушено принятое для аналитического документа соотношение частей текста. Рекомендации по итогам аудита - главная содержательная часть, ради которой проводилось исследование, - состоят из двух страниц. Принятое соотношение заключительной части с выводами и рекомендациями: 1/3 к основной части документа.
Структура документа в целом неоднородна. Некоторые разделы заканчиваются пунктом "Краткая оценка (обзор) состояния работы с договорами", "Краткая оценка (обзор) состояния работы с исходящими финансовыми документами". В других разделах такой пункт отсутствует.
Помимо неоднородности, возникает вопрос: почему мы предоставляем клиенту лишь краткую оценку? А где тогда содержится полноценная оценка договорной работы в компании заказчика? Кроме того, разделы "Краткая оценка (обзор) состояния работы с..." не содержат оценки, а в них продолжается повествование о том, как организована работа. Например:
"Версионирование проектов договоров не поддерживается".
У меня, как заказчика, возникли бы вопросы:
- Что такое версионирование?
- Это хорошо или плохо, что оно не поддерживается?
- Кем или чем должно поддерживаться версионирование?
- Что будет хорошего, если начать поддерживать версионирование?
- Что надо сделать, чтобы версионирование поддерживалось?
Это ошибка пресуппозиции (фоновое знание, которое должно быть общим для адресанта и адресата).
Части ошибок в структуре документа можно было бы избежать, если бы при составлении документа был использован рекомендованный шаблон типовой формы аналитической записки.
Раздел "Каналы поступления входящих документов" содержит избыточные данные, не относящиеся к каналам поступления (сказано про регистрацию, порядок обработки при приеме). В середине списка вывод (таким образом...), далее снова перечисление. Пункты 6 - 8 представляют собой выводы и не являются частью списка (ошибка рубрикации):
"1. Прием документов децентрализован, прием документов осуществляется по фактическому адресу...
2. Порядок документооборота в Компании не регламентирован.
3. В Компании допускается множественность точек входа документов через сотрудников Компании... Регистрация документов, направленных на фактический адрес ЦО (Москва), осуществляется секретарем. Ответственность (обязанность) сотрудников и сроки передачи документов для регистрации не установлены.
4. Письма из ФНС направляются в адрес Компании средствами информационной системы X. Регистрация осуществляется сотрудниками группы X, которые обеспечивают сроковый контроль исполнения документов.
5. Документы, поступившие централизованно в ЦО (Москва), запечатанные в конверты, с указанием адресатов, не вскрываются и передаются на рассмотрение сотрудникам Компании - адресатам.
6. Таким образом, основная точка входа входящей корреспонденции, которая подлежит описанию, - это централизованный прием документов в ЦО (Москва).
7. Децентрализованный прием документов в ЦО (Тюмень, Санкт-Петербург), удаленных офисах и сотрудниками Компании не описан.
8. Первичная обработка входящих документов в удаленных офисах не проводится...
9. Электронное хранилище сканобразов поступивших входящих документов не создано".
Стилистические ошибки
По лексическому составу и использованию грамматических форм текст рассматриваемой аналитической записки принадлежит не к научно-оценочному стилю речи, а к административно-канцелярскому подстилю письменной деловой речи.
Административно-канцелярский подстиль характерен для директивных документов советского периода. Хотя даже в советское время филологи относили административно-канцелярскую речь к "болезни русского языка".
Современная деловая речь допускает использование административно-канцелярского подстиля только в юридической среде (например, полицейский протокол).
Использование языковых элементов административно-канцелярского подстиля - пример грубой стилистической ошибки при составлении аналитических документов.
Яркие слова-маркеры административно-канцелярского подстиля:
- "осуществляется" (использовано 138 раз);
- "в рамках" (98 раз);
- "следующий" (48 раз);
- "настоящий" (28 раз).
Примеры из документа:
- " В рамках осуществления договорной работы используются...";
- "Инициаторы в рамках интервью указали...";
- "Автор документа осуществляет определение маршрута согласования...";
- "Автор документа осуществляет отправку документа по ЖЦ документа...";
- " Обработка осуществляется отдельными процедурами документооборота...";
- " Ознакомление с приказом о командировании командируемого лица осуществляется на самом приказе".
Слова-маркеры административно-канцелярского подстиля вообще не должны употребляться в тексте аналитической записки.
Дополнительный комментарий к фразе "в рамках интервью". Помимо лексически избыточной формы "в рамках", отсылка по тексту документа к проведенному интервью также избыточна. В начале аналитической работы принято описывать методы исследования. Интервью как метод сбора информации следовало один раз упомянуть во введении.
Характерный пример административно-канцелярского подстиля - цепочка отглагольных существительных в родительном падеже:
- " В случае выявления необходимости одобрения проекта Договора об этом указывается в Листе согласования, также к нему прилагается заключение...";
- "Анализ последствий заключения Договора на сформулированных условиях с точки зрения отражения в бухгалтерском учете и отчетности...".
Подобные формулировки в современных текстах выглядят комично (или трагично, если аналитический документ куплен заказчиком за немалые деньги).
Грамматические ошибки
Ошибки в выборе конструкций с синтаксическим управлением, неправильный выбор падежа и предлога. Примеры:
- "В случае выявления... об этом указывается ". Указать не "о чем?", а указать "на что?";
- " Уделить особое внимание на приведенные ниже разделы". Выражение "уделить внимание" требует дополнения в дательном падеже без предлога: уделить внимание "чему?".
Пропуск сказуемого (глагола), поэтому неясен смысл предложения в целом:
"По договорам вида "Договоры на оказание услуг/выполнения работ/поставки для обеспечения основной деятельности" со следующими тематиками:
- договор...
- договор...".
Нарушение грамматической формы подлежащего и сказуемого:
"- Компанией возможен пересмотр лимитов и матрицы ответственных лиц...
- Компанией ведется работа по установлению сроков предоставления документов в целях снижения стоимости доставки путем анализа рынков и выбора поставщиков, а также установления расписания передачи документов".
Ошибки в употреблении предлога "по":
- "По договорам вида". Надо: для договоров вида.
- "Стоимость по договору". Надо: сумма договора.
- "Замечания по договору". Надо: замечания к договору.
- "Порядок по формированию". Надо: порядок формирования.
- "Выписка по протоколу". Надо: выписка из протокола.
- "Должностная инструкция формируется по специалистам". Надо: для каждого специалиста составляется должностная инструкция.
Смешение грамматических форм в списке:
Пример 1. "Автор - инициатор документа осуществляет:
- Формирование проекта документа;
- Проводит проверку:
комплектности;
вложений;
- Определяет целесообразность согласования проекта документа.
- Обеспечивает отправку документа по ЖЦ документа".
Пример 2. "В ходе проведения обследования было выявлено:
- сроки согласования не установлены...
- отсутствие возможности...
- проверка большинства основных данных...
- формирование заключения...
- предмет экспертизы...
- отсутствует электронное хранилище...
- отсутствует возможность мониторинга, контроля за ходом согласования комплектов ПУД, меры воздействия не определены".
Пример 3. "Общие рекомендации в области документирования:
- Необходимость создания и утверждения...
- Критичным является...
- Необходимость сформировать...
- Целесообразность реализации...
- Реализовать систему контроля...
- Обеспечить постановку системы контроля...
- Установить порядок контроля...".
Синтаксические ошибки
Нарушение логического ударения и порядка слов в предложении:
"- Для целей контроля исполнительской дисциплины выписки не формируются по протоколам...
- Но однозначно говорить о том, что требования комплектования выполняются, невозможно, т.к. экспертиза ценности документов не проводится...
- Инициаторы в рамках интервью указали, что распространение типовых форм не применяется широко на практике для ведения договорной работы...
- С этой особенностью сталкивается и Компания, по информации экспертов подразделений...
- Входящий документ ЭДО X приходит полностью с заполненной РК документа...".
Лексические ошибки
Употребление паронимов:
- " регламентационные документы" (вместо регламентирующие документы);
- "командирование командируемого лица" (командированный);
- "представить и предоставить".
Неточность в выборе слова:
- " Источники приема документации: электронный корпоративный почтовый адрес сотрудников Компании для предварительного рассмотрения инициаторами комплекта ПУД, система X Электронный документооборот, курьерская доставка...".
Источник информации - это субъект или объект, порождающий информацию и представляющий ее в виде сообщения. Правильнее сказать: каналы поступления информации.
- "Компания предполагает проведение проверки и авторизации поставщиков до старта обработки проекта договора".
Глагол "предполагает" имеет значение "допускать возможность, иметь намерение". Текст аналитической записки отличается высокой точностью в выборе слов. Из такого описания понятно, что компания не проводит проверки, а только планирует их проводить.
Лексическая избыточность:
- " соответствующих заинтересованных лиц";
- "ряд, например, компаний в государственном и муниципальном секторе".
Неверный выбор слова:
- " Отличия в маршрутизации присутствуют также в зависимости от вида организационно-распорядительного документа";
- " Отличия в маршрутизации присутствуют по документации в зависимости от класса входящего документа/вида входящего обращения".
Слово "присутствуют" сочетается только с одушевленными предметами: на заседании присутствовали. "Отличия" (неодушевленное существительное) не могут присутствовать.
И опять же неправильное использование предлога по: не "по документации", а в документации.
Тавтология:
"- Как правило, подразделения используют шаблоны договорных документов, ранее созданные на основании договоров, ранее прошедших успешное согласование и подписание.
- Для подписания проекта договора за подписью Генерального директора сотрудник подразделения - автор документа (инициатор) осуществляет подготовку...".
Используются термины "класс документа", "тип документа", "вид документа". Определения терминам не дано.
Лексическая недостаточность. Пропущено слово, предложение обрывается и неясно, что происходит в соответствии с таблицей:
- "В соответствии с таблицей и этапами жизненного цикла договора"
Далее - таблица.
Орфографические ошибки
Смешение знаков "тире" и "дефис":
- "бизнес - процессы документооборота";
- "план - график";
- "чек - лист".
В приведенных примерах знак "тире" используется вместо знака "дефис". Ошибка повторяется 178 раз. Неверное использование этих знаков препинания делает текст некрасиво оформленным и искажает вложенную в него смысловую нагрузку.
Ошибка в написании "не" с наречиями:
- "отчетная информация формируется не системно".
Правильно: несистемно (проверочное слово "хаотично"), пишется слитно.
Избыточное использование прописных букв: Юридическая экспертиза, Бухгалтерская экспертиза, Поставщик, Исполнитель. Такое использование прописных букв уместно в текстах договоров, но не в аналитической записке. Тем более что одно и то же слово употребляется по тексту как со строчной, так и с прописной буквы.
Пунктуационные ошибки
Неправильная расстановка запятых.
Логические ошибки
Логические ошибки - это неразличение близких в каком-либо отношении обозначаемых понятий. Автор аналитической записки не различает сферы деятельности, причину и следствие, часть и целое, смежные явления, видовые и другие отношения.
Автору было рекомендовано учебное пособие "Логика для журналистов" Ивина А.А.
Нарушение соразмерности при делении понятий. Приказы о командировании не могут выделяться в категорию, соразмерную приказам:
"В Компании используются следующие виды организационно-распорядительных документов (ОРД):
- приказы;
- распоряжения;
- приказы о командировании".
Нарушение правила единого основания при делении понятий. К регламентирующим документам отнесены отчетные формы и просто формы документов:
"Помимо интервьюирования, анкетирования были проанализированы регламентационные документы, действующие на момент проведения аудита и представленные Заказчиком:
- организационная структура Компании;
- политики, действующие на дату проведения обследования, среди которых Политика по выбору поставщика, Политика по утверждению расходов, Политика командирования сотрудников ЦО и удаленных офисов и иные локальные нормативные акты (документы);
- Текущая схема бизнес - процессов документооборота Компании;
- Чек - листы для проверки документов;
- Формы документов, действующих в Компании;
- Отчетные формы, применяемые Компаниями".
Нарушение закона исключенного третьего (сопоставленные высказывания должны быть действительно противоречивыми, то есть такими, между которыми нет и не может быть среднего, третьего, промежуточного понятия. Они должны исключать друг друга).
Пример 1. Противопоставлены источники и регулярная основа:
"Документация формируется из различных источников, часть указанных документов формируется на регулярной основе".
Пример 2. Противопоставлены интервьюирование и анкетирование как методы исследования и документы:
"Помимо интервьюирования, анкетирования были проанализированы регламентационные документы, действующие на момент проведения аудита и представленные Заказчиком".
Пример 3. Противопоставлены формы документов и комплексный процесс:
"Формы документов являются типовыми, в дальнейшем формы могут быть использованы в качестве шаблонов документов, а в соответствии с маршрутизацией по ним может быть настроен комплексный процесс".
Смешение понятий "экспертиза" и "проверка". По тексту документа используются как синонимы. Экспертиза - оценочное исследование, проверка - один из методов проведения экспертизы.
Неразличение объекта и предмета:
"Предметом проверки является анализ последствий заключения Договора".
Предметом проверки не может быть анализ.
"Бухгалтерская экспертиза проводится группой X. Область экспертизы: выявление финансовых и налоговых рисков при заключении Договора".
Правильно: объект экспертизы.
Ошибки в составлении таблиц
Требования к оформлению таблиц установлены ГОСТ 7.32-2001 и 2.105-95 ЕСКД. Таблицы в аналитической записке не соответствуют установленным требованиям.
Пример 1. Заголовок графы таблицы: "Предмет экспертизы комплектов ПУД (функциональная область)". В столбце под заголовком содержится текст, не соответствующий заголовку:
"1. Функциональная область группы: деятельность, реализуемая удаленными подразделениями и отражаемая в БУ и УУ.
2. Предмет проверки.
3. По результатам проверки группа X кодирует расходы - указывает счет расходов в планах счетов по стандартам GAAP и RAP.
4. Проставляет штамп на комплекте документов с учетом отнесения расходов на счета, а также указывает номер кост-центра (индекс удаленного подразделения/подразделения в Oracle).
5. При наличии ошибок группа формирует заключение и оформляет возврат документов инициатору договора. Возврату подлежит весь комплект документов. В случае некомплекта документа также осуществляется возврат документов.
6. По результатам рассмотрения договора Группа при выявлении рисков формирует заключение и направляет его инициатору договора в целях заключения дополнительного соглашения или расторжения договора.
7. Группа определяет необходимость проведения дополнительных экспертиз проекта комплекта ПУД, на комплекте делается отметка о необходимости проведения данной экспертизы".
Пример 2. Заголовок графы таблицы: "Условие (прохождения маршрута)". В столбце под заголовком содержится текст, не соответствующий заголовку: "Журнал регистрации исходящих писем". Видимо, имелось в виду не условие, а документ, в котором что-то фиксируется на данном этапе. Для этого следовало выделить отдельную графу.
Замечания к разделу "Рекомендации"
Это заключительный и самый важный раздел документа. В нем должна быть дана оценка исследованным процессам документооборота, а также предложены пути решения выявленных проблем.
В разделе содержатся преимущества внедрения СЭД. На этапе подготовки к автоматизации решение о покупке программного продукта уже принято. Кому предназначается эта информация?
Дана рекомендация "Обеспечить создание единого центра компетенции по архивному делопроизводству в Компании". Откуда взят термин "архивное делопроизводство"? В архиве не могут "производиться" новые дела. Архив обеспечивает хранение, а не производство дел. Это незнание профессиональной терминологии, непонимание основ предметной сферы.
Рекомендации в целом очень слабые и абстрактные. Например, что означает "предусмотреть формирование номенклатуры дел не только соответствующей требованиям законодательства, но и вместе с тем позволяющей автоматизировать учет и хранение дел в СЭД"? Возникают вопросы:
- Кто должен предусмотреть?
- Как предусмотреть? Что конкретно сделать?
- Сколько времени это займет?
- Какие преимущества даст?
- А сейчас в чем проблема, что это не предусмотрено?
Рекомендации должны составлять не две страницы текста (по большей части рекламного), а полноценный анализ, страниц на 30.
Общие замечания к оформлению
Москва, Санкт-Петербург и Севастополь - города федерального значения, перед которыми сокращенное написание города "г." не применяется.
Много замечаний к форматированию. Если бы был использован рекомендованный шаблон, текст документа был бы аккуратнее. Много лишних выделений: лишние подчеркивания (преимущественно в разделе "Рекомендации").
Несоблюдение единообразия в междустрочных интервалах, отступах (нарушены требования ГОСТ 7.32-2001 и 2.105-95 ЕСКД). Результат несоблюдения требований - небрежность текста.
Заключение
Итак, задача, стоявшая перед автором аналитической записки, не выполнена. Материал содержит только описание действующих процедур, анализ собранных данных не проведен, отсутствуют выводы и рекомендации. Приведенное описание содержит множество неточностей.
Выявленные ошибки говорят о низком уровне письменной речи автора, незнании логических основ речи, плохом знании предметной сферы (ошибки в терминах и невозможность сделать выводы). Проектная документация с такими ошибками влечет репутационные риски для консалтинговой компании. Выявленные ошибки порождают коммуникативный барьер между адресатом и адресантом документа.
Аналитическая записка - это испытательное задание, успешно справиться с которым помогает высшее академическое образование и знание предметной сферы. Проектный же опыт специалисты получают под руководством и наблюдением уже признанных экспертов.
С.Э. Ульянцева
К. и. н.,
руководитель
направления консалтинга
в управлении документами
фирмы "1С"
Подписано в печать
31.01.2018