Группа: 2-Б
Урок № 12
Дата: 01.11.2021
Тема: ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАХ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
Изучите поданный материал. Сделайте конспект лекции в рабочих тетрадях.
Что такое документ?
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Документ (документированная информация) – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (закон «Об информации, информатизации и защите информации»).
Информация - «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (закон «Об информации, информатизации и защите информации»).
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Документ и его функции
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация).
Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ обладает организационной функцией, функцией управления. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации координации их деятельности.
Документ выполняет воспитательную функцию: он дисциплинирует исполнителя.
Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Классификация документов
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:
• видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, расчетно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.;
• наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.;
• способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фотокинодокументы;
• месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию;
• степени сложности: простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов;
• степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»;
• юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;
• срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»;
• стадиям подготовки:
ü черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки;
ü подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника;
ü копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;
ü выписка из документа - заверенная часть текста подлинника;
ü дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником;
• происхождению: служебные (подготовленные в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб);
• срокам хранения: постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет;
• степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
• степени унификации:
ü индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа;
ü типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений;
ü трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Эти документы являются шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ;
ü анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста;
ü таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы;
ü примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;
• характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.