Должностной регламент — основной организационно-нормативный документ, регламентирующий содержание и результаты профессиональной деятельности гражданского служащего при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Должностной регламент работника аппарата суда, обеспечивающего деятельность архива, разрабатывается руководителем гражданского служащего по каждой должности, согласно штатному расписанию суда, подписывается руководителем структурного подразделения суда и утверждается председателем суда.
Структурно должностной регламент работника аппарата суда, обеспечивающего деятельность архива суда, включает: общие положения; квалификационные требования; должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего; вопросы, по которым гражданский служащий вправе принимать управление и иные решения самостоятельно; вопросы, в решении которых гражданский служащий принимает участие (подготовка нормативных правовых актов и проектов управленческих решений); порядок служебного взаимодействия с другими подразделениями, государственными органами, должностными лицами, организациями; показатели эффективности и результативности служебной деятельности
Основные должностные обязанности архивариуса суда распределяются по трем основным группам: обеспечение ведения архивного делопроизводства в суде; обеспечение сохранности и использования документов; ведение работы по учету, систематизации и классификации
Так, согласно должностному регламенту государственного гражданского служащего, замещающего должность государственной службы главного специалиста отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства (обеспечение деятельности архива суда), главный специалист: обеспечивает деятельность по ведению архивного делопроизводства в суде; обеспечивает надлежащее хранение и сохранность архивного фонда суда; оказывает консультативную и методическую помощь, осуществляет обучение работников аппарата суда порядку оформления, подготовки, сдачи дел и нарядов в архив суда; обеспечивает создание и поддержание в актуальном состоянии справочного аппарата к документам архива; осуществляет приём судебных дел (материалов), документов общего делопроизводства долговременного срока хранения на архивное хранение, организует их учёт и систематизацию в архиве; участвует в работе экспертной комиссии суда; анализирует предложения о внесении изменений в номенклатуру дел суда, обеспечивает их реализацию; подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документов на хранение в Государственный архив (определенной) области, а также на списание и уничтожение; обеспечивает приём, выдачу и учёт копий, справок, выписок из архивных дел по поступающим запросам (заявлениям); осуществляет контроль за своевременностью возврата и сохранностью единиц архивного хранения, выданных во временное пользование; формирует наряды раздела номенклатуры дел суда «архив»; участвует в ведении электронного документооборота суда, вносит необходимые сведения в учётно-регистрационные автоматизированные базы ГАС «Правосудие»; осуществляет контроль за состоянием документов в архиве, своевременно восстанавливает дела и материалы, требующие реставрации; обеспечивает соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива, а также соблюдение иных условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; составляет установленную отчётность, планы работы архива; составляет паспорт архива; анализирует текущую работу архива, при необходимости готовит обоснованные предложения о её совершенствовании; выполняет иные поручения председателя суда, начальника отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства по профилю своей деятельности.
В целях эффективного исполнения должностных обязанностей главный специалист согласно должностному регламенту имеет право: получать от структурных подразделений суда, специалистов сведения и материалы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; знакомиться с документами, определяющими его должностные обязанности, права и ответственность, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе; знакомиться с проектами решений, принимаемых руководителем отдела, касающихся деятельности отдела и выполняемых им должностных обязанностей; принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с настоящим должностным регламентом; получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей; вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности отдела, совершенствованию его работы, а также своей деятельности; предлагать варианты устранения недостатков в деятельности отдела и т.п. Рациональное разделение труда во многом определяет персональную специализацию по определённым видам работ, в то же время применение принципа взаимозаменяемости предполагает развитие знаний, умений и навыков работников аппарата суда в смежных сферах судебной деятельности. Например, работник архива суда должен знать особенности ведения судебного делопроизводства в отделах суда, специалисты которых обеспечивают рассмотрение всех категорий судебных дел (материалов) по первой инстанции, с тем чтобы принять на хранение надлежащим образом сформированное дело, с осуществлением дополнительного контроля исполнения судебного акта по установленным категориям судебных дел.