4.1. Содержание и методы проектирования систем управления
4.2. Установление рационального количества уровней управления
3.3. Распределение функций, прав и ответственности по уровням управления
4.4. Формирование структуры органов управления
4.5. Регламентирование деятельности аппарата управления
4.1. Содержание и методы проектирования систем управления
Проектирование систем управления осуществляется при создании новых организаций сферы ЖКХ, а также в процессе совершенствования существующих систем управления. Проектирование, проводимое в процессе совершенствования систем управления, может быть локальным, охватывающим отдельные подсистемы, и комплексным, охватывающим все подсистемы данной системы управления как единого целого. Комплексное проектирование более эффективно, так как оно позволяет повысить организационный уровень системы в целом Значительный экономический эффект возможен и при локальном проектировании, однако возникающие здесь трудности совмещения новых элементов системы с существующими могут снижать эффективность отдельных подсистем.
Проектирование систем управления является составной частью проектирования жилищных и коммунальных организаций в целом. Изменения производственной структуры жилищной организации или коммунального предприятия вызывают изменения в структуре управления.
Проектирование систем управления осуществляется на основе системного подхода с помощью методов: аналогов, экспертного и аналитического.
Метод аналогов состоит в том, что в качестве основы для проектирования принимается наиболее эффективная из известных систем управления, применяемая в сходных условиях. Система-аналог подвергается тщательному анализу. Выявляются различия в условиях и характере производства и обслуживания объектов ЖКК, присущие системе недостатки, требующие модернизации, и недостающие элементы. По результатам анализа вносятся необходимые изменения и дополнения.
Экспертный метод основан на использовании знаний, опыта и интуиции руководителей, специалистов, научных работников, занятых в области управления. Мнения экспертов могут быть использованы для выявления возможных вариантов построения системы и их оценки, для установления состава и численности работающих в управленческих подразделениях и для решения других вопросов. Одной из форм работы экспертов могут служить управленческие (деловые) игры. Из экспертов создаются игровые органы управления, выполняющие роль моделей, на которых изучается проектируемая система.
Аналитический метод заключается в системном анализе процессов и объекта управления, а также внешних условий деятельности органа управления и конструировании на этой основе проектируемого органа (системы) управления. При этом могут применяться целевой и функциональный подходы.
Целевой подход акцентирует внимание па целях и задачах деятельности, на установлении иерархий моделей. Одним из инструментов целевого подхода является построение так называемого дерева целей, которое облегчает распределение целей по ступеням управления, между органами управления на каждой ступени и между подразделениями и должностями внутри органов управления. Так, можно построить дерево целей управления ЖКК муниципального образования (ЖКК МО), включающее цель управления Комитета Ж и КХ МО, цели жилищно- коммунальных организаций (предприятий), технических подразделений (ПТО (производственная база), ЖЭУ, РСУ), подразделений механизированной уборки, эксплуатационных участков, участков спецработ и техобслуживания по договорам с арендаторами и собственниками нежилых помещений. Можно построить дерево целей органа управления, включающее цели руководителя, его заместителей, отделов и специалистов. Целевой подход дает возможность четко сформулировать задачи, поставленные перед органами управления, их подразделениями и должностями управленческого персонала.
Функциональный подход основывается на исследовании функций управления, определяющих деятельность аппарата управления. Проектирование начинается с установления полного перечня функций разрабатываемой системы управления. Затем функции распределяются по уровням, органам, подразделениям и должностям аппарата управления. Функции являются основой для установления объема работы и численности управленческого персонала.
На практике чаще пользуются сочетанием всех перечисленных методов проектирования систем.
Проектирование системы управления включает ряд этапов:
1. Предпроектная подготовка, в ходе которой изучается литература о научных достижениях и передовом опыте в области построения и функционирования систем управления, подбираются системы в качестве аналогов, нормативные и методические материалы, собираются исходные данные. Если стоит задача усовершенствовать существующую систему управления, то проводится ее изучение.
2. Разработка структуры системы в целом: генеральных схем управления министерств, схем управления жилищными и коммунальными организациями, предприятиями; определяется количество ступеней (уровней) управления, количество и виды органов управления на каждой ступени, формируются их цели, распределяются функции, права и ответственность между ними; разрабатываются или уточняются положения о них.
3. Проектирование структур органов управления: установление их схем, т. е. наименования и количество подразделений, целей деятельности, взаимоотношений между ними, распределение функций, прав и ответственности.
4. Составление проекта механизации и автоматизации процесса управления.
5. Проектирование организации и условий труда аппарата управления.
6. Разработка документов, регламентирующих процессы управления, деятельность подразделений и должностных лиц.