Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определённом формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access даёт возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчёты [101].
В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут Вам создать таблицы, формы или отчёты из имеющихся заготовок, сделав за Вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введённого значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) - специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office - даёт возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных.
Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Вы обнаружите, что размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации; в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идёт по записям, причём записи обрабатываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации.
Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчёты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, - она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о сотруднике органов внутренних дел может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность, специальное звание и т.п.
При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже в табл. 1 представлены типы данных Access и их описание.
Таблица 1
| Тип данных | Описание |
| Текстовый (Значение по умолчанию) | Текст или числа, не требующие проведения расчётов, например номера телефонов (до 255 знаков) |
| Числовой | Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчётов |
| Дата/время | Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно |
| Денежный | Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчётах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
| Поле MEMO | Для хранения комментариев (до 65535 символов) |
| Счётчик | Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счётчика обновлять нельзя |
| Логический | Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет) |
| Поле объекта OLE | Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access |
| Гиперссылка | Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трёх частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка - Гиперссылка |
| Мастер подстановок | Создаёт поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля |
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
· использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчёты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создаёт новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчётов в уже существующую базу данных;
· мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определённых ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества и т.п.;
· ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
· определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Сортировка данных. Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определённой последовательности, например, в таблице Сотрудники Советского РОВД г. Воронежа записи можно отсортировать в порядке убывания выслуги лет сотрудников. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи - Сортировка - Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию.
Прежде чем щёлкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щёлкните по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку.
По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) - по второму и т.д. Если Вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи - Удалить фильтр.
Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырёх типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.
Ввод и просмотр данных посредством формы. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчётов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.
Создать форму можно несколькими способами. Если Вы в режиме базы данных откроете вкладку Формы и щёлкните по кнопке Создать, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы.
Конструктор позволит Вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер форм даёт возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей.
Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создаёт её автоматически. Если Вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, Вы можете исправить это в режиме конструктора.
Вопросы и задания для самопроверки
1. Дайте определение систем управления базами данных, какие функции они выполняют?
2. В чём отличие между базой данной и электронной таблицей?
3. Назовите типы данных в Access.
4. Что называется полем, записью?
5. Для чего применяется Фильтр?
6. Поясните назначение Формы.