Лабораторная работа №2. Вычисление итогов и структурирование данных.
Цель работы: Изучение инструментов для вычисления промежуточных итогов на основе одной или нескольких таблиц.
Задачи:
- Проводить декомпозицию таблиц, посредством разбивки ее на связные классы.
- Выполнять автоструктурирование таблиц, содержащих формулы и функции.
- Выполнять структурирование таблиц с подсчетом итогов по изменяющемуся полю.
Теоретические сведения.
Большие таблицы неудобны для анализа – при обработке данных представленных в них приходится делать много лишних перемещений по полям и записям таблицы (операции навигации), закрывать и открывать отдельные части таблиц. С целью упрощения анализа данных в Excel предусмотрены операции по группировке и структурированию данных, которые позволяют выделить из основной таблицы подтаблицы, то есть представить таблицу в виде иерархии подтаблиц.
Структурирование таблиц можно проводить как по строкам, так и по столбцам. На одной и той же таблице можно построить несколько вариантов структур.
Требования к структурируемым данным:
- Структурируемые данные находились в смежных полях (столбцах) или записях (строках), которые образуют классы структуры;
- Пересечение классов данных должно быть пустое множество, в противном случае два класса сливаются в один (связные классы).
Выполнение структурирование выполняется с помощью команд: Данные / Группа и структура; Данные / Итоги. Последняя команда не только выполняет структурирование, но и позволяет выполнять расчеты над записями таблицы.
Промежуточными итогами называются вычисления выполненные с помощью определенной функцией по изменяющимся значениям записей одного из полей списка.
Общим итогом называется итог, выполненный с помощью той же функцией по значениям промежуточных итогов. Итоги подсчитывают с помощью операции промежуточные итоги.
Рассмотрим список ЗАКАЗЫ, созданный в предыдущих работах. Поля списка содержат сведения о заказчиках (левая часть списка), заказах (центральная часть) и исполнении заказа (правая часть).
Если в ваших отчетах таблица отличается, от приведенной выше, выполните предварительно сортировку записей по основному полю (Код заказчика).
Задание 1. Структурирование таблицы по полям и записям.
- Выделим весь список.
- Выберем команду Данные / Группа и структура/ Группировать / Столбцы. Получим структуру первого уровня (вся таблица). Обратите внимание на появившуюся линию уровня Охватывающую все поля списка и заканчивающуюся кнопкой со знаком «- ». Выполнив щелчок по кнопке можно свернуть список.
- Выделим из нее таблицы второго уровня, содержащие поля
| Месяц | Дата | Номер заказа | Номер товара | Наименование товара |
- Выберем команду Данные / Группа и структура / Группировать / Столбцы. Получим структуру второго уровня. Продолжая процесс группировки по столбцам, а затем по строкам, получите следующую иерархию:
- Щелкая по соответствующим кнопкам со знаком «- » и «+», сверните и разверните элементы структуры.
- Для удаления структуры выбирается команда Данные / Группа и структура / Удалить структуру.
- Построим на данной таблице другую структуру. Выделим связные блоки полей и записей. Например, выделим сначала столбцы Месяц и Дата и выполним группировку. Результатом операции будет группировка полей Месяц и Дата.
- Выделим столбцы Номер товара и Наименование товара. Выполним группировку. Результатом операции будет группировка полей Номер товара и Наименование товара.
- Выполните группировку по записям ОАО Финиш.
- Сверните и разверните классы структуры.