РЕФЕРАТ
на тему: «Правила оформления деловой документации »
Выполнил(а) Проверил(а)
студент(ка) группы Т-О-20 преподаватель
Юмашева В. Ю. Шубина М. В.
Дата сдачи 28.10.2021
Дата защиты
Оценка
пос. Электроизолятор
Оглавление
Введение..................................................................................................................3
Глава 1. Оформление реквизитов документов................................................4
Глава 2. Оформление бланков............................................................................6
Заключение...........................................................................................................10
Список литературы…………………………………………………………….10
Введение
Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.
Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно–методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.
Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники — машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Цель исследования – исследовать правила оформления документов для дальнейшего их применения на практике. В данной работе исследованы основные составляющие документов, и оформление отдельных их видов.
Предмет исследования – правила оформления деловых бумаг.
Актуальность. Сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема информационной безопасности и электронного копирования документов.
Глава 1. Оформление реквизитов документов
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов:
- наименование организации (автора);
- код организации;
- название вида документа или унифицированной формы документа;
- код формы документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- дата;
- индекс;
- визы;
- подпись уполномоченных и ответственных лиц.
Наименование организации–автора документа указывается в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации.
Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого коллегиальным органом — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Место составления или издание документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в зависимости от назначения документа, его обработки и т.д.
Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу организации.
Глава 2. Оформление бланков
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4: бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно–распорядительной документации. На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объём превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объёма текста документа.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм, верхнее — не менее 10 мм.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определённое положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки — устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.
При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка — инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне.
На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Заключение
В процессе выполнения работы мы рассмотрели понятия о деловом документе; научились выполнять классификацию деловых документов, составление текста делового документа, расположение и правильное написание его реквизитов и оформления; привели краткие характеристики отдельных видов деловых документов. Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие, отправляемые и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Список литературы:
1. Правила оформления деловой документации: https://www.bestreferat.ru/referat-276744.html
2. Требования к оформлению документов по делопроизводству: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/trebovaniya-k-oformleniyu-dokumentov-po-deloproizvodstvu/