Под информационным обеспечением деятельности фирмы понимается деятельность по сбору сведений о состоянии внутренней и внешней среды фирмы, на основании которых принимаются оперативные и стратегические решения. Успех принятых решений зависит от качества информационного обеспечения, которое должно удовлетворять следующим требованиям:
· точность (сообщения содержат сведения, соответствующие действительности);
· объективность (отбор сведений не зависит от личных взглядов и наклонностей, как источника информации, так и ее получателя);
· полнота (состав информации достаточен для проведения анализа и принятия решения);
· актуальность (своевременно пришедшая информация).
Источники информации могут относиться к общей среде, рабочей среде и внутренней среде фирмы.
Основным источником информации о состоянии общей среды являются средства массовой информации, которые сообщают оперативные сведения об индексе инфляции, валютных курсах, ставках и условиях банковского кредита. Данные Госкомстата РФ позволяют оценить тенденции развития производства, товарооборота, платежеспособности населения. Для предпринимателя всегда актуальны официальные материалы по налогообложению, бухгалтерскому учету, порядку ведения валютных операций и т.д., помещаемые в соответствующих изданиях (например, «Финансовая газета»).
Для предпринимателя в книжном деле чрезвычайно важна информация о рабочей среде, так как на ее основании принимаются оперативные решения в области ассортиментной политики, закупок и поставок. Информация представляется в виде перспективных планов, прайс-листов и каталогов фирм, сведений об остатках. Совокупность указанных сведений образует информационную базу данных книжного дела в целом.
Сведения о динамике книгопроизводства и книжной торговли, рейтингах, ценах на полиграфические материалы и услуги можно найти в материалах Российской книжной палаты, отраслевой периодике («Книжное обозрение», «Книжный бизнес» и др.), отраслевых справочниках. Информация о состоянии общей и рабочей среды – база для принятия стратегических решений, выработки маркетинговой политики фирмы.
Источники информации о состоянии внутренней среды фирмы подразделяются на отчетные, мониторинговые и прогнозные.
Отчетные (сканирующие) источники содержат ретроспективные сведения в виде обобщенной информации за определенный период. К важнейшим источникам-отчетам относятся:
· Экономические: отчеты по выполнению планов фирмы по различным показателям: издержкам; ценам и наценкам; запасам и оборачиваемости; выполнении планов отдельными подразделениями; эффективности использования оборудования.
· Маркетинговые: выполнение плана по ассортименту, размеры и доля рынка, данные маркетинговых исследований конкурентов и покупателей, организации продаж и сервиса, эффективности рекламы.
· Финансовые: бухгалтерский баланс фирмы, отчет о прибылях и убытках, расчетные показатели ликвидности, кредитоспособности и платежеспособности, внереализационные операции и т.д.
· Кадровые: движение кадров, производительность труда.
· Ситуационные: комплексный отчет по выделенному направлению развития.
Обилие отчетной информации может привести к ее избыточности, отсутствие эффективной структурированности отчетов – к трудностям в поиске и анализе нужной информации. В обоих случаях такие отчеты трудно использовать для принятия решения.
Мониторинговые источники позволяют вести практически непрерывный мониторинг вновь появляющейся информации о совершающихся хозяйственных операциях. Для получения такой информации применяется сбор данных «в реальном режиме времени» с использованием информационных технологий локальных и отраслевых сетей, специализированных сайтов в Интернете.
Прогнозная информация генерируется расчетным и экспертным путем как информация о будущем (следовательно, к ней мы можем отнести плановую информацию). Прогнозы строятся на основе экономического и финансового анализа с использованием средств статистических (динамических), индексных, факторных, корреляционных и других методов обработки исходной информации. Прогнозы формулируются путем экстраполяции, регрессии, экономических моделей (линейного программирования, массового обслуживания и т.д.). В свою очередь прогнозы служат отправными данными для планирования.