Вся деятельность любой организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией.
Как уже говорилось ранее, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
Классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.
В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин "вид документа" определяется как классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе по признаку общности функционального назначения*(5).
Порядок оформления различных видов документов складывался исторически: разные виды документов имеют свой набор реквизитов, которые придают документу юридическую силу. Наименования многих документов сформировались давно. С начала XVIII в. известны такие виды документов, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. с течением времени одни виды документов перестали употребляться, на смену им пришли другие. Так, например, официальная переписка в XVIII в., оформляемая в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к письму, при помощи которого оформляются внешние связи организации; к докладной, объяснительной и служебным запискам, используемым во внутренней переписке организации.
Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественного делопроизводства в настоящее время. Названия видов документов не формулируются произвольно авторами документов, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, в действующий Общероссийский классификатор управленческой документации включено 5000 унифицированных форм документов
Юристы должны иметь четкое представление о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением конкретных видов документов.
Документы одного вида могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Например, внутри вида документа "акт" выделяют его разновидности: акт ликвидации организации, акт изъятия, акт выполненных работ и т.п., поэтому важное значение для оформления конкретного документа имеет и его принадлежность к определенной системе документации.
Все многообразие документов можно классифицировать и по другим основаниям.
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.
Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
1. По способу документирования:
- рукописные;
- электронные;
- графические;
- кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
- организационно-распорядительные;
- финансово-бухгалтерские;
- научно-технические;
- по труду;
- отчетно-статистические.
3. По месту составления:
- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По ограничению доступа:
- открытые (несекретные);
- с грифом ограничения доступа.
5. Документы могут иметь следующие грифы:
- "Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
- "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);
- "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
- "Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).
6. По происхождению:
- официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); среди официальных документов выделяют группы личных документов: удостоверяющих личность (паспорт, пропуск), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
- личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными, создаются вне сферы служебной деятельности (личная переписка, дневники).
7. По юридической значимости:
- подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
- копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
- заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
8. По форме изложения:
- индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
- трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
- типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях. По срокам хранения:
- постоянного хранения;
- долговременного хранения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет).
9. По количеству затронутых тем:
- простые (содержат изложение одного вопроса объяснительная записка, акты, письма);
- сложные (включают несколько вопросов и могут относиться к нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям - протоколы, постановления, приказы).
Документ - это единичный факт документирования факта или действия. Но деятельность любой организации или юридического лица этим не ограничивается и характеризуется совокупностью взаимосвязанных и взаимодействующих документов, т.е. системой документации.
Система документации - это "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
Сегодня существует большое количество взаимосвязанных и взаимоподчиненных систем документации. Самыми общими и целостными следует считать общегосударственные межотраслевые системы документации, которые можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.
Этот тип документов представлен комплексом систем, основными из которых являются:
1) организационно-правовая документация;
2) плановая документация;
3) распорядительная документация;
4) информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
5) отчетная документация;
6) документация по обеспечению кадрами;
7) финансовая документация;
8) документация по материально-техническому обеспечению;
9) договорная документация и другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения.
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.
Этапы составления документов. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:
1. Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
2. Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.
Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.
При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.
3. Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
4. Проект документа редактируется и согласовывается.
5. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.
Основное требование к информационному насыщению документа - это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи - убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть "прозрачной", легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй - выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т.д.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные - одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектные, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), в направлении на исполнение.
Многоаспектные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
Многоаспектные письма сложны в работе: с них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.
Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.