ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ №
СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения
детского сада комбинированного вида № 54
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая инструкция разработана на основании Трудового Кодекса Российской Федерации, Устава МБДОУ, правил внутреннего трудового распорядка; Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 06.04.2001г. № 30 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда».
1.1. Делопроизводитель назначается и освобождается от должности приказом руководителя МБДОУ детский сад комбинированного вида № 54.
1.2. К самостоятельной работе допускаются лица не моложе 18 лет, имеющие соответствующую подготовку в области делопроизводства, без предъявления требований стажу работы по специальности, прошедшие инструктаж и проверку знаний по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, медицинский осмотр и не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья; не лишенные права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления) половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, а также против общественной безопасности, имеющие непогашенную или неснятую судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления, признанные недееспособными в установленном законом порядке, имеющие заболевания, предусмотренные перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения.
1.4. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно заведующему.
1.5. В своей деятельности секретарь руководителя опирается на следующие документы:
- Законодательные акты и Трудовой кодекс РФ;
- СанПиН 2.4.1.3049-13от 30.07.2013 г;
- Устав, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты МБДОУ;
- Приказы заведующего учреждением;
- Трудовой договор и настоящую должностную инструкцию.
1.6. Секретарь руководителя работает по графику, утвержденному заведующим учреждением.
ФУНКЦИИ.
2.1. Обеспечение учета, регистрации, контроль исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.
3. ОБЯЗАННОСТИ .
3.2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
3.3. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.5. Принимает поступающую на рассмотрение заведующего корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.6. В соответствии с резолюцией руководителя МБДОУ передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки.
3.7. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением.
3.8. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.9. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.10. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.11. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.12. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
3.13. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.14. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
3.15. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку.
3.16. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
3.17. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3.18. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.19. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.20. Ведет табельный учет рабочего времени, осуществляет контроль за своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах работников дошкольного учреждения.
3.21. Предоставляет табеля на оплату в установленные сроки в бухгалтерию.
3.22. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.23. Оформляет документы и готовит проекты распоряжений по приему, переводу и увольнению сотрудников, печатает отдельные материалы.
3.24. Ведет документы воинского учета ГПЗ.
3.25. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.26. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.27. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3.28. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
3.29. Проходит медицинский осмотр в нерабочее время согласно графика; 1 раз в год медицинское обследование; 1 раз в 2 года профосмотр; 1 раз в 3 года сдаёт экзамен по проверке знаний по охране труда, электробезопасности; 1 раз в 2 года проходит курсовую гигиеническую подготовку по программе гигиенического обучения; 2 раза в год проходит инструктаж по пожарной безопасности, электробезопасности и правилам охраны труда.
3.30. Должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
- основы административного права и законодательства о труде;
- инструкции по пожарной безопасности, охране труда и технике безопасности;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
- организацию делопроизводства;
- архивное дело;
- основы работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, электронной почтой и браузерами, мультимедийным оборудованием;
- машинопись;
- методы оформления и обработки документов;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- свои действия в случае возникновения пожара в ДОУ и других чрезвычайных ситуаций, выполнять возложенные обязанности по плану эвакуации;
- правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
ПРАВА.
4.1. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.2. Знакомиться с проектами решений заведующего, касающимися его деятельности.
4.3. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководителя.
4.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
4.5. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4.6. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Несёт персональную ответственность за хранение персональных данных сотрудников учреждения. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) Устава, Правил внутреннего трудового распорядка МБДОУ детского сада комбинированного вида № 54, приказов заведующего и иных локальных нормативных актов, своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией в порядке, определенном трудовым законодательством. За грубое нарушение должностных обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.2. Совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определяемых действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.4. Причинение материального ущерба в пределах, определяемых действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.5. Не соблюдение требований охраны труда, безопасности на рабочем месте, правил пожарной безопасности.
5.6. Несвоевременное прохождение медицинского осмотра.
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ.
6.1. В процессе своей деятельности делопроизводитель связан с административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя ДОУ.
6.2. Выполняет поручения руководителя учреждения, информирует его о возникших трудностях в работе.
Рабочая неделя – 36 часов.
Отпуск – 52 календарных дня.
Ознакомлена, второй экземпляр выдан на руки:
| Дата | Подпись | Расшифровка | Дата | Подпись | Расшифровка |