Порядок выполнения задания 2.

2.1. Включите компьютер и зарегистрируетесь в системе. Подождите, пока загрузится Windows.

2.2. Запустите СУБД Access. Для этого нажмите кнопку < Пуск>, в открывшемся главном меню выберите Программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Access 2003.

2.3. Откройте созданную Вами ранее однотабличную базу данных Сотрудники, выполнив следующие действия:

· после загрузки Access, в окне «Приступая к работе » на вкладке «Открыть » выберите пункт Дополнительно;

· в окне Открытие файла базы данных выберите папку, в которой находится Ваша база данных;

· выберите файл базы данных и щёлкните по кнопке Открыть.

2.4. Создайте структуру таблицы Дата заступления. Для этого:

· в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щёлкните по кнопке Создать;

· в окне «Новая таблица » выберите пункт Конструктор и щёлкните по кнопке ОК. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы;

· определите поля таблицы в соответствии с табл. 1;

· в этой таблице задавать ключевое поле не надо, так как данные во всех полях могут повторяться;

· закройте таблицу, задав ей имя Дата заступления.

Таблица 1

Таблица данных Дата заступления

Примечание. Заполнять таблицу данными пока не требуется, это будет сделано в режиме формы.

2.5. Создайте структуру таблицы Наряды аналогично п. 2.4 в соответствии с табл. 2.

Таблица 2

Таблица данных Наряды

В качестве ключевого поля задайте «Код наряда ». Для этого щёлкните по полю «Код наряда » и по кнопке на панели инструментов или выполните команду Правка ► Ключевое поле. Заполняться эта таблица будет также в режиме формы.

2.6. Структура таблицы Сотрудники Советского РОВД г Воронежа уже создана в предыдущей работе и заполнена данными, далее будем использовать эту таблицу с одним лишь изменением - в структуре таблицы надо определить ключевое поле (см. п. 2.5). В нашем случае ключевым полем является поле «Номер удостоверения ».

2.7. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами. Для этого:

· щёлкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Сервис ► Схема данных. На экране появится окно «Добавление таблицы »;

· дважды щёлкните по имени каждой таблицы для добавления их в схему данных и заройте окно «Добавление таблицы », нажав кнопку Закрыть;

· создайте связь между таблицами Наряды и Дата заступления. Для этого подведите курсор мыши к полю «Код наряда » в таблице Наряды,щёлкните левой кнопкой мыши и, не отпуская её, перетащите курсор на поле «Код наряда » в таблицу Дата заступления, а затем отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно «Изменение связей »;

· установите флажок в свойстве Обеспечение целостности данных, щёлкнув по нему;

· установите флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

Примечание. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит Вам отредактировать записи только в таблице Наряды, а в таблице Дата заступления эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Например, если Вы удалите из таблицы Наряды один вид наряда, то в таблице Дата заступления удалятся все строки, связанные с этим нарядом.

· щёлкните по кнопке Создать. Связь будет создана;

· аналогично создайте связи между полем «Номер удостоверения » в таблице Сотрудники Советского РОВД г Воронежа и полем «Номер удостоверения » в таблице Дата заступления. Результат представлен на рис. 4;

· закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

Рис. 4. Схема данных «Сотрудники»