ТЕМА 4.2. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Инструкция для выполнения работы:
1. Ознакомиться с материалом, представленным в лекции.
2. Выполнить задания самостоятельной работы.
Лекция:
Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.
Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
1. служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;
2. протокол;
3. докладную, служебную, объяснительную записки;
4. справку;
5. заявление, предложение, жалобу;
6. сводку, заключение, отзыв и др.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:
1) письмо - просьба;
2) письмо - предложение;
3) письмо - претензия;
4) письмо - запрос;
5) письмо - извещение;
6) информационное письмо;
7) письмо - отказ;
8) письмо - напоминание;
9) сопроводительное письмо и т.д.
Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в Управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
1) введение, в котором объясняются причины составления письма;
2) основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая
3) доказательства или опровержения;
4) заключение, в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа,
Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждений предпочтительнее.
Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждений предпочтительнее.
Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.
В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола, Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.
Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.
Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения документа.
В тексте акта допускается заключительная часть, которая может совершать выводы или заключение комиссии.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе
Справка - документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояс нения и ссылки. Подписывает служебную справку руководитель структурного подразделения.
Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания док ладная записка может носить инициативный, информационный и от четный характер.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.
Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, текст, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем.
Предложение – разновидность докладной записки. Содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения чаще всего составляются по заданию руководства. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организации.
Текст документа может состоять из двух частей: краткого обоснования - на основании чего или в связи с чем составляется предложение - и заключения – перечня конкретных предложений. Первая часть (обоснование) может отсутствовать, тогда текст состоит из одной части – конкретных предложений. На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
В сводке представлена информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и др. информационно-справочные документы. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию – руководителем.
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Оформляются по тем же правилам, что и перечни. Текст списка чаще всего излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, и пр.), проекты стандартов и т.п.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».
Спецификация – Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору. Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.
Обязательными реквизитами справочно-информационных документов являются:
1) наименование организации;
2) наименование структурного подразделения (докладная, служебная записки);
3) наименование вида документа;
4) гриф утверждения (только акт);
5) регистрационный номер;
6) дата составления;
7) справочные данные (только у писем и справок);
8) место составления документа;
9) адресат (кроме актов и протоколов);
10) заголовок к тексту;
11) текст;
12) подпись.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие документы относятся к группе справочно-информационных?
2. На каких бланках оформляются справочно-информационные документы?
3. Как строится структура текста служебного письма?
4. Какие бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?
5. Как оформляется вводная часть протокола?
6. Сколько экземпляров акта составляется и сколько подписывается?
7. Какие разновидности записок существуют в организации?
8. В чем особенность оформления справок?
9. Из каких частей состоит заявление?
10. Чем регламентируется составление и оформление заключения, перечня, списка, сводки, спецификации?
Задание самостоятельной работы
«Оформление документов из групп справочно-информационных документов (письмо, справка, акт, докладная записка)»
Оформить проект одного из предложенных видов справочно-информационной документации организации на формате А4 в соответствии с требованиями «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Шрифт, используемый для оформления работы – Times New Roman, 12.
Задание выполняется в соответствии с буквой варианта и высылается преподавателю в формате Фамилия.doc.
Вариант 1(А-К) Оформить проект докладной записки. Составить докладную записку от 18.03.2020 написанную начальником Управления автохозяйством В.О. Ильиным, адресованную Генеральному директору АО «Перевозки» Т.П. Данилину о переводе на должность. Причиной, послужившей составлению докладной является реорганизация структуры Управления автохозяйством и ликвидация рабочих мест, в результате чего происходит перераспределение функций сотрудников. Начальник Управления автохозяйством Ильин просит перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из экономического отдела в отдел автомобильных перевозок с последующим внесением изменений в штатное расписание. Остальные данные укажите самостоятельно.
Вариант 2(Л-М) Оформить проект акта. АО «Авиазапчасть» от 03.03.2020 за № 9. в г.Санкт-Петербург «Об инвентаризации денежных средств». Основание - приказ генерального директора № 23 от 28.02.2020. Составлен комиссией в составе: председатель – главный бухгалтер Борисов О.Н. члены комиссии: экономист Иванова М.И., специалист Самойлова В.И. В период с 02.03.2020 по 03.03.2020 была проведена инвентаризация наличия денежных средств. В результате проверки установлено: 1. Излишков и недостачи не обнаружено. 2. Последний номер приходного кассового ордера № 11, расходного кассового ордера № 23.
Составлен в трех экземплярах: 1-й – генеральному директору; 2-й – главному бухгалтеру; 3-й – в дело № 12. Подписи председателя и членов комиссии. Утверждаю. Генеральный директор В.И.Федотов от 04.03.2020.
Вариант 3(Н-П) Оформить проект письма. Составить и оформить письмо-ответ генерального директора ПАО «Жилстрой» Маркова Н.Н. в адрес директора АО «Фасад» Сорокина В.А.на предложение об оказании рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых, в котором поблагодарил за предложение, но в силу сложившихся обстоятельств считает рекламу жилья несвоевременной в связи с тем, что строительные работы на объекте ведутся с нарушением сроков сдачи, и просил Сорокина В.А.вернуться к решению этого вопроса через полгода, извинившись за нарушение ранних договоренностей. В письме также подчеркивалось, что реальный спрос на жилье повышенной комфортности в городе к настоящему времени не сформировался. Остальные данные укажите самостоятельно.
Вариант 4(С-Я) Оформить проект справки. Подготовить проект справки с места работы для Управления социальной политики по г. Нижнему Тагилу и Пригородному району заведующего складом №4 АО «Перевозки» в г.Нижний Тагил Матвеева Игоря Геннадьевича, 15.11.1989 г.р. за подписью директора Ш.Д. Мухаматзяновой от 06.03.2020 года № 54/987-03. В справке указать, что работает в должности с 24.08.2016г. по настоящее время. Информация об юридическом адресе организации: ул. Юности, 18А, 622001, тел(факс) 8(3435) 42-42-76. Остальные данные укажите самостоятельно.
.