Лекция 3. Организация как открытая система
Понятие «организация» является ключевым в сущности менеджмента. Рассмотрим основные термины, связанные с изучением организации как открытой системы.
Организация создается для эффективной деятельности, которую осуществляют менеджеры для удовлетворения потребностей потребителей и получения и максимизации прибыли.
Под организацией следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.
Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели и целей.
Элементы организации:
- наличие не менее двух людей;
- единство целей;
- совместный труд;
- формальная организация;
- неформальные группы.
Формальные организации – те организации, которые созданы по воле людей, по предварительной договоренности. Они возглавляются руководителями (назначенными или избранными). Данные организации бывают простыми (имеют одну цель) и сложными (многоцелевые). Основные характеристики формальных организаций:
- взаимосвязь с внешней средой, откуда происходит пополнение ресурсами и куда сбываются производимые блага;
- разделение труда;
- управление по уровням.
Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам (функциям, методам и принципам управления), вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики:
1) ресурсы – трудовые, материальные, финансовые, информационные, основные и оборотные средства и другие;
2) зависимость от внешней среды – ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних условий и факторов, возникающих в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее (прямые: общество, заказчики, поставщики, потребители, коммерческие банки, другие организации, конкуренты, рынок, СМИ, государственные и местные органы самоуправления; косвенные: политическая и экономическая ситуации в стране, социальные программы, форс-мажор);
3) разделение труда;
4) подразделения организации (отделы, звенья, секции, департаменты);
5) необходимость управления.
Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организация представляет собой системы созданные людьми, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. Элементами внутренней среды организации являются:
- цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться трудовой коллектив (процедура совместного определения цели является главным мотивом и координирующей силой организации, так как в результате этого каждый сотрудник знает, к чему он должен стремиться);
- структура организации – это логические взаимоотношения уровней руководства и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации;
- задачи – это предписанная работа или ее часть (операция, процедура), которая должна быть выполнена определенным способом в оговоренные сроки;
- технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в людях, материалах, информации.
Важным фактором повышения результативности менеджмента является разделение труда менеджеров, т.е. специализация управленческих работников на выполнении определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности.
В организациях выделяют четыре основных вида разделения труда руководителей:
- функциональное;
- структурное;
- технологическое
- профессиональное.
Функциональное разделение труда основывается на формировании групп работников управления, выполняющих основные функции менеджмента.
Соответственно этому одни работники аппарата управления специализируются на работах по планированию, другие направляют свои усилия на организацию работ по выполнению планов, третьи являются специалистами по контролю процесса, измерению результата и оценке работы и т.д.
Структурное разделение труда руководителей строится исходя из таких характеристик управляемого объекта, как организационная структура, масштабы, сферы деятельности, отраслевая или территориальная специфика.
В силу разнообразия факторов, воздействующих на структурное разделение труда, оно специфично для каждой организации. При этом можно выделить некоторые общие черты специализации, касающиеся, прежде всего, вертикального и горизонтального разделения труда менеджеров.
Вертикальное разделение труда – построено на выделении трех уровней руководства – высшего, среднего, низшего.
К нижнему уровню относятся менеджеры, имеющие в своем подчинении работников преимущественно исполнительского труда. Они осуществляют управление такими первичными подразделениями, как бригады, смены, участки.
К среднему уровню относят менеджеров, ответственных за ход производственного процесса в подразделениях, которые состоят из нескольких первичных образований (структурных единиц), а также менеджеров штабных и функциональных служб аппарата управления предприятия, его филиалов и отделений и руководство вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов. Данный уровень руководства - самый многочисленный, составляющий более 50% общей численности управленческого персонала.
Высший уровень руководства представлен администрацией предприятия, осуществляющей общее стратегическое руководство организацией в целом, ее функциональными и производственно-хозяйственными комплексами. На этом уровне занято всего 3-7% общего управленческого персонала.
Горизонтальное разделение труда – разделение труда менеджеров по функциям.
Фактическое число уровней на предприятии характеризуется большим разнообразием и колеблется от одного-двух на малых предприятиях до восьми-десяти - в крупных объединениях (рис.1).
|
 | ||
 |
Функциональная структура работ на каждом уровне не одинакова. При движении от низшего уровня к высшему увеличивается число и сложность задач по составлению планов и организации всей работы предприятия. На низшем и среднем уровнях менеджеры заняты координацией совместной деятельности людей.
Более глубокое горизонтальное разделение труда менеджеров предполагает их специализацию по ключевым сферам деятельности, образующим подсистемы предприятия: персонал, исследования и разработки, маркетинг, производство, финансы, сбыт.
Технологическое и профессионально-квалифицированное разделение труда менеджеров учитывает виды и сложность выполняемых работ. По этим критериям в составе аппарата управления организацией выделяют три категории работников: руководителей, специалистов и служащих. При этом задачи руководителей сводятся, прежде всего, к принятию решений и организации их практической реализации, специалисты осуществляют проектирование и разработку вариантов решений, а служащие занимаются в основном информационным обеспечением всего процесса.
Внешняя среда организации характеризуется факторами прямого и косвенного воздействия. Согласно Брасса А.А. внешние факторы можно подразделить на экономические, политические, технологические, социальные, этические, экологические.
Законы организации
1. Закон синергии: потенциал и возможности организации как единого целого превышают сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. Таким образом, существует реальный выигрыш от объединения в организацию ее членов, который прикрывает потери, связанные с ограничением их самостоятельности.
2. Закон дополнения организационных процессов и функций противоположных направленных (например, разделение дополняется объединением), это позволяет одновременно использовать выгоды тех и других процессов, а, следовательно, существенно увеличить общий организационный потенциал.
3. Закон сохранения пропорциональности между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовывать их возможности (например, при большом количестве подразделений и их сотрудников возможно, что последние слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить текущую работу), таким образом, могут возникнуть экономические потери, которых при разумном подходе к делу можно избежать.
4. Закон композиции: функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняются общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются подцелями.
5. Закон самосохранения: любая организация, равно как ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое, что требует сообщений ряда условий – недопущение серьезных потрясений, конфликтов, рационального использования ресурсов, расширения сферы деятельности. Таким образом, самосохранение обеспечивается за счет сочетания развития и стабильности.
6. Закон информированности: в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информация о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения.
7. Закон онтогенеза: жизнь любой организации состоит из определенного жизненного цикла (становления, развития и угасания), т. о., руководству организации необходимо сократить первую, продлить вторую фазы и отсрочить наступление третьей фазы.