Основополагающим методом, с помощью которого можно эффективно использовать рабочее время, можно по праву считать грамотное планирование времени. Планирование- это структурирование времени для хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих для руководителя или организации в целом. Планирование бывает трех видов: долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное.
Планирование рабочего времени дает одно неоспоримое преимущество- выигрыш по времени. Статистика показывает, что увеличение затрат времени на период планирования помогает уменьшить затраты времени в целом.
Понятно, что процесс планирования не может длиться вечно, поэтому существует оптимальный вариант- не нужно уделять на планирование больше 1% общего планового времени. Иначе данная процедура становится неэффективной.
Цель-базовая составляющая планирования. А долгосрочные цели являются основой для любого плана действий.
Основопологаясь на долгосрочные цели формируются подцели (среднесрочные и краткосрочные). Как это происходит? Исходя из личных жизненных целей или миссии организации можно вывести ряд подцелей, поочерёдного достижение которых будет способствовать достижения главной цели. Такие цели называют целями долгосрочного характера, в каждой из которой подцели ранжируются по времени (дела, которые необходимо сделать в ближайшее время, год и т.п.), а их достижение приведет к достижению цели долгосрочного характера. Точно по такой же схеме можно сделать планирование на год, выделить цели на квартал, месяц, день.
Далее необходимо осуществить анализ сильных и слабых сторон самого человека, или же анализируемой организации, которые могут повлиять на скорость достижения цели. Данное действие производится для того, чтобы поощрять сильные стороны и устранять недостатки. Такой анализ является основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.
Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения.
Достигнутые результаты должны соответствовать поставленным в начале работы целям. При этом необходимо соблюдать основные правила планирования [13]:
1. Планирование должно осуществляться в письменном виде. Важно, чтобы такой список являлся не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить в течение дня, для этого нужно превратить его в главный мотивирующий инструмент- ориентировать его на результат. Как вариант психологического воздействия на подсознание можно использовать такой прием: в списке дел вместо «сделать то-то» поставить.
«то-то сделано», тогда, напротив графы человек гордо сможет поставить галочку. Как не странно, такой метод является мощным мотивирующим средством.
2. Обязательно нужно учесть результаты сделанного ранее анализа использования рабочего времени. Благодаря ему можно выявить ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.
3. Как не парадоксально это звучит, не нужно полностью планировать свой рабочий день. По плану должно идти 60% рабочего времени, остальные 40% следует оставить на решение непредвиденных задач.
4. Нужно устанавливать временные рамки на выполнение
Поставленных задач, которые бы не позволяли нам доделывать недоделанные дела в незапланированное время. Факт, что на любое дело необходимо ровно столько времени, сколько его есть в нашем распоряжении, именно поэтому следует устанавливать регламент на решение тех или иных задач.
5. Теперь обратимся к такой функции, как перепоручение дел. Все дела стоит ранжировать по степени важности и срочности. Важные и срочные одновременно следует решать руководителю самостоятельно, Неважные можно разделить на две группы: неважные, но срочные дела, неважные и срочные. Такие дела необходимо перепоручить подчиненным. Такие дела, как несрочные необходимо разделить по времени необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.
6. Необходимо постоянно пересматривать планы, так как окружающая нас среда постоянно меняется и может получиться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.
7. Все поставленные цели должны быть реально достижимы и согласованны, причем не только между собой, но и с планами сотрудников, подчиненных и руководства организации. [4]
Давайте разберем факторы, которые могут вызвать потерю времени и которые были перечислены ранее, но, на которые не было указано в правилах планирования рабочего времени.
Основной проблемой, которая чаще всего приводит к потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дел своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.
Иными словами, делегирование — полномочий- это процесс передачи некоторых функций руководителя своим подчиненным или другим управляющим для достижения целей организации. В организации такой прием используется для увеличения эффективности рабочей силы руководителя. Смысл данного термина- работающие над конкретной проблемой лица как исполнители готовы предоставить консолидированную информацию непосредственному руководителю.
В теории менеджмента делегирование полномочий преследует следующие основные цели:
1. освобождение времени, делегирующего для решения задач, в которых его сложнее или невозможно заменить;
2. повышение мотивации тех, кому полномочия делегированы;
3. повышение доверия в рабочем коллективе;
4. проверка сотрудников на исполнительность. [5]
Какие дела и обязанности делегируются? Принято передавать на ответственность подчиненным рутинную работу, частые вопросы деятельности, разработку проектов и так далее. На подлежат делегированию такие задачи как постановка цели, окончательное принятие решений, контроль результатов, важные срочные дела, задачи с высокой степенью риска, исключительные дела и т.п.
Неоспоримый плюс такой системы распределения обязанностей заключается в формировании в коллективе совместного творческого процесса. Сотрудник, которому делегированы определенные полномочия, получает своеобразную свободу действий и несет ответственность за выполнение данного поручения, что является мобилизующим фактором.
Также, в организации важно, чтобы сотрудники четко понимали поставленные перед ними задачи. Должны быть выработаны корпоративные стандарты передачи информации, это поможет уменьшить время, которое может потеряться в процессе обработки полученной информации и исключить совершение возможных ошибок.
Такие стандарты могут состоять из точных значений терминов, принятых на данном предприятии и список параметров, которые передаются при сообщении о каком-то событии, явлении, факте или предмете, т.е. требование полноты информации. Служебная информация всегда является достоверной, а за ее качество отвечают лица, предоставляющие данную информацию.
Много времени занимают «воры времени». К ним можно отнести телефонные звонки. Они происходят неожиданно, причем в большинстве случаев, когда человек занят важной работой, тем самым отвлекая и сбивая его от рабочего процесса. Поэтому, все входящие звонки руководителя должен перехватывать секретарь, а номер личного сотового телефона не следует давать посторонним людям [19].
В процессе работы руководитель сталкивается с огромным количеством разновидностей «воров времени», однако, они не имеют четких признаков и поэтому, человеку сложно их предвидеть. Чтобы побороть их, необходимо проанализировать возникающие трудности и выработать какую-либо стратегию борьбы с ними. Совещания также занимают большую часть времени делового человека. Для более рационального использования времени рекомендуется провести анализ проведения совещаний с учетом затраченного времени, материальных ресурсов и т.п. Для каждой темы правильно бы было выделить определенное количество времени, ранжируя темы по значимости. После планерки важно взять под контроль выполнение поставленных задач. [2]