Электронные таблицы Excel

Электронные таблицы

Рекомендации по проведению занятий (электронные таблицы)

В начале занятий по данной теме рекомендуется ознакомить студентов с технологиями обработки числовых данных (вычисления, сводные ведомости, графическое представление числовых данных, функций). Познакомить с основными компонентами и возможностями электронных таблиц (семинарское занятие 1). На практических занятиях после выполнения набора упражнений распределить задания для самостоятельного выполнения.

Все результаты выполнения лабораторных работ студенты сохраняют в отдельной папке и сдают преподавателю индивидуально.

Краткие сведения (электронные таблицы)

Электронная таблица — это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, каждая из которых имеет свой номер.

Адрес ячейки определяется обычным координатным способом, например ячейка В3, ячейка С5 и т.д.

В каждую из ячеек можно занести число, формулу (арифметическое выражение) или текст. Операндами формулы могут быть математические функции, константы, адреса ячеек; в последнем случае реальный операнд — содержимое ячейки с указанным адресом.

Тексты и числовые константы, занесенные в ЭТ, сами по себе в ходе работы таблицы никогда не изменятся. Что же касается формул, то программа по специальной команде производит вычисление их значений и отображает его на экране (в той же ячейке, куда занесена формула).

Данные, входящие в таблицы, можно автоматически обрабатывать в графическом виде. Их также можно подготовить и распечатать в удобном для пользователя виде, сохранять и использовать многократно.

Существует несколько программ такого класса. Ниже обсуждается одна из них, популярная в настоящее время программа Excel, из пакета Microsoft Office, в которой реализованы многочисленные возможности и удобный и комфортный интерфейс.

Электронные таблицы Excel

Задаваемый обычным образом адрес ячейки называется относительным адресом или относительной ссылкой.

При некоторых операциях копирования, удаления, вставки электронная таблица автоматически изменяет адреса ячеек. Иногда возникает необходимость не менять адрес ячейки. В таких случаях используют абсолютный адрес. Абсолютный адрес ячейки создается с помощью знака доллара $.

Группа ячеек (диапазон) задается через двоеточие, например, B3:D4 (или В3..D4) и образует прямоугольник, включающий ячейки B3, C3, D3, B4, C4, D4.

Ячейки могут содержать следующие типы данных:

1. Символьные (текстовые) данные. Могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. По умолчанию символьные данные при вводе выравниваются по правому краю ячейки. При необходимости их можно выровнять по правому краю или по центру.

2. Числовые данные. Могут содержать только числовые данные. Исключением являются десятичные точка (или запятая) и знак числа, стоящий перед ним. Числовые данные по умолчанию выравниваются при вводе по левому краю ячейки.

3. Формулы. Формула может включать ряд арифметических, логических и других действий, производимых с данными из других ячеек. На экране после ввода формулы отображается результат вычислений, а сама формула отображается в строке ввода над таблицей. Ввод формул начинается со знака равенства.

4. Функции. Функции могут самостоятельно присутствовать в ячейках, а также могут входить в состав формул. Различают математические, статистические, логические, финансовые и другие функции.

5. Даты. В этом типе данных возможны такие функции, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычитание разности двух дат (длительность периода).

Названия ссылок	Обозначения	Результат при копировании или переносе формул
Частичная абсолютная ссылка	$A5	Не меняется номер столбца
	A$5	Не меняется номер строки
Полная абсолютная ссылка	$A$5	Не меняется и номер строки, и номер столбца

Excel имеет два окна — программное (внешнее) и рабочее (внутреннее). Внутреннее окно Sheet # содержит рабочую страницу (таких страниц несколько, они образуют книгу), представляющую двумерную прямоугольную таблицу. Справа и внизу на рабочей странице расположены линейки со стрелками прокрутки, позволяющие с помощью мыши быстро перемещаться по странице.

В окне Excel под зоной заголовка находится область заголовков меню. Чуть ниже находится основная линейка инструментов. Кнопки линейки инструментов позволяют быстро и легко вызывать различные функции Excel. Их можно вызывать также через меню.

Чтобы выполнить какое-либо действие с данными, помещенными в ячейки (ввод, копирование, удаление, форматирование и т.п.), необходимо их выделить. Чтобы выделить ячейку, укажите на нее и нажмите кнопку мыши. При нажатой кнопке можно выделить диапазон ячеек. После выделения необходимой области нажмите правую кнопку мыши, вызывая контекстное меню, которое позволяет выполнить ряд команд: Вырезать, Копировать, Вставить и т.п.

Изменение данных проводят прямо в ячейке. Перемещение или копирование содержимых ячеек можно осуществить перетаскиванием их с помощью мыши. Чтобы скопировать (а не переместить), держите нажатой клавишу CTRL.

Создание формулы начинается с ввода знака равенства (=). Формула содержит встроенные функции, адреса ячеек, константы. В случае затруднений с формированием формулы используйте Мастер функций.

Подобный сервис есть и при оформлении дизайна таблицы. Перед печатью таблиц (кнопка Печать) удобно осуществить предварительный просмотр (кнопка Предварительный_просмотр в меню Сохранить).

Excel работает с несколькими листами книги. Например, на одном листе можно разместить итоговые оценки студенческой группы за пять лет обучения, а на пяти следующих — данные за каждый год обучения. Листы книги могут служить местом для размещения графических иллюстраций, диаграмм.

Для отображения числовых данных в графической форме используют линии, полосы, столбцы, сектора и другие маркеры, а также их объединенные вариации. Для размещения диаграммы рядом с данными создают внедренную диаграмму на том же листе. Можно создать диаграмму на отдельном листе диаграммы. Если нет времени, желания и возможности для относительно сложных построений, используют автоматическое оформление диаграмм с помощью команды Автоформат в меню Формат.

Помимо того, что имеется большая встроенная библиотека построения графических образов (графиков, диаграмм, гистограмм), Excel содержит мощный встроенный графический редактор.

Excel не только «дружен» с текстовыми и графическими системами, но и поддерживает основные действия, характерные для систем управления базами данных (СУБД). Более того, у него развит аппарат импортирования и экспортирования данных из других программных систем.

В Excel, кроме адресов ячеек, предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Это делается при выделенной ячейке с помощи меню Вставка\Имя\Присвоить … Ввести любое имя, например, Сумма. Введенное имя можно использовать в дальнейшем вместо адреса.

Для форматирования данных в ячейках электронной таблицы используется меню Формат\Ячейки…, для настройки ширины и высоты ячеек —меню Формат\Строка и Формат\Столбец.