Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Письмо освещает один вопрос. Факты, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы. Текст письма состоит из вводной и основной частей.
В водной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.
В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например, - просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).
Все логические элементы письма выделяют абзацами, начинающимися с красной строки В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.
Начало письма может иметь варианты обращения:
Уважаемый Николай Петрович!
Николай Петрович!
Господин Петров!
Уважаемые господа! (если не известны имена получателей письма)
Уважаемый господин Петров!
Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело. К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут слово “Приложение” (от начального поля, с большой буквы).
На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления документа, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.
Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Резолюцию пишут между реквизитами "Адресат" и "Текст" или на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит "Подпись" включает следующие элементы: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись, расшифровка подписи (И.О.Ф). При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.
Виды писем
Сопроводительное письмо
Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)...
Например: Направляем на утверждение программу...
Письмо-приглашение
Цель письма - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию. В тексте часто используют устойчивые обороты:
Приглашаем Вас на заседание... Просим принять участие в выставке работ...
Информационное письмо
В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную продукцию.
Письмо-извещение
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии...'"
Этот вид письма близок к информационному письму.
Рекламное письмо
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются: Подтверждаем получение Вашего заказа.... Подтверждаем условия поставки.
Письмо-напоминание
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Гарантийное письмо
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу: "Качество продукции фирма гарантирует". Оплату гарантируем".
Письмо-претензия
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить:
По заключенному договору от 30.10.92. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 1993 года кожаной фурнитуры на общую сумму ______ руб.
Фактически ее сдано на сумму ______ руб. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму ______ руб.
Согласно п.2 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2 % суммы недопоставки, т.е. _______ руб.
Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.
Письмо-ответ
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На № _ от __".