Задание:
1. Применить команду Изменить фильтр.
2. Создать и применить расширенный фильтр.
3. Разработать отчет с помощью Конструктора на основе одной таблицы.
4. Разработать отчет по данным нескольких таблиц, содержащий наглядную информацию о сведениях, хранящихся в Вашей базе данных.
5. Подготовить отчет по выполнению лабораторной работы,
Отчет должен содержать:
1. Титульный лист.
2. Распечатку результатов фильтрации.
3. Распечатку отчетов (в том числе и в режиме Конструктора).
4. Краткое описание работы.
Ход работы.
Исполь
Зование фильтров
При работе с таблицей в БД фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, определяемые заданным критерием. Команда Записи/Фильтр содержит четыре вида фильтров:
| Команда | Назначение |
| Фильтр по выделенному | Осуществляет фильтрацию данных по выделенному значению данногостолбца |
| Исключить выделенное | Осуществляет фильтрацию данных с исключением выделенного значения данного столбца |
| Изменить фильтр | Открывает окно диалога для задания критерия фильтрации |
| Расширенный фильтр | Открывает окно диалога для задания критерия фильтрации |
Команда Изменить фильтр является более мощным средством по сравнению с двумя предыдущими. В нем можно устанавливать критерии И и ИЛИ. Для задания критерия И необходимо, чтобы все условия
сравнения размещались в одной строке. При использовании критерия ИЛИ необходимо, чтобы выполнялось хотя бы одно из условий сравнения. Условия должны располагаться в разных строках.
Например: из таблицы ТОВАРЫтребуется выбрать записи, содержащие сведения о товарах первой категории, стоимость которых не превышает 80 рублей за кг.
1. Откроем таблицу Товары. Для задания критерия фильтрации выберем команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр.
2. В открывшемся диалоговом окне в поле Цена товара введем условие <=80.
3. В поле Категория товара выберем из открывающегося списка 1. Условия должны быть в одной строке (рисунок 36).
4. Выберем команду Записи/Применить фильтр. Результат фильтрации показан на рисунке 37.
Рисунок 36 – Изменение фильтра.
Рисунок 37 – Результат фильтрации.
Если требуется получить информацию о товарах 1 или 2 категории, нажать ярлычок внизу экрана ИЛИ. В открывшейся новой странице фильтра в поле Категория товара выбрать из списка - 2.
Рисунок 38 - Результат фильтрации:
информация о товарах 1 или 2 категории
Расширенный фильтр. Для задания критерия с помощью расширенного фильтра следует выполнить команду Записи/Фильтр/ Расширенный фильтр. Откроется окно диалога, в верхней части которого расположен список полей фильтруемой таблицы, а в нижней - бланк формирования выражения для фильтра.
Рисунок 39 - Диалоговое окно расширенного фильтра
По сравнению с предыдущим, данный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но и сортировку по нескольким полям одновременно. Для сохранения фильтра выполните команду Файл/Сохранить в режиме просмотра. Фильтр сохранится вместе с таблицей, и будет действовать при следующем открытии таблицы.
Рисунок 40 - Результат фильтрации
Подготовка отчетов
Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. При создании отчета можно пользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчетов, или разрабатывать отчет с помощью конструктора отчетов.
Перед созданием отчета следует определить:
1. С какой целью создается отчет.
2. Какая информация и из каких таблиц должна быть в нем представлена.
3. Отчет какого вида предполагается создать.
4. Нужна ли группировка данных. Способы создания отчетов в MS Access:
- С помощью Конструктора отчетов.
- С помощью Мастера отчетов.
- Автоотчет.
- Диаграмма.
- Почтовые наклейки.