Классификация бухгалтерских документов

Распорядительные документы дают право на совершение строго определенных распоряжений соответствующего должностного лица хозяйственных операций (денежный чек).

Оправдательные документы подтверждают, что указанные в соответствующем документе действия выполнены лицом, представляющим такой документ (авансовый отчет).

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются только в бухгалтерии (расчет распределения общехозяйственных расходов).

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышеперечисленных документов.

Первичные документы составляют основу первичного учета. В них регистрируются факты хозяйственной жизни путем предварительного его наблюдения и измерения (инвентарная карточка учета основных средств).

Сводные документы составляются на основе первичных документов (товарный отчет, кассовый отчет).

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций (приходные и расходные ордера, накладные – требования на отпуск материалов).

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (лимитно - заборная карта, отчет о движении материальных ценностей).

Внутренние документы составляются в организации.

Внешние документы формируются другими организациями и на входе в данную организацию должны быть зарегистрированы (счета – фактуры поставщиков, платежные поручения).

Однопозиционные документы носят узкоспециализированный характер, ограничиваясь отражением одного наименования однородного объекта учета (операции по приходу и расходу по одному номенклатурному номеру)

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы, то такие документы называют многопозиционными документы (расчетно-платежная ведомость, лимитно - заборная карта)

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций. Унификация документов ведет к упорядочению документации и осуществляется одновременно со стандартизацией, т.е. разработкой одинаковых размеров бланков.

Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы.

Вопрос 3.

На предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.д.

Процесс движения документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота.

Полностью соответствующие предъявленным требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов.

В бухгалтерии документы подвергаются трем видам проверки:

Формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документов.

Процесс обработки в бухгалтерии принятых документов включает три этапа – таксировку, группировку и контировку.

Таксировка или расценка представляет собой перевод натуральных и трудовых показателей в денежный измеритель.

Группировка представляет собой подборку документов в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций для дальнейшей подготовки сводных документов за отчетный период.

Контировка – указание в первичных документах бухгалтерских записей, т.е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Данные сгруппированных документов заносят в специальные ведомости – учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляются число и номер регистра, в котором его данные перенесены.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению в течение одного года. По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в архив на хранение, срок которого зависит от их вида, устанавливается Правительством РФ и составляет не менее 5 лет.

Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

Персональную ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности лежит на руководителе предприятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин, результаты работы которого оформляют актом, который утверждает руководитель организации.

Вопрос 4.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация {от лат. – опись} – способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах.

Технически инвентаризация представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов в отдельные инвентаризационные ведомости.

Основными задачами инвентаризации являются:

1. выявление фактического наличия имущества организации;

2. контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

3. выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

4. выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей целью их последующей реализации;

5. подтверждение реальной оценки отдельных статей баланса;

6. проверка обоснованности подбора материально ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности;

7. проверка соблюдения правил и условий хранения производственных запасов и денежных средств в соответствии с их физическими характеристиками;

8. установление соответствия складского и весоизмерительного хозяйства.

Различают следующие виды инвентаризации:

· в зависимости от основания проведения:

плановые инвентаризации – проводятся в заранее установленные сроки;

внеплановые {внезапные} инвентаризации – проводятся неожиданно для материально ответственных лиц, чтобы установить наличие ценностей;

· в зависимости от объема проверки:

полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации;

частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств;

выборочная инвентаризация проводится для контроля работы материально ответственных лиц;

· по периодичности проведения:

текущие инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, контроля норм расхода их фактическому расходу;

перманентная инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время, когда их остаток является минимальным

· по перечню решаемых вопросов:

комплексные инвентаризации;