Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений [53, c. 109].
Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, выводы проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём, прежде всего, выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.
Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе [43, c. 219].
И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. И поскольку каждая фирма, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.
Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые Учреждение КЦСОН «Жемчужина» вынуждено реагировать, то если на неё давят государственные постановления, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многообразные и разные технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организация, которой всё это не касается.
Наравне с ранее перечисленными характеристиками, внешняя среда Учреждения КЦСОН «Жемчужина» также обладает подвижностью. Подвижность среды - это скорость с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью [59, c. 251].
Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают прежде всего такие отрасли, как фармацевтическая, химическая, электронная, авиационно-космическая, производство компьютеров, биотехнологии, а также телекоммуникации. На Учреждение КЦСОН «Жемчужина» оказывают воздействие, прежде всего, такие факторы, как изменения технологии и методов конкурентной борьбы.
К примеру, Учреждение КЦСОН «Жемчужина» сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку оно должно отслеживать все технологические нововведения. Специалисты Учреждения в 2006 г. приняли участие в конкурсе на присуждение грантов Департамента труда и социальной защиты населения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры за лучший инновационный проект в государственной системе социальных служб автономного округа, на конкурс был представлен «Проект программы предоставления психологической помощи гражданам посредством Интернет-ресурса», разработанный отделением психолого-педагогической помощи семье и детям «Катарсис». В июле 2006 г. специалисты этого же отделения при содействии Межведомственной комиссии по противодействию злоупотреблению наркотическими средствами и их незаконному обороту при администрации г. Когалыма, в рамках городской программы «Комплексные меры противодействия незаконному обороту наркотиков» приняли участие в конкурсе за лучшее произведение cpeди пeчaтныx и элeктpoнныx CMИ, проводимом Фeдepaльной cлужбой пo кoнтpoлю зa нapкoтикaми. На рассмотрение жюри был представлен информационный проект, включающий в себя мультимедийное пособие и мультимедийный информационный справочник для детей и подростков. Данный проект занял первое место по Уральскому федеральному округу в номинации «Лучшее электронное произведение».
В декабре 2006 г. в отделении психолого-педагогической помощи семье и детям «Катарсис» произведено обновление психо-коррекционного оборудования (программно-аппаратный комплекс БОСЛАБ). Сотрудник Учреждения непосредственно использующий в работе данный комплекс, прошел обучение в количестве 72 часов на базе Института Медицинской и Биологической Кибернетики Сибирского Отделения Российской Академии Медицинских Наук г. Новосибирска по окончании которого, было выдано удостоверение, дающее право на применение технологий компьютерного биоуправления для коррекции наркотической и алкогольной зависимости, а также депрессивных расстройств у детей и взрослых.
Существует ещё одна характеристика внешнего окружения Учреждения КЦСОН «Жемчужина», которую следует выделить - это её неопределённость. Неопределённость внешней среды является функцией количества информации, которой располагает Учреждение по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать её высоконадёжной. Поскольку бизнес всё более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в её точности снижается. Таким образом, чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.
Для роста и процветания Учреждения КЦСОН «Жемчужина» нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по представлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие её облигации. Получение необходимых финансовых средств обеспечивает фирме стабильное функционирование.
Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Центра являются:
• бюджетные ассигнования
Бюджетные ассигнования Центра производятся согласно утвержденной учредителем годовой сметы расходов Центра. Перечисленные на расчетный счет Центра бюджетные ассигнования, в том числе неиспользованные в текущем году, изъятию не подлежат. Право распределения бюджетных финансовых средств по статьям сметы расходов принадлежит директору Центра по согласованию с учредителем.
• уставной фонд
К уставному фонду в данном случае денежные средства не относятся, а относятся лишь основные средства, то есть имущество, помещение, оборудование и т.д.
• средства, поступившие от родительской платы за дополнительные образовательные услуги (ИЗО, лепка, хореография, музыка, хоровые занятия, театр и т.д.).
• собственные средства, получаемые от других источников, собственные средства Учредителя
• внебюджетные средства
К внебюджетным средствам в данном случае относятся не денежные средства а различные услуги организации учреждений (например, оплачивают счета или покупают оборудование и т.д.).
• имущество, переданное Учредителю собственником или уполномоченным им органом;
• доход, получаемый от реализации продукции и услуг, а также от других видов разрешенной самостоятельной деятельности;
• кредиты банков и другие кредиты;
• другие источники в соответствии с действующим законодательством.
Валютные средства, полученные Центром от внешнеэкономической деятельности, используются им в порядке, установленном законодательством РФ. Но центр не ведет внешнеэкономическую деятельность.
Используя имеющиеся международные связи, Центр имеет право заключать юридические акты от своего имени с иностранными представителями как в Российской Федерации, так и заграницей.
Для расчетов с иностранными представителями Центр в установленном порядке может открывать валютные счета.
Центр может совместно с иностранными фирмами создавать на территории района совместные предприятия в порядке, установленном Российской Федерации. На данный момент совместных предприятий нет.
А при ликвидации Центра денежные средства и иные объекты собственности, за вычетом платежей по покрытию обязательств, направляются на цели социальной защиты детей и подростков с ограниченными возможностями в соответствии с уставом Центра.
Центр активно сотрудничает со службами района. С Центром занятости по профессиональной ориентации подростков, с Комитетом по физкультуре и спорту по летнему отдыху спортсменов, проведению сборов. Налаживается связь с учебным центром по обучению и созданию рабочих мест для подростков- инвалидов.
Многие законы и государственные учреждения также влияют на Учреждение КЦСОН «Жемчужина». В преимущественно частной экономике, взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса и каждого результатирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определённый правовой статус, являясь единоличным владельцем, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить.
Учреждение обязано соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а так же вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. Каждый вид деятельности регулируется определёнными органами.
Стратегическая цель и тактические задачи Учреждения находятся в соответствии с системой стратегических целей Департамента труда и социальной защиты населения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, изложенных в основных положениях сводного доклада Департамента труда и социальной защиты населения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о результатах и основных направлениях деятельности на 2007-2010 годы, с Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 7.04.2006 №69-п «О докладах о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования», а также с целями экономического и социального развития автономного округа, определенными Правительством автономного округа в рамках программы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Экономическое и социальное развитие Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» на 2005-2010 годы.
Концепция цели Учреждения определяется как содействие в улучшении качества жизни населения, что само по себе конкретизирует цель установленную Департаментом и является исполнением законов и программ Ханты-Мансийского автономного округа - Югры на период до 2010 г. (закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 28.02.2006 г. №35-оз «О качестве жизни населения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры»; закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 26.02.2006 г. №31-оз «О программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Поддержка системы социального обслуживания граждан старшего поколения в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» на 2006-2008 гг.; закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 26.02.2006 г. №31-оз «О программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Социальная поддержка и социальное обслуживание инвалидов в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» на 2006-2008 гг.).
Таким образом, Учреждение КЦСОН «Жемчужина» функционирует в изменяющейся внешней и внутренней среде. Внешняя среда выставляет ограничения на ресурсы организации: возрастающие потребности граждан становятся более сложными, люди требуют больше услуг и более высокого качества обслуживания, но при этом более дешевых. Эти требования в сочетании с ограниченными ресурсами организации часто приводят к тому, что ей приходится добиваться больших результатов с меньшими затратами. Совсем не обязательно, что финансовые мотивы приведут к удовлетворению ожиданий граждан получить больше услуг и более высокого качества, а также к удовлетворению потребностей персонала, которому приходится увеличивать объем работы. Ценности и интересы многих работников изменяются. Люди могут быть больше заинтересованы в своем здоровье и благополучии. Они могут также ожидать, что качество трудовой жизни обеспечит им комфортные условия в соответствии с их запросами, здоровье и безопасность.
Внешняя среда организации изменяется. У персонала, так же как и у населения, отношения и ожидания изменяются. Динамический характер среды требует от руководителя Учреждения использования инновационных подходов, которые позволят работникам увеличивать производительность.
Оперативное реагирование руководителя на личные потребности и ожидания работников является решающим для успешной реализации программ повышения производительности. Продолжающиеся исследования наводят на мысль, что существует явная взаимосвязь между удовлетворением потребностей человеческого капитала организации и повышением производительности [52, c. 219]. Когда руководители демонстрируют заинтересованность в людях, работающих в их организациях, и понимают, что удовлетворение потребностей персонала означает повышение продуктивности, то, скорее всего, они придут к выводу, что нужно не только платить работникам заработную плату, равную стоимости их знаний и навыков на рынке труда. Необходимо также реагировать на индивидуальные потребности человека.