Деятельность любого должностного лица, как правило, регламентируется нормативными и законодательными актами. Прежде чем приступить к анализу работы секретаря малого предприятия, необходимо рассмотреть комплекс документов обеспечения деятельности секретаря.
В целом, он подразделяется на две группы:
1. Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус (Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, трудовое законодательство, Кодекс РФ об административных правонарушениях, основы законодательства об охране труда; законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.). Обозначенные документы, находящиеся на «вершине правовой пирамиды», влияют на деятельность секретаря, как правило, опосредованно.
2. Внутренние документы организации: Устав, Положение, структура и штатная численность, штатное расписание, программа развития персонала и Положение о персонале, Коллективный договор, Положение о структурных подразделениях, Трудовой договор (контракт), должностная инструкция и др.
Нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность секретаря, включает в себя:
· законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ, «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, «О государственном гербе РФ» №2-ФКЗ от 25 декабря 2000 г. и др.);
· указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. и др.);
· правовые акты федеральных органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
· нормативные, инструментальные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2002 г.; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2003 г.; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), 1991 г. и др. [7, стр.122];
· государственные стандарты (ГОСТы), унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 1990 г.; Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);
· международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 8439:1990) и др.;
· стандарты серии ИСО 9000 – пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управления документацией и данными»;
· нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания; единые и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995 г.); «Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993 г.);
· документы по охране труда и технике безопасности, являющиеся элементами иерархической системы стандартов безопасности труда (ССБТ), но не принадлежащие к высшему ее уровню – Госстандарту РФ. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например, «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПин 2.2.2.542-96)»;
· документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др. [26]
Информационную базу деятельности секретаря можно дифференцировать по нескольким направлениям.
1.Источники и литература по основной деятельности организации и вопросам ее стратегического развития:
· Законодательные источники, опосредованно или напрямую влияющие на экономические, социальные и другие условия работы фирмы;
· «внутренняя» нормативно-правовая база организации, регламентирующая все стороны ее деятельности;
· статистические материалы;
· опубликованные данные маркетинговых исследований и показатели функционирования конкурирующих предприятий;
· научная литература, периодические издания;
· сеть Internet - источник самой разнообразной информации, например, нормативные документы государственных органов управления можно оперативно отыскать в базах данных «Кодекс», «Консультант Плюс», «Референт», «Гарант» [2, стр.127].