Организация как система
Понятие и типы организаций
Понятие «организация» возникает при наличии трех обязательных условий:
1. Наличие двух или более людей, которые считают себя группой.
2. Наличие одного или нескольких ориентиров, к которым стремятся все члены группы.
3. Наличие членов группы, которые мобилизуют, координируют, направляют деятельность других, чтобы достичь единой для всех цели.
Рассмотренные условия являются едиными для всех сфер приложения человеческой активности. Опираясь на понимание этих условий, можно сформулировать определение организации.
Организация — это сознательное объединение людей, деятельность которых планомерно координируется для достижения общей для всех цели или системы целей.
Организации непосредственно связаны с удовлетворением различных потребностей человека, следовательно, характеристики организации весьма разнообразны. Приведем основные:
- структурированность
- целевое назначение;
- правовой статус;
- система внутреннего взаимодействия (синергетический эффект) и система взаимоотношений с внешней средой (наличие границ).
Для того чтобы лучше представить себе многообразие организаций сформулируем ряд критериев, по которым они классифицируются.
С точки зрения формализации организации делятся на формальные и неформальные.
С точки зрения права собственности организации могут быть частными, государственными, муниципальными и иными.
С точки зрения результатов деятельности организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие.
С точки зрения размеров организации подразделяются на малые, средние и крупные.
Организации также могут группироваться в зависимости от сектора производства. Например, добывающие организации, перерабатывающие, оказывающие услуги, занятые в сфере информационных технологий.
Перечислим модели организаций, которые определяются соответствующими организационными теориями:
механистическая модель (Ф. Тейлор, А. Файоль, М. Вебер);
естественная организация (Т. Парсонс, Р. Мертон, А. Этциони). Функциональные организации рассматриваются как объективный самосовершенствующийся процесс, в котором присутствует, но не преобладает субъективное начало. Цель – лишь одно из оснований функционирования организации;
организация-община (Э. Мэйо). Главный регулятор функционирования – принятые в организации нормы поведения;
социотехническая модель (А. Райе, Э. Трист). Основана на зависимости внутригрупповых связей от технологии производства;
интеракционистская модель (Ч. Бернард). Организация рассматривается как система длительных взаимодействий между ее членами, которые вносят в организацию собственные ожидания и ценности;
кибернетическая модель (С. Бир, Д. Форрестер, С. Янг). Предполагает построение полной математической модели организации с учетом многочисленных обратных связей;
институциональная модель (Д. Норт). Формы и поведение организации определяются обычаями, традициями, нормами;
конфликтная модель (Р. Холл). Организация имеет множество противоречивых целей и действует в условиях противоречивых интересов различных членов организации или ее групп;
органическая модель
(Т. Берне, Д. Сталкер). Общество сравнивается с живым организмом, в котором все части взаимозависимы;
процессная модель (А. Богданов). Общество рассматривается как непрерывный процесс соединений (ассоциаций) и разъединений (диссоциаций). Общество не имеет устойчивой структуры;
проблемная модель (В. Фрапчук). Проблемы организации рассматриваются не как препятствия, помехи в ее развитии, а как выражение естественных потребностей и возможностей их реализаций.
Свойства организации.
Общие основополагающие, присущие как процессам, так и системам общие свойства организации, описывающие их реальные проявления и перспективный потенциал функционирования и развития:
1. Свойство целенаправленности.
Целенаправленность — ориентация организации на постановку и достижение желаемого, возможного и необходимого состояния.
Целенаправленность организации отражает целевую природу ее возникновения, структуру дерева цели, заложенную в основе выделения и построения процессов, подпроцессов и циклов в соответствии со стратегическими, тактическими, оперативными, локальными и частными целями, их подчинение общей цели данного цикла, оценку эффективности его осуществления по степени ее достижения.
2. Свойство перманентности целеполагания.
Перманентный (от франц. permanent, от лат. реrтапео — остаюсь) — непрерывное, постоянное, продолжающееся осуществление.
Применение принципа перманентности целеполагания становится одним из факторов формирования, становления и развития соответствующего свойства субъективной организации. Собственно перманентность, как одна из определяющих характеристик организации обусловливается уже самой процессуальной природой ее построения и функционирования, определяется местом и ролью составляющей развития в модели ее представления и закрепляется решающим значением в обеспечении конечной результативности организации. Вместе с тем свойство перманентности указывает на постоянное развитие как объективной, так и субъективной организации, осуществляющееся вне зависимости от желания субъекта.
3. Свойство дискретности.
Дискретность (от лат. discretus — разделенный) — прерывность, выделенность составляющих.
Свойством, структурно формирующим организацию, является дискретность, отражающая поэлементный, поэтапный, конструкционно-кооперирующий подход к ее проектированию, формированию, функционированию, восприятию и представлению. В субъективных построениях возведение большого и сложного из выделенных простых составляющих является само собой разумеющимся, в объективной организации это свойство отражает генезис процесса как последовательность совмещения, взаимодействия, совпадения, объединения случайных явлений и их последствий.
4. Свойство цикличности.
Цикличность — периодическое повторение определенной последовательности.
Периодическое повторение объективно установившейся или целенаправленно сформированной последовательности преобразований в любой организации представляет такую ее конструкционную особенность, как цикличность. Этот композиционный ресурс, его разработка, применение и отражение позволяют четко представлять, конструктивно проектировать и эффективно осуществлять целенаправленные организационные изменения. Основой таких преобразований является ожидание и расчет периодического повторения складывающейся или устанавливаемой последовательности, что позволяет ставить и решать задачи ее оптимизации, дублирования и тиражирования.
5. Свойство реверсивности.
Реверсивность (от лат. reversio — возвращение) — возвращение к повторению исходного состояния.
Реверсивность изначально использовалась человеком в процессе анализа происшедшего, исправления допущенного, корректировки происходящего, что сделало использование этого свойства особенно важным в организации исследовательских и оперативных действий человека.
6. Свойство оперативности.
Оперативность — быстрота, своевременность.
Под оперативностью как свойством организации понимается не столько быстрота, сколько адаптация, соответствие, синхронизация ритмов, темпов, скорости осуществления процесса организации динамическим характеристикам развития ситуации, оперативно необходимым условиям достижения запланированного результата.
7. Свойство гибкости.
Гибкость — способность организации к адаптации, модернизации, реформации.
8. Свойство ротационности.
Ротационность (от лат. rotatio — круговращение) — перемещение по циклической траектории.
Ротационность - это возможность взаимной перестановки, замены составляющих процесса в ходе его осуществления. Именно в этом свойстве заключается мощный ресурс регенерации, реорганизации, реформирования организационных отношений между составляющими на основе анализа их альтернативного функционирования после проведения взаимного, последовательного или встречного замещения.
9. Свойство корпоративности.
Корпоративность (от лат. corporatio — объединение) — склонность к групповой ассоциации и кооперации.
Корпоративность раскрывает разнообразные формы отношений и взаимодействия между индивидуумами присущие подавляющему большинству процессов и систем современного мира.
Свойство корпоративности находит широкое отражение в связях и зависимостях законов и принципов организации, активно раскрывается и реализуется в процессах и системах субъективной и смешанной организации самым широким спектром неоднозначных тенденций и последствий, выражает сущность процессов и систем социального развития.
10. Свойство коммуникационности.
Коммуникационность (от лат. communicatio — связываю) — способность, расположенность к взаимосвязи.
Понятие «организация» изначально соответствует установлению связей между элементами или системами в процессе их взаимодействия. Коммуникационность как свойство организации отражает ее структурно-процедурную основу, ресурс построения и развития необходимых возможностей реализации определенных схем, процедур, моделей конфигурации, ее ориентацию на установление взаимосвязи.
11. Свойство композиционности.
Композиционность (от лат. compositio — составление) — возможность построения адекватной организации путем целенаправленного составления из элементов.
Композиционность позволяет непосредственно вносить и последовательно совершенствовать содержательное разнообразие в проектирование, построение и модернизацию организационной структуры управления.
Она обеспечивает эффективное достижение или отражение целенаправленности структуры, формирует ее концепцию, доминанту, иерархию построением конкретной композиции элементов и связей организации.
Свойство композиционности представляет собой важнейший конструктивный ресурс программного моделирования функционирования организации на основе современных информационных технологий. Они становятся необходимым условием и определяющим фактором разработки и осуществления ее тиражирования, адаптации и распространения.
12. Свойство комбинаторности.
Комбинаторность (от лат. combinatorus — соединяющий) — потенциал, ресурс возможных способов соединения.
Свойство комбинаторности отражает потенциальные возможности разработки применения различных вариантов построения и осуществления процессов и систем организации из уже известных и используемых модулей. Также оно определяет устойчивую способность составляющих эффективной организации формировать разнообразные комбинации взаимосвязей в зависимости от реально складывающихся условий и учитываемых факторов.
13. Свойство селективности.
Селективность (от лат. selectio — выбор) — способность организации к совершенствованию путем отбора, закрепления и развития необходимых качеств.
14. Свойство ингрессивности.
Ингрессивность (от. лат ingressio — вхождение) — постепенное формирование организацией новых качеств ее составляющих.
Ингрессивность – свойство организации постепенно формировать и закреплять новые качества.
Этот потенциал организации не просто расширяет, но существенно развивает ее селективность, поскольку основывается не только на отборе, но и, в первую очередь, на целевом синтезе принципиально новых, востребованных способностей составляющих организации, обусловленных изменениями внешних и внутренних условий ее формирования, функционирования и развития.
15. Свойство конъюгированности.
Конъюгированность (отлат. conjugatio — соединение) — способность к внутреннему обмену и объединению качеств элементов и организаций.
Способность к внутреннему объединению качеств элементов в процессе самоорганизации является не только изначально необходимым, но и последовательно развиваемым и используемым потенциалом.
Это свойство раскрывает исключительно перспективные ресурсы внутреннего совершенствования и развития организаций. На его основе формируются, функционируют и развиваются все современные системы и процессы самоорганизации, кооперации, самоуправления, самосовершенствования и свободного развития организаций в рыночных условиях. Это свойство становится основным конструктивным ресурсом построения и осуществления оригинальных моделей эволюционных преобразований социально-экономических систем.
16. Свойство корреляционности.
Корреляционность (от лат. correlatio — соотношение) — способность к активизации взаимосвязи.
Корреляционность определяет нарастающую способность организаций к активной, непосредственной и опосредованной взаимной коммутации, адаптации и приспособляемости элементов и систем в рамках самоорганизации.
Это свойство отражает как истинно организационную, совершенно необходимую для объединения и взаимоувязки составляющих природу, так и специфически развивающееся проявление модернизации коммутационных тенденций в качествах соответствующих элементов. Оно становится совершенно необходимой основой формирования широкой производственной кооперации, интерактивного рыночного взаимодействия, свободного создания и развития взаимодействия в рамках общей конкурентной среды.
Корреляционность представляет очень существенный для организации ресурс разнообразия коммутации и взаимодействия составляющих ее элементов и связей.
17. Свойство эгрессивности.
Эгрессивность (от франц. egrisev — доведение) — достижение максимального уровня реализации качеств организации.
В социально-экономических организациях широко востребована способность элементов к активизации, адаптации и мобилизации максимального функционального потенциала в условиях самоорганизации, обеспечивающая достижение оперативных и локальных целей, понимаемая как агрессивность.
Обеспечиваемая этим свойством максимальная отдача каждого элемента и всей организации в целом является не только ведущим оперативно востребованным и направленно используемым ресурсом, но и стратегическим ориентиром, определяющим возможности ее дальнейшего совершенствования и развития.
18. Свойство эмерджентности.
Эмерджентность (от англ. emergent — внезапный) — оперативная мобилизация новых качеств.
Эффект молниеносного целенаправленного формирования и применения новых качеств организации, являющийся основным инновационным ресурсом индивидуума, определяется как эмерджентность.
Это свойство, как и эгрессивность, прежде всего востребовано социально-экономическими организациями, значительно чаще, неожиданнее, и острее сталкивающимися или встречающимися с разнообразными кризисными ситуациями. На его использовании так или иначе основывается большинство программ вывода организаций из кризиса путем деверсификации, конверсии, освоения новых сегментов рынка.
Организация управления
Организационная структура
Организационная структура фирмы направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между ее отдельными подразделениями, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, находящие выражение в тех или иных принципах управления. Организационная структура компании определяет ее состав и систему подчинения в общей иерархии управления. Не являясь чем-то застывшим, она постоянно меняется, совершенствуется в соответствии с изменяющимися условиями.
Типы организационных структур
Существует много типов структур управления. В самом общем случае можно сказать, что выделяют различного типа иерархические структуры и структуры прямого подчинения. Для иерархических структур характерно наличие управляющей и хотя бы одной подчиненной подсистемы. Наличие разумной иерархии является признаком высокого уровня развития организации. В структурах прямого подчинения управляющие функции распределены между всеми элементами системы. Избыточные структурные уровни свидетельствуют о нецелесообразном, расточительном расходовании ресурсов, кроме тех случаев, когда планируется дальнейшее развитие системы.
Другими словами, можно обеспечить руководство двумя способами: руководить подчиненными непосредственно или ввести промежуточную ступень управления и руководить коллективом через заместителей.
В зависимости от характера связей между различными подразделениями компании и с учетом двух способов управления различают следующие основные типы организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная, отделенческая (дивизиональная).
Линейная структура управления предполагает, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивший в своих руках все функции управления. Сам руководитель в свою очередь подчиняется вышестоящему начальнику. Решения, передаваемые «сверху вниз», обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. В данном случае реализуется принцип единоначалия, который предполагает, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя: своего непосредственного начальника.
Функциональная структура управления предполагает, что каждый орган управления специализируется на выполнение отдельных видов управленческой деятельности. Выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственного подразделения. Данная структура управления направлена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений.
Линейно-функциональная структура управления (штабное управление) исторически возникла в рамках фабрично-заводского производства и явилась соответствующей «организационной» реакцией на усложнившееся производство и необходимость взаимодействия при изменившихся условиях с большим количеством институтов внешней среды. Основой этой схемы являются линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу и обслуживающие специализированные функциональные подразделения, создаваемые на ресурсной основе: кадры, финансы, сырье и материалы и т.д.
При штабном управлении первому (линейному) руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке, соответствующих решений, программ, планов помогают функциональные подразделения (службу), которые проводят свои решения либо через вышестоящего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо доводят их, до исполнителей на нижестоящем уровне. Роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности компании.
Отделенческая (дивизиональная) организационная структура широко используется в условиях многопродуктового производства или в международных компаниях, где территориальная разобщенность вынуждает предоставлять больше автономии отделениям в разных странах.
Данный тип структуры нередко характеризует сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением (децентрализация при сохранении координации и контроля).
Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения. Структуризация организации по отделениям происходит, как правило, по одному из трех критериев: по выпускаемой продукции или предоставляемым услугам (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя (потребительская ориентация), по обслуживаемой территории (региональная специализация).
Матричная организационная структура предполагает комбинацию двух организационных альтернатив: продуктовой (проектной) и, как правило, функциональной. В этом случае появляются две формальные группы структур: функциональные подразделения, и проектные группы, действующие как на постоянной, так и на временной основе. Матричная структура представляет собой организацию, построенную по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, руководителю функциональной службы, а с другой - руководителю проекта.
При матричной структуре управления руководитель проекта определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе, вопрос же о конкретном исполнителе принимает руководитель подразделения. Основной задачей высшего руководства в этих условиях становится поддержание баланса между двумя структурами.
Типы организаций
Механистический тип организации существует в условиях стабильности рыночной и технологической среды, предсказуемого направления развития деятельности и организации. Такое положение возможно только в идеальной ситуации полного покоя или равномерного движения общества по заданному вектору.
Современный этап развития мировой экономики предполагает наличие высокой степени изменчивости технологической и рыночной среды, чему более соответствует органический тип организации, когда нет жесткой структуры, четкого распределения работ, а существуют механизмы быстрой адаптации к изменениям среды.
Современный подход к управлению организацией
Вторая половина XX в. и начало третьего тысячелетия заставили специалистов по управлению по-новому взглянуть на организацию. Если традиционно все схемы и приемы управления сводились к созданию стандартных подходов к решению различных проблем, то в XXI в. управленческие концепции будут связаны прежде всего с тем, чтобы создать условия для разработки методологии управления, которая позволит фирме определять принципы деятельности и принятия решений таким образом, чтобы отличаться от себе подобных. Быть не похожим на других очень трудно, но именно этот факт станет ключевым в перспективе.
Один из подходов к решению проблемы создания уникальных компаний предполагает рассматривать организацию не как застывшую форму, работающую по заданным правилам и положениям, а как живой организм, как разновидность некоторой биологической системы.
Биологический взгляд на организацию позволяет уловить индивидуальность, специфику, отличительные черты той или иной структуры.
Биологическая модель преобразования бизнеса предполагает реализацию следующих четырех основных процессов, направленных на изменение ряда элементов организации:
1. Рефрейминг — изменение в сознании организации, аналогичное процессу взросления и развития человека. Другими словами, рефрейминг — это осознание организацией того, что она собой представляет, чего может достичь. Застой и стереотипность в поведении организации мешают ей изменяться, отслеживать новое, видеть перспективы, преобразовываться в соответствии с новыми условиями.
Процесс рефрейминга включает следующие подпроцессы:
– мобилизация организации;
– определение перспектив;
– определение целей.
2. Мобилизация организации — это приведение ее в боевую готовность, мотивация персонала на выполнение новых задач, создание проектных групп и команд. Благодаря этому процессу, по аналогии с живым организмом, накапливается энергия, необходимая для выполнения сложных задач. Мобилизация предполагает определение лидера, создание системы информационных связей, горизонтальную и вертикальную координацию действий, подготовку персонала к предстоящим изменениям.
Определение перспектив предполагает отказ от стереотипов и экстраполяционного подхода. Это своего рода вызов, определение нового смысла существования организации, адекватно воспринимаемого всеми членами организации. При определении перспектив вырабатывается конкретное желаемое состояние, которое надо достигнуть, определяются стремления и желания различных звеньев организации.
Определение целей. Если компания воодушевлена вдохновляющими перспективами и мобилизована на их реализацию, необходимо разработать систему показателей и целей, которые организация должна достигнуть. Определение целей предполагает разработку целей высшего порядка, установление связей между ними, разработку целей низшего порядка, увязку целей по уровням управления.
Другими словами, процесс рефрейминга предполагает своеобразную закалку организма, делающую его, совершенным и неуязвимым.
3. Реструктуризация — это процесс, касающийся собственно организма организации. Реструктуризация направлена на достижение конкурентных преимуществ. Это, прежде всего, изменения в стиле поведения, диктуемые внешней средой, это своего рода приведение внешнего облика в соответствие с ситуацией. Данный процесс похож на поведение любого биологического организма. Если человек участвует, например, в пикнике, то он ведет себя не так, как на дипломатическом приеме, т.е. эти два мероприятия требуют от него разных моделей поведения. Или, например, хамелеон, который меняет свою окраску в зависимости от цвета окружающей его среды. Реструктуризация предполагает быстрые решения и результаты. Одновременно с этим возникают и определенные трудности, связанные с изменениями в организационной структуре, культуре компании, возможным сокращением штатов и увольнениями, недовольством и сопротивлением персонала. Изменения организма (или успех реструктуризации) во многом зависят от согласованной адаптации к среде и изменениям психологии (духа) организации.
Реструктуризация включает разработку экономической модели организации, подразумевающей выделение всех бизнесов компании в самостоятельные звенья и управление хозяйственным портфелем, построение, цепочек ценностей, распределение ресурсов по видам деятельности.
Во-вторых, процесс реструктуризации требует упорядочения инфраструктуры, что предполагает формулирование операционной стратегии, разработку сетевой стратегии и стратегии привлечения ресурсов, координацию деятельности подразделений.
Третий элемент реструктуризации — перепроектирование производственных процессов или отработка новых технологий — состоит в совершенствовании отдельных технологических операций, согласовании последовательности выполнения отдельных операций, установлении связи созданных процессов с внешней средой.
Проводя аналогию между организацией и живым организмом, можно сказать, что построение экономической модели — создание своего рода сердечно-сосудистой системы организации, упорядоченная инфраструктура — скелет, а перепроектированные производственные процессы — наращенные и укрепленные мышцы.
4. Оживление — это развитие организации вместе с развитием среды. Из четырех процессов оживление самый значимый фактор, который четко определяет границу между преобразованием организации и просто ростом или сокращением размеров компании. То же происходит и в живой природе: медведи зимой впадают в спячку, большинство деревьев сбрасывает лиственный покров, люди страдают от недостатка витаминов и восполняют его искусственным путем. Весной же можно наблюдать обратные процессы.
Оживление предполагает рост, поэтому крайне важно, во-первых, концентрировать деятельность организации на удовлетворении потребностей рынка, следовательно, необходимо определить ожидаемую ценность товара для потребителя, сегментировать рынок, создать оптимальную систему доставки продукции покупателю.
Вторым подпроцессом в оживлении является создание новых видов бизнеса. Для этого необходимо поддерживать и усиливать ключевые факторы успеха, находить союзников и вступать с ними в альянс, владеть техникой слияний и поглощений.
Третий процесс в оживлении — внедрение современных информационных технологий, что предполагает выбор адекватной технологической базы, интеграцию внутренних бизнес-процессов на базе этих технологий, проведение реинжиниринга, развитие информационных сетей, определение оптимального масштаба бизнеса.
Таким образом, оживление можно сравнить с изменением органов человека, посредством которых осуществляется восприятие окружающей нас действительности.
5. Обновление связано с приобретением сотрудниками компании новых навыков и знаний, что позволяет организации регенерировать. Обновление является наиболее тонким и трудным процессом, поскольку связано с изменением основных ценностей человека. Что касается биологических организмов, то обновлением для них будут, например, являться результаты хирургического вмешательства (пластические операции, пересадка органов и т.п.).
Три подпроцесса обновления состоят в разработке системы оценки результатов труда, обеспечении индивидуального развития и развития самой организации.
В рамках разработки системы оценки результатов труда решаются три основные задачи:
1) согласование системы вознаграждения с целями организации;
2) распространение зоны действия системы вознаграждения за пределы организации;
3) предоставление сотрудникам права самим определять форму своего вознаграждения.
Индивидуальное развитие предполагает стремление лидера развивать творческий потенциал подчиненных, разработку масштабных программ подготовки и переподготовки кадров, обеспечение баланса спроса и предложения квалифицированных кадров в различных звеньях организации.
Четыре задачи развития организации состоят в проектировании компании, обеспечении командного подхода к управлению, обеспечении самообучения организации, достижении единства корпоративных целей и интересов персонала.
Реализация всего, что связано с обновлением, предполагает переход сознания на более высокий качественный уровень.
Таким образом, современный подход к управлению организацией предполагает не столько совершенствование (лечение) отдельных органов, сколько комплексное медицинское обслуживание, направленное на создание здорового, не подверженного инфекциям организма.
Рассматривая в совокупности особенности современного подхода к управлению организацией, можно сделать вывод, что по своему существу это действия, обеспечивающие ее устойчивое развитие в долгосрочной перспективе за счет создания и укрепления конкурентных преимуществ. А это есть не что иное, как стратегический менеджмент. По всей вероятности, стратегический менеджмент будет основным подходом к управлению компанией в XXI в.
Основные термины и понятия
Организация
Формальные организации
Неформальные организации
Механистическая организация
Органическая организация
Типы организационных структур
Жизненный цикл организации
Внутренняя среда организации
Внешняя среда организации
Рефрейминг
Реструктуризация
Оживление
Обновление
Конкурентные преимущества