12745 Bulset Strip
Los Angeles, California 941474
June 21, 1994
Второе, это "дата", которая ставится несколькими строчками ниже шапки(хотя это не принципиально и ее ставят и как вообще вверху, так и после шапки).
Cetrum Collection Agency
4376 Hollywood Boulevard
Los Angeles, California 947661
Третье, это внутренний адрес. Хоть адрес вашего партнера есть уже на конверте, тем не менее, он обязательно указывается и в письме.
Dear John Mitchell:
Четвертое, это приветствие: Dear Sir ‑ если вы не знаете, к кому обращаетесь; обращение Gentlemen/ Gentlemen and Ladies приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше письмо носит уж совсем дипломатически‑официальный характер.
Пятое, это сам текст и шестое, это подпись: Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best regards и так далее. В подписи, как это ни парадоксально звучит, главное – это ваша подпись. Да‑да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое главное – это ваша подпись под всем, что было написано выше. Ваш адрес, телефон (факс) и ваша подпись у них ценятся повыше всех этих наших печатей.
И, наконец, седьмое – это инициалы того, кто это письмо составлял MG/vr. Это как бы вежливое напоминание, кто работал над составлением данного документа, ваши инициалы и через дэш или после двоеточия инициалы секретаря, того, кто все это печатал.
Я обещал рассказать, когда можно писать письма от руки. Видите, я не забыл. В принципе, от руки всегда можно писать, если вы пишете черным стержнем и печатными разборчивыми буквами, особенно, когда вы пишете от себя лично. Тогда письмо получается более интимным, более доверительным. Вы показываете этим, что дело, по которому вы пишете, вас действительно волнует. Это особенно важно учитывать, когда вы, студент из малообеспеченной семьи, или, к примеру, чернобылец, имеете шанс поехать на стажировку по благотворительной линии, или просто отдохнуть в молодежном лагере. Здесь ваш Reference даже желательно писать от руки:
Dear Sir,
I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends.
Такое послание выглядит наиболее сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении скорей преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что при этом все каноны и форма построения делового письма: шапка, дата, приветствие, сам текст и подпись, – сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется, как в русском языке, пропись, с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. У них все пишут прямо, печатными буквами, без всякого наклона, а если и с наклоном, то скорей в левую сторону. Я еще попал в то время, когда в школе нас обучали несуществующей, как потом оказалось, прописи. В институте же нам прямо сказали: "Забудьте то, что учили в школе". Пропись с наклоном, тем не менее существует, ее используют в каких‑либо особых случаях: при поздравлении Вас с юбилеем или свадьбой, или если Вам вручают награду английской королевы или почетный крест... Конечно, это нам не грозит (хотя, чем черт не шутит). Ну а так, пропись во всем копирует печатные буквы. И не забывайте, что писать лучше черным стержнем.
Конечно, это не страшно, если ваше письмо и напечатано. На Западе к компьютерам настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютерах ‑ это для них (да уже и для многих нас) привычней и быстрей. Но если вы переписываетесь по делу или работе даже с человеком, с которым у вас достаточно добрые отношения, то и тогда соблюдаются все принципы деловой переписки. Вот посмотрите, чем выделяется письмо моего американского директора лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну.
October 8, 1992
Hi, Michael,
I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.
Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not want to lose it or not have you receive it.
Our best to you and much love from all at Camp Aldersgate and especially the Thomas Family,
Jeffrey C.
Thomas Director
JCT:v
Как видите, дружеское письмо, тем не менее, выдержано в стандартных рамках деловой переписки. Лишь только Hi вместо официального обращения.
Но вернемся к традиционному деловому письму.
Следующее, что надо сделать при составлении делового письма, это избавиться от желания звучать уж слишком по‑деловому. Вот, к примеру, фраза.
As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $16.49.
Такие выражения, как herewith и as per, не создают ничего, кроме излишней чопорности. А нам же нужно просто расслабиться. Чем естественней будет выглядеть письмо, тем оно лучше будет выдержано между дружеским и официальным тоном.
As you requested, I am enclosing a check for $16.49.
Второй пример более понятен и продуктивен. Да и слов затрачено куда меньше. И еще. Забудьте в деловой переписке все разговорные сокращения. Пишите не Don't, a Do not и все в том же духе.
Учитывая все сказанное, просмотрите список слов, которых лучше всего избегать в деловом письме:
according to our records
acknowledge receipt of
as to, with reference to
with regard to
with respect to
at hand, on hand
attached please find
attached hereto
enclosed herewith
enclosed please find
beg to inform, beg to tell
for your information
hereby, heretofore, herewith
I have your letter
I wish to thank/ may I ask
in due time
in due course of time
in receipt of
in the near future
in view of
our Mrs Johnson
permit me to say
pursuant to
thank you again
thank you in advance
thereon
Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти "словья" не употреблять. А вот еще список слов и выражений(левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.
| Вместо | Пишите |
| advise/inform | say/tell/let us know |
| along these lines | like |
| on the order of | as/according to |
| at an early date/at your | soon/today/next week/ |
| earliest convenience | a specific date |
| at this time/at the present | now/at present |
| time/at this writing | |
| check to cover | check for |
| due to the fact that | because |
| for the purpose of | for |
| forward | send |
| free of charge | free |
| in accordance with | according to |
| in advance of/prior to | before |
| in compliance with | as you requested |
| in the amount of | for |
| in the event that | if/in case |
| kindly | please |
| of recent date | recent |
| parly | person/a specific name |
| subsequent to | after/since |
| the writer/the undersigned | I/me |
| up to this writing | untill now |
A теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать Believe. А причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest. Теперь почитаем откорректированный вариант.
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.
Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours...
Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure. Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное please или thank you... Вместо We have received your order можно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill вы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill.
Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость ‑ наше оружие.
Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delay является вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит,что следует избегать местоимений I и We, но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.
Пишите I, когда вы говорите от себя лично, a We, когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company, так же как и терминов, о которых говорилось уже выше ‑ все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...
Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.
Вариант первый
Dear Ms Mitchell
Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sincere regrets and feel to continue to shop at Allen's on a cash basis.
Sincerely Yours...
Вариант второй
Dear Miss Mitchell,
I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge account has been turned down.
Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be redused.
Untill then we hope you will continue to shop at Allen's where EVERY customer is our prime concern.
Sincerely Yours...
ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА
Хорошее деловое письмо должно быть хорошо построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее спланировать все, что вы хотите сказать, отметить самое важное и на этом и закончить, потому как письмо должно быть предельно логичным и законченным.
Планируя письмо, набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Затем спланируйте все так, чтобы письмо это выглядело логично и доступно.
Проверьте свой черновик: уместно ли все, что вы в нем написали? Ведь адресат должен получить именно необходимую информацию. Для большего, а также для эмоционального понимания фактов, причин и пояснений, необходимо воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Грубо выражаясь, говорите все, что поможет вам получить для вас желательный ответ.
Но старайтесь не быть многословными. Вы должны чувствовать, когда закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, и получается уж очень кратким, не поддавайтесь искушению заполнить белое место вашего листа или дополнить предложения. Ошибкой также является и повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
И если вы уже поблагодарили вашего адресата, то испортите логический строй письма, если в конце напишите: Thank you again. Хотя могут быть и исключения. Вот, к примеру, как вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, куда я, четверокурсник инъяза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.
Dear Mr. Goldencov,
Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.
Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will, however, keep your name on file for future reference.
Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.
Kindest regards,
Pamela Young
Office Coordinator
Подпись вполне разборчива
Здесь, как видим, thank you повторяется два раза и гармония как‑то не страдает. Просто Памела Янг, в присущей ей вежливой манере, лишь подчеркивает то, что ей действительно было приятно, что на какой‑то там французский филиал Дисней Компани обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.
Приложение к письму и некой дополнительной самостоятельной информации может лишь ослабить главную мысль. Вот представьте, что вы получили письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:
Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.
Избегайте различных излишеств. К примеру:
Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall
catalog.
В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:
I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.
Так как пригласительные письма по сути своей приглашают, то слова inviting me явно лишнее. Также ошибочно писать: the green‑colored carpet или t he carpet that is green in color. Зеленый ‑ это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.
А теперь посмотрите на следующий образец.
If we cooperate together the project will be finished quickly.
Cooperate уже значит вместе, поэтому слово together совершенно лишнее. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько, то его и пишите. Так, вместо as a result of можно написать просто because, а вместо as otherwise – otherwise.
Разговорные приставки up/on/off... употреблять не стоит. Пишите не connect up/ continue on, а connect/continue... He Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее. Сравните два следующих образца и обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и то, как просто от них мы избавились во втором.
Вариант первый
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation that I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.
Yours truly...
Вариант второй
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation to speak to the National Association of Secretaries.
Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare myself, I received your invitation on June 5.
I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck with your meeting.
Sincerely yours...
Выбрасывая из письма лишние слова и повторения, тем не менее, будьте внимательны и не вычеркните что‑нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть краткими опускают артикли the, a, an и предлоги:
Please send order special delivery
Единственное, чего здесь добился тот, который наподобие как в русской телеграмме, опустил артикль the и предлог by (что, тем не менее, можно часто встретить в английских газетных и журнальных заголовках), это резкого и безличного обращения. А правильно следовало бы написать: Please send the order by special delivery.
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, все полностью перед глазами клиента в одном куске пространства. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой.
НИКОГДА не решайте две проблемы в одном письме. Если ваше послание содержит "два ядра", то будте уверены, что на один из серьезных вопросов вы скорей всего либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче ответить на него. Это будет удобней и вам, при обратном, вам же, ответе.
Уж лучше пошлите второе письмо, чем в одном решая два вопроса. Деловое письмо должно быть "одноядерным", я бы это так назвал. Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупать у него видео‑ и аудиоаппаратуру, то не надо тут же и предлагать условия поставки оной в Минск, скажем, или любой другой город.