Тема 1.2 Информационное обеспечение АФХД
План:
Понятие об экономической информации и ее значение
Источники информации для экономического анализа
3. Подготовка исходных аналитических данных
Понятие об экономической информации и ее значение
Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих решений. В связи с этим комплексность, глубина и эффективность экономического анализа во многом зависят от объема и качества информации, используемой при его проведении. Но анализ выступает не только как потребитель информации, но и сам создает ее для собственной потребности.
Информация (informatio) - латинское слово, которое означает разъяснение, осведомление, изложение.
Под информацией обычно понимают упорядоченные сообщения о процессах и явлениях, происходящих во внешнем мире, совокупность каких либо знаний, данных.
Информация, объективно отражающая процессы и явления реального мира, законы его существования, факты социально-экономического и научно-технического характера, результаты анализа, обобщения и прогнозирования, имеет высокую общественную ценность. На получение, обработку и хранение информации расходуется труд и значительные материальные средства. В связи с этим любая общественно полезная информация характеризуется стоимостью.
Для качественного управления необходимо оптимальное количество информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете и принять правильное решение. Информация служит средством процессов управления.
Различают два понятия: данные, полученные в результате фиксации тем или иным способом изменений в процессах и явлениях, и информация, накапливаемая путем соответствующей обработки данных.
Экономическая информация представляет собой систему (совокупность) сведений о производственно - сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности предприятий, объединений, других подразделений народного хозяйства и охватывает все области их хозяйственной деятельности.
Источники информации для экономического анализа
Успешное выполнение программы экономического анализа во многом зависит от информационного обеспечения.
Система экономической информации - важная составная часть хозяйственного руководства - основа анализа. Имеется двоякая связь предмета экономического анализа с информацией. С одной стороны, анализ выступает как потребитель информации, с другой - как ее источник. В переработанном и обобщенном виде информация используется руководителями и специалистами для принятия управленческих решений. Кроме того, предмет анализа выполняет также контрольные и распорядительные функции по отношению к самой информации, вызывая изменение ее объема, содержания, качества, адреса и цели использования.
Для анализа используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию.
Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и другие.
К учетным источникам относятся:
1. бухгалтерский учет и отчетность;
2. статистический учет и отчетность;
3. оперативный учет и отчетность;
4. выборочные учетные данные.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность:
1. официальные документы: законы, указы президента, постановления кабинета министров, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;
2. хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;
3. решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия;
4. материалы изучения передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.д.);
5. техническая и технологическая документация;
6. материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометражи, фотографии и т.п.);
7. устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономического анализа позволяют всесторонне изучать все стороны работы предприятий и полнее выявлять резервы их экономического и социального развития.
Ведущая роль в информационном обеспечении принадлежит бухгалтерской, оперативно-технической и статистической отчетности. Данные годовых, квартальных и месячных отчетов и балансов, показатели статистической и оперативно-технической отчетности характеризуют результаты работы предприятия в целом за год, по отдельным периодам и видам работ.
Потребность в конкретных источниках информации зависит от анализируемых объектов, предмета изучения, цели и задач, периода проведения анализа. Чем полнее и разнообразнее информация, тем глубже и действеннее выводы и предложения по повышению эффективности производства.
3 Подготовка исходных аналитических данных
Доброкачественность анализа и достоверность аналитических выводов зависят прежде всего от качества информации. Ошибки, неувязки и все другие недостатки, содержащиеся подчас в ней, могут отразиться на аналитических расчетах, исказить результаты анализа. Поэтому предварительным условием анализа является тщательная проверка всех привлекаемых к анализу материалов. Проверка отчетных материалов производится с целью установления:
1. правильности оформления отчетов; полноты охвата всех предприятий, подлежащих включению в сводный отчет; правильности подсчетов и вычислений;
2. полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете и мер, принятых по обнаруженным недостачам;
3. соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данным финансовых органов;
4. обоснованности и законности списаний на счет «Прибыли и убытки» изменений уставного капитала, списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам, списания потерь от стихийных бедствий, от ликвидации основных средств и др.;
5. правильности оценки статей баланса в соответствии с действующими положениями.
Особое внимание при проверке отчетных материалов следует обращать на полноту отчета и его соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность отчетных показателей по сравнению с бизнес-планом и предыдущими периодами.
Подготовка и систематизация источников информации для анализа - важный этап организационной работы. Процесс подготовки материалов к анализу можно разделить на два этапа:
1. проверка их содержания;
2. обработка и изучение материалов.
Для предварительной оценки документов можно применить одну или несколько процедур в зависимости от того, проверяется одна или группа хозяйственных операций.
При проверке обращают внимание на логическую увязку отдельных показателей, выявляют, нет ли расхождений между сведениями текущей отчетности и данными за предшествующие периоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности. Обращается внимание на доброкачественность составления планово-учетных и отчетных данных. Цель данной проверки состоит в том, чтобы установить соответствие показателей используемой информации фактическому положению дел на анализируемом предприятии.
Проверка материала с точки зрения формы предусматривает установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических подсчетов и итогов, исчисления относительных величин, наличия подписей и т.д. Проверка материала предусматривает рассмотрение возможных приписок и искажений. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены до проведения следующего этапа аналитической работы (т.е. до разработки системы показателей и построения аналитических таблиц).
Процесс подготовки материала к анализу включает в себя также приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового материала. Однородность и сопоставимость данных - обязательное условие получения правильных результатов при проведении экономического анализа. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:
1. нейтрализация ценностного фактора отражением различных видов объемных показателей в единых ценах;
2. нейтрализация количественного фактора при анализе эффективности использования какого-либо вида ресурса посредством расчета ряда условных показателей, где постоянным остается объемный показатель и последовательно изменяется величина расходуемого ресурса;
3. нейтрализация влияния на уровень количественных и качественных показателей методик их расчета. Совокупность однородных плановых, отчетных и учетных показателей должна иметь единую методику определения;
4. исчисление средних величина при изучении ряда однородных показателей;
5. замена абсолютных величин относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и восприимчивости.
Для сокращения технической обработки информационных материалов можно упрощать в них цифровые показатели: округлять числа или выражать их в высших разрядах.
Контрольные вопросы:
1. Что относится к внешним и внутренним источникам информации.
2. Назовите источники учетной информации.
3. Что означает сопоставимость информации по предмету и объекту исследования.
4. Охарактеризуйте рациональность информации.