Тема 2.5 Язык и стиль документов.
План: 1. Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. 2. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых |
| онные формы (журналы и карточки), должны быть единообразны. 7. Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, кот. умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет ПК. [Пшенко] – 60, 61, 117, 118. Правила заполнения РКК 1. Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен. 2. В графе "Корреспондент" указывается название учреждения либо Ф. И. О., место работ или домашний адрес лица, от которого поступил или которому направлен документ. 3. В графе "Дата поступления и индекс документа", которую заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил. 6. В графе "Дата и индекс документа" при регистрации входящего документа указываются дата и индекс, присвоенные ему учреждением - автором документа. При регистрации исходящего или внутреннего документа в настоящей графе указывают дату его подписания и индекс документа. 7. В графе "Краткое содержание" указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. При регистрации исходящих и внутренних док-тов должность, Ф.И.О. лица, подписавшего документ, указывают обязательно. 8. В графе "Резолюция или кому направлен документ" записываются все резолюции руководителя, которые переносится на карточку без изменений и сокращений. 9. В графе "Отметка об исполнении" в карточке, составленной на инициативный входящий или исходящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по его выполнению и достигнутые результаты. Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с указанием своей должности и Ф. И. О. 10. В графе "Контрольные отметки" фиксируют отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов. 11. Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" заполняются при подготовке документов и дел к передаче в архив или в архиве. 12. Графы журналов заполняют так же, как и соответствующие графы карточек. Индексация документов. 1. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. 2. |
| отношений преимущественно в письменной форме. 3. Преимущественное использование простых предложений. Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) – определенно-личные: В целях… необходимо выделить…; В случае… придется сократить…; Приказываю…; обращаем Ваше внимание…. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:Распространенностью предложений; очень частых, например, конструкций с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия. Активное использование страдательных конструкций, типа представляется возможность …; комиссией было обнаружено … и безличных форм. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качество, и т. п. [Кругл] – 226 – 239, [Пшенко] – 82 – 86. Тема 2.6. Акты, докладные, объяснительные записки. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Заголовок- название или краткое содержание актируемого факта или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основе которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (напр. – Комиссия постановила). Текст акта заканчивается сведе |
| критерий - содержание документа. Кроме того, должны приниматься во внимание авторство, вид документа и его подлинность. Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, важнейшие письма. При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила: 1) каждый документ регистрируется только один раз 2) все документы регистрируются только в одном месте 3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него,не регистрируется. Регистрации не подлежатдокументы по утвержденному списку. .3 Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату. 4. В канцелярии при регистрации входящего документасоздаются 3 одинаковых экземпляра регистрационной карточки (РКК), которые вместе с документами направляются руководству. 5. При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей, номеров их телефонов; и др. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы заседаний, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Поэтому, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов,разделив последние еще по видам документов. Формы регистрации документов. 1. Регистрационно – контрольные карточки (РКК), 2. Регистрационные журналы 3. Автоматизированная форма регистрации. 6. Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистраци |
| ниями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. [Кругл] – 284 - 286, [Чуков] – 102,192. Докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащей обстоятельное изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Он готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст делится на 2 части – 1-ю - констатирующую (описательную) и 2-ю, где излагаются предложения, просьбы. Если докладная записка исходит от имени учреждения или структурной части (внешняя), то она подписывается руководителем, составляется на бланках. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых лисах бумаги формата А4. [Кругл] – 272 - 274, [Чуков] – 88,95, 194. Объяснительная записка Объяснительная записка - это док. в котором работник фирмы объясняет причины фактов невыполнения какого либо поручения, нарушения трудовой дисциплины, а также она может пояснять основные положения главного документа (проекта, плана, отчета). Если объяснит. записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие записки оформляются на чистых лисах бумаги формата А4. Если объяснит. записка исходит от имени учреждения или структурной части, то она подписывается руководителем, составляется на бланках. Примерный состав информации: Должность, структурное подразделение, с какого времени работает, изложение причин и даты нарушения, подпись. [Кругл] – 274, [Чуков] – 197. Тема 2.7. Справки, доверенности. Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Делятся на 2 группы – служебного характера и выдаваемые гражданам для удостове |
| по должности, основным исполнителем является: # лицо, указанное в поручении первым; ? Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен:# в 3-дневный срок; ? Снятие документа с контроля исполнения оформляется: отметкой # отметкой об исполнении и направлении в дело; ? Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению: # не позднее дня, предшествующего выходному; В каком справочнике содержатся сроки хранения документов?перечне ? Приказы по основной деятельности группируются: # отдельно от приказов по личному составу; Документы формируются в дела в соответствии с:# Номенклатурой дел; ? На обложку дела временного хранения (до 10лет) не выносится информация# количество листов, содержащихся в деле; ? Укажите правильное утверждение: Все дела в организации нумеруются# Номер структ. подразд, Регист.№ дела, порядковый № док-та в деле ? Когда заканчивается формирование дела? Дело формируется # в пределах календарного года (за исключением переходящих дел) ? При подготовке дела к передаче в архив может составляться внутренняя опись документов, содержащихся в деле. Она помещается: # в начале дела; ? Кем устанавливаются сроки хранения типовых документов? # Федеральной архивной службой России. Тема 3.5. Регистрация документов. Заполнение журналов регистрации и регистрационно - контрольных карточек (РКК). 1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера и записи установленных сведений о нем. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания ему юридической силы. В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы. Реквизит "Регистрационный номер документа" (обязат.) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. Регистрация документа заключается в присвоении документу даты и регистрационного № и проставлении их на документе. В состав регистрационного номера обязательно входит – для внутренних док-тов- порядковый номер регистрации с начала календарного года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Место проставления –17поз. – для внутренних и исходящих док-тов, для входящих – 57 поз в составе реквизита “Отметка о поступлении”. 2. При решении вопроса о необходимости регистрации основной |
| рения какого – то юридического факта (о подтверждении места учебы, месте проживания и т.д.). В таком случае текст начинается с указания в именительном падеже Ф.И.О. лица, о котором сообщаются сведения, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (напр. – Иванова учится). Текст заверяется подписью и печатью. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки допускается оформлять таблицей. [Кругл] – 283, [Чуков] – 202. Доверенность Доверенность - документ, который организация или предприятие выдают должностным лицам на получение товарно - материальных ценностей. В зависимости от того, кем оформлены полномочия (предприятием или отдельным лицом). Доверенность подразделяется на официальную и личную. Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно - материальных ценностей или других действий от имени организации. Реквизиты (составные части) официальной доверенности: -название вида документа, -полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес, -дата выдачи доверенности, -№, -срок действия доверенности, -должность, Ф.И.О. лица, которому доверяется получить ценности, -серия, -№ и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товарно - материальные ценности и документ, являющийся основанием, -перечень и количество ценностей, -образцы подписи получателя доверенности, -подписи руководителя организацией и гл. бухгалтера, -печать организации. Официальная доверенность выдается в 1 экземпляре в бухгалтерии под расписку лицам, которым поручается получение ценностей. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Реквизиты (составные части) личной доверенности: - название вида документа, -Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность, -Ф.И.О. лица, кот. выдана доверенность, -содержание доверенности, -наименование организации, в которой должны быть произведены операции по |
| # Протокол ? Документ - обобщение сведений по одному вопросу - # Сводка ? Перечисление лиц или предметов в определенном порядке - # Список ? Документ, подтверждающий факты или события - # Справка ? Дословная запись докладов и др. выступлений на совещаниях. # Стенограмма ? Документы, передаваемые по телеграфу # Телеграмма ? Документы, передаваемые по телефону # Телефонограмма Правовой акт по вопросам информационно-методического характера- Указание ? Правовой акт для разрешения оперативных вопросов ограниченного срока действия # Распоряжение, издается руководителем ? Правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия Устав ? Правовой акт, издается несколькими органами для разрешения важных вопросов # Решение ? Документ, устанавливающий наименование, подчиненность структурных подразделений, оклады работников # Штатное расписание Итоговый тест ДОУ (За 1 семестр, 3 курс)- 25 вопр ? Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится:# начальником службы ДОУ; ? Каким из перечисленных нормативных актов руководствуется служба ДОУ?# положением Кто из работников предприятия может составлять документы по общим и административным вопросам:# работники всех подразделений предприятия. ? Факт поступления документа в организацию фиксируется: # регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме; ? Документы регистрируют:# в день поступления, отправки; ? Какого способа регистрации не существует:# контрольный ? Все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем?выборочно, по утвержденному Перечню док., регистрируемых в ДОУ ? Укажите номер правильного утверждения. Все дела, образующиеся в организации, имеют регистрационный номер:# № структурного подразделения и № дела по порядку в данном структурном подразделении ? Если документ отправляется в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, то адресат указывается таким образом:# указать адресат обобщенно; ? При направлении документа конкретному должностному лицу: Наименование организации и подразделения указывается # в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. ? Если руководитель, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Как оформляется подписьуказ-ется должность лица, подписавшего документ, и его фамилия; ? Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится:# секретарем ? С какого момента распорядительные документы вступают в силу? # с момента их подписания и доведения до сведения исполнителя. ? В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным |
| доверенности, -должность лица, выдавшего доверенность, -дата выдачи доверенности, -должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя, -дата удостоверения подписи, -печать. [Пшенко] – 103, 104, [Чуков] – 194. Тема 2.8. Протоколы, выписки из протоколов Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса, принятие решения на собрании, конференции, совещании и заседании коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. Полные протоколы с изложением выступлений, позволяют судить не только о характере самого собрания, но и о деятельности организации в целом. Краткий протокол- указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Сокращенный протокол- после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса, по повестке и печатается заголовок к докладу. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо. Требования к оформлению протокола. 1. Протоколы оформляются на общих бланках или специальных бланках формата А4. 2. Датой протокола является дата заседания. 3. Протоколы нумеруются в пределах календарного года. 4. Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входят: указание на вид совещания (заседание, собрание, совещание), название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную информацию (инициалы и фамилию председателя, секретаря и присутствующих). Слова "председатель", "секретарь", "присутствовали" пишется с 1 поз.. С 17поз. ставят тире, затем пишут инициалы, фамилии в именительном падеже. Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагают в алфавитном порядке (отдельно |
| ? Депонирование документов - это # Установленный порядок их хранения в специальном фонде ? Консервация документов - это # Предохранение от разрушающего действия внешней среды ? Дело – это # Единица хранения документов в архиве в отдельной папке ? Экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника, ? имеющий одинаковую юридическую силу # Дубликат ? Учреждение или лицо, с которым ведется переписка # Корреспондент ? Систематизированный список наименований дел в делопр-ве учреждения # Номенклатура ? Юридически оформленный перечень документов: # Опись ? Предварительный вариант док-та, предназначенный для рассмотрения Проект ? Запись кратких сведений о документе, проставление индекса, дат.- Регистрация ? Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполнения Резолюция ? Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с док. # Виза ? Копия части подлинного документа: # Выписка ? Документ с обязательным к исполнению указаниями вышестоящих ор ганов # Директивный документ ? Информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу – это Документ ? Порядковый номер дела по номенклатуре – это # Индекс дела ? Заявление об обнаружении дефектов в полученной продукции или в работе # Рекламационное письмо ? В случае невыполнения договора виновной стороне посылается # Письмо-претензия ? Указание о содержании письма # Заголовок ? Индекс - это только порядковый номер для документов # Внутренних ? Индекс для внешних документов состоит из # 3 составных частей Тест по “Перечню документов” ? Документ, составленный для подтверждения фактов, событий - # Акт Документ с постоянной информацией-вопросами и переменной-ответами Анкета ? План работ с показателями норм и времени их выполнения -# График ? Документ, фиксирующий соглашения сторон о каких-либо отношениях Договор ? Документ, определяющий обязанности, права должностного лица -# Инструкция ? Документ, содержащий вывод комиссии, специалиста по какому-то вопросу Заключение ? Документ для анализа состава и учета движения кадров –# Карточка личная ? Документ содержащий мнение о какой-либо рассматриваемой работе - Отзыв ? Документ с точным перечнем и последовательностью работ, координатах руководителя, исполнителя - # План ? Правовой акт об организации работы учреждения, подразделения # Положение Правовой акт для разрешения каких-то задач, установление норм – Постановление ? Свод обязательных для выполнения норм и требований -# Правила Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения Приказ ? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений |
| члены коллегиального органа, отдельно приглашенные). Их печатают в одну строку через 1 интервал. Фамилии приглашенных следует помещать в том случае, если их число не превышает 15. Иначе к протоколу прилагают список присутствующих. После указать в скобках названия учреждения. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. С 1 поз. пишут "Повестка дня", ставят двоеточие. Двумя интервалами ниже пишут с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке дня нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляют в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилии пишут в родительном падеже. Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня, нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: слушали, выступили, постановили. Слово "СЛУШАЛИ" печатают прописными буквами, перед словом ставят цифру, обозначающую вопрос. После слова ставят двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) необходимо писать в родительном падеже с красной строки. После фамилии ставят тире и с большой буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после него ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже с красной строки (в скобках указывают наименование должности); ставят тире и с прописной буквы печатают содержание доклада выступающего. Например: Петрова И.И. (секретарь комитета ТСМП) - краткая запись выступления. Слово "ПОСТАНОВИЛИ" печатают прописными буквами, двумя интервалами ниже предшествующего текста. Если в постановлении содержаться различные по характеру вопросы, то оно делится на пункты (арабскими цифрами, каждый пункт с красной строки) Выписки из приказов и протоколов. В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации. Выписка- это копия какой - либо части подлинного документа. Требования: На документе пишут название вида (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА). Выписки из документов заверяют проставлением 3 интервалами ниже реквизита "ПОДПИСЬ", состоит из-1) заверительной надписи "ВЕРНО", 2) наименование должности сотрудника, заверившего копию, 3) его личной подписи, 4) расшифровки подписи, 5) даты заверения. Слово |
| 4. Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журна лах регистрации исходящей корреспонденции. В журнале записывают: - порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве, - дату регистрации, - содержание (заголовок) документа, - фамилию лица, подготовившего документ, - список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с докум. (адресат). 5. Документы сдаются на отправку в открытом виде под расписку в регистрационных формах и отправляются в день получения, а срочные - немедленно. Передача документов на отправку без регистрации не допускается. 6. Обработка и отправка документов. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. 7. Диски отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации, при наличии сопроводительного письма. Его копия подшивается в дело на общих основаниях. [Кругл] – 313, 314, [Пшенко] – 113 - 115. Тема 3.4. Прием и рассмотрение внутренних документов. (в эту тему п. 2,4 из предыдущей темы) Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, распорядительные документы) присваиваются регистрационные номера как порядковые номера по каждому виду документа отдельно, нумеруются с начала календарного года. 1. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей подразделений. 2. Документы передаются под расписку с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель передачи документов - быстрое и точное определение местонахождения документа. [Кругл] – 314, [Пшенко] – 112 - 114. Контрольные тест по пройденным темам: ? Адресат – это # Получатель письма ? Адресант – это # Отправитель письма ? Краткое изложение первоисточника – это # Аннотация ? Документы подразделяются на 2 класса: # Внутренние, внешние ? На входящие и исходящие подразделяются документы # Внешние ? Пометка, указывающая особый характер деловой корреспонденции это Гриф |
| "ВЕРНО" печатают с 1 поз. без кавычек, строчными буквами (1-я буква- прописная). Дата печатается с 1 поз. полутора интервалами ниже слова "ВЕРНО". Например: Верно Инспектор С.В. Кузнецов [Кругл] – 275 - 278, [Чуков] – 100, 200. Итоговый тест «ДОУ, 2 курс, 1 семестр»-25вопр ? Первые письменные документы на Руси появились# в X веке ? Форматом А4 называют формат# 210x297 ? К реквизитам, необязательным на документе, относятся: # герб субъекта Российской Федерации ? Реквизит Резолюция включает:# фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения ? Какие формы изложения не используются в текстах писем: # От 2 лица множественного числа и от 3 лица множественного числа. ? Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя:# Сперва Инициалы, фамилию без надписи Исп, телефон без слов тел.. ? Наименование вида документа указывают: # На всех служебных документах, кроме писем. ? Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается ? нумеровать. Как правильно выставить нумерацию?# 1, 2, 3?; ? Какие из перечисленных реквизитов документа не меняются ? вообще или длительное время?# Наименование организации ? В каких случаях оформляется реквизит Место составления или издания документа?# невозможно определение по рекв. Наименование и Справ. данные об орг-ции? ? В реквизит подпись для должностного лица входят: # наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи ? Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?# Проставляется самим руководителем в момент утверждения док-та. ? В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:# от 1 лица, ед. числа ? Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать: # если текст оформлен на бумаге формата А5. ? Какие документы относятся к входящим?# служебные письма ? Датой документа для акта является:# дата события ? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия ? решения на заседаниях коллегиального органа:# Протокол. ? Датой протокола является:# Дата заседания коллегиального органа. ? Выберите правильное утверждение: # Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной ? Вводная часть протокола заканчивается:# Повесткой дня ? Какое утверждение является правильным? Выписка из протокола: # Заверяется секретарем. ? В кратком протоколе могут отсутствовать: # выступления участников заседания; |
также в случае неполучения адресатом телеграммы направляется заявление предприятию связи
4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур. подразделениям или работающим в них должностным лицам.
Схема работы с входящими документами
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям. 5. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. Документы, кот. исполняются несколькими структурными подразделен., передаются им поочередно или одновременно в копиях. 6. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов (3 цели регистрации). Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. На всех входящих документах на нижнем поле 1 листа справа (57поз) проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. В структурных подразделениях разрешается регистрировать документы в журналах регистрации входящей корреспонденции. После регистрации документы передаются руководителю или исполняющему его обязанности заместителю в день их поступления. 7. Рассмотрение документов руководством производится, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на 1 сутки. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а так же ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом и подписывает с указанием даты. Резолюция проставляется на свободном от текста месте. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. 8. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям или секретарям в зависимости от того, где регистрировался документ. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. [Кругл] – 312, 313, 320, 321, [Пшенко] – 9,10,112, 113, 194.
Поиск по сайту©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование. Дата создания страницы: 2021-02-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных |
Поиск по сайту: Читайте также: Деталирование сборочного чертежа Когда производственнику особенно важно наличие гибких производственных мощностей? Собственные движения и пространственные скорости звезд |
