В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в состав которой входят председатель комиссии, главный бухгалтер и кассир организации. В состав комиссии могут входить аудитор и его ассистенты, осуществляющие аудиторскую проверку в организации, если это предусмотрено условиями договора с аудиторской фирмой. По результатам ревизии комиссия составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
- ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
- ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.
Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.
При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.
На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.
До введения с 01.01.2012 г. нового Порядка ведения кассовых операций (Положение № 373-П), после издания приказа (распоряжения) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан был под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключался договор о полной материальной ответственности.
Согласно п.1 6 Положения № 373-П кассир должен должен быть под роспись ознакомлен со своими должностными обязанностями и правами. В новом порядке ведения кассовых операций не требуется заключать договор о полной материальной ответственности. Однако руководителем предприятия может быть принято решение о заключении договора о полной материальной ответственности согласно Постановления Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 03.02.2003 N 4171)
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. В случае внезапного оставления кассиром рабочего места (болезнь и др.) действующим порядком предусмотрена приемка находящихся у кассира под отчетом ценностей путем немедленного их пересчета другим кассиром в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями нового кассира, руководителя и главного бухгалтера.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному приказу руководителя.
При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:
- правильности подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
- записей в кассовой книге за несколько дней при наличии ежедневных операций;
- правильности составления отчета кассира;
- наличия в кассовой книге исправлений.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.
Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В организациях с согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.
В процессе инвентаризации необходимо убедиться в документальной обоснованности записей в кассовой книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 "Касса”, с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 "Расчетный счет”. Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 "Касса” и в оборотной ведомости (журнал-ордер N 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков, следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году). Как свидетельствует аудиторская практика, наибольшее число злоупотреблений (включение в ведомости подставных лиц, завышение итоговых сумм к выдаче и др.) выявляют по оплате труда (особенно депонированной зарплаты) и при выдаче подотчетных сумм.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать следующие кассовые операции:
- установление лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
- использование по целевому назначению полученных из банка денежных средств на заработную плату, командировочные и хозяйственные расходы, соответствие остатков лимиту, установленному банком;
- наличие фактов несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
- отсутствие в расходном кассовом ордере указаний на номер договора, по которому получают денежные средства физические лица, или на номера доверенностей;
- незаполнение в приходных кассовых ордерах данных о том, от кого поступили наличные деньги и на каком основании;
- своевременность возврата в банк остатков денежных средств по невыданной заработной плате; по сдаче в банк выручки от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории, дома отдыха и другие поступления в кассу;
- случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей. При наличии таких фактов члены инвентаризационной комиссии должны уточнить их причины, установить, по чьему распоряжению они были выданы и не скрываются ли за этим злоупотребления;
- наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;
- наличие фактов хранения чековых книжек у главного бухгалтера в сейфе или в нарушение действующего порядка - у кассира (если эти должности не совмещены);
- законность произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы без последующего предоставления отчетов по этим операциям;
- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
- своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
В процессе проведения инвентаризации кассы необходимо также выявить случаи превышения лимита денежных средств по кассе.
Факты превышения установленного лимита кассы могут повлечь за собой штрафные санкции.
При инвентаризации кассы необходимо проверить где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
При осуществлении проверки необходимо также иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится (одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе) по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. В акте необходимо указать название, серию, номер, номинальную и фактическую стоимость, срок гашения и общую сумму.
Перед проведением инвентаризации при наличии нескольких касс они опечатываются, чтобы прекратить возможность доступа к ним. Это делается с целью предотвращения возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.
Кассир на дату объявления внезапной инвентаризации кассы в присутствии членов инвентаризационной комиссии должен составить отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток денег по кассовой книге. С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть Акта инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15. Отчет подписывается главным бухгалтером организации.
После этих процедур проводится пересчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Деньги и ценности пересчитываются дважды - сначала кассиром, затем бухгалтером или другим членом инвентаризационной комиссии.
Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности производится внезапно, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в присутствии кассира и главного бухгалтера.
Во время инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы и социально-трудовых льгот. Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям комиссия принимает к зачету, о чем делается отметка в Акте инвентаризации наличных денежных средств.
После пересчета денег и других ценностей полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.
По результатам инвентаризации кассы наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом в учете производится запись:
Дебет 50 Кредит 91 - отнесен на финансовые результаты излишек денежных средств в кассе.
При обнаружении недостачи в учете должна быть отражена запись:
Дебет 94 Кредит 50 - учтена недостача денежных средств в кассе, а в последующем:
Дебет 73 Кредит 94 - отнесена сумма недостачи за счет виновного лица.
Вопросы к теме:
1. Когда проводится ревизия кассы?
2. Кто проводит ревизию кассы?
3. Какими документами отражаются результаты проведения ревизии?
4. В скольких экземплярах составляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств»?
5. Во время инвентаризации в бухгалтерию предприятия пришел покупатель для оплаты за оказанные услуги. Как принять деньги от покупателя во время инвентаризации?
6. Можно ли проводить инвентаризацию при отсутствии одного члена комиссии по болезни?
7. В каких случаях заполняется форма № ИНВ-16?
8. Что включает в себя расписка материально-ответственного лица?
9. Обязательно ли заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром?
10. Кассир предприятия уехал в банк для получения наличных денежных средств. Может ли в его отсутствии бухгалтер предприятия принять деньги?
11. Как быть в случае внезапной болезни кассира?
12. На что следует обратить внимание при проверки документов при инвентаризации?
13. Где должны храниться дубликаты ключей от кассы?
14. Можно ли хранить дубликаты ключей от кассы в сейфе главного бухгалтера?
15. Как проводится ревизия кассы при наличии нескольких касс в организации?
16. Что должен сделать кассир перед проведением внезапной инвентаризации кассы в присутствии членов инвентаризационной комиссии?
17. Как пересчитываются деньги и ценности в кассе?
18. Какая проводка дается в случае обнаружения излишка кассы?
19. Какие проводки даются в случае обнаружения недостачи?
Практическая работа
Цель: научиться находить и классифицировать нарушения, виновных лиц, составлять Акт инвентаризации наличия денежных средств.
Теоретическое задание: назовите злоупотребления, встречающиеся при проверке достоверности проведения кассовых операций (С указанием источников информации, оформленных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018).
2. Практическое задание:
Составьте Акт инвентаризации наличия денежных средств. Определите нарушения, разработайте мероприятия по устранению выявленных нарушений, укажите ответственных лиц.
Исходные данные:
- при внезапной инвентаризации кассы 23 марта текущего года в ООО «Орбита», комиссией в составе:
Ревизора - Смирновой А. Л.
Глав. бухгалтера – Мешковой Т.П.
Кассира – Леоновой И. В.
Установлено следующее:
- по кассовой книге остаток на начало дня – 15869,35 руб.
- в течении дня в кассу поступили денежные средства из банка на выплату заработной платы в сумме 180000 руб. по ПКО № 756, выданы из кассы 2000 руб. под отчет Смирновой Е.Н. по РКО № 635.
- в кассе обнаружена расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы на сумму 192440,97 руб., по которой выплачено средств на сумму 61440,45 руб.
- обнаружена расписка мастера цеха №7 Борисова Л. Г. о том, что он получил в долг из кассы 1000 руб. сроком до следующей выплаты заработной платы.
При фактическом пересчете наличности обнаружено – 130450,12 руб.
При проверке соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств установлено:
- В кассовой книге имеются неоговоренные исправления;
- Инвентаризация денежных средств в кассе проводится постоянно на 1-е число месяца;
- дубликаты ключей от сейфа для хранения денежных средств находятся у кассира Леоновой И. В.;
- На договоре о материальной ответственности отсутствует подпись кассира Леоновой И.В.
- В чековой книжке имеется незаполненный чек, подписанный руководителем и главным бухгалтером предприятия.