Как известно, деловые документы личного характера – это документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью или относящиеся к ее осуществлению. Такими документами являются: автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, представление, доверенность личного характера, расписка и др.
Если в автобиографии и резюме автор описывает события личной жизни, собственные достоинства и профессиональные навыки, то в характеристике, рекомендации и представлении излагается своеобразный отзыв на того, о ком идет речь в документе.
Каких-либо нормативно-правовых требований, регламентирующих составление характеристик, рекомендаций и представлений в настоящее время нет. Их содержание во многом определяется практикой и принятыми в организации стандартами делопроизводства.
Характеристика и рекомендация: понятия, отличия, структура, оформление
Характеристика - это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение
В зависимости от адресата различают следующие виды характеристик:
· Внутренние характеристики – характеристики, предназначенные для использования внутри той организации, в которой данный человек работает (учится);
· Внешние характеристики - характеристики, предназначенные для применения за пределами организации. Такие характеристики составляются по просьбам самих работников, требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций.
По целям дальнейшего использования существует множество видов характеристик. Например:
· характеристика при переводе работника из одного отдела в другой;
· характеристика при наложении на работника дисциплинарных взысканий;
· характеристика для поощрения работника;
· характеристика для предоставления в призывную комиссию в военкомат;
· характеристика, предъявляемая для получения кредита и др.
Традиционно, характеристика составляется на фирменном бланке организации на листе формата А4 и оформляется исходя из общих правил делового стиля.
Грамотно составленная характеристика должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, выдающей характеристику; название вида документа (характеристика); дата составления; фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, которому выдается характеристика; текст; подписи; печать; гриф утверждения.
Текст характеристики может иметь следующую структуру:
· общие биографические сведения: дата и место рождения, сведения об образовании;
· краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы (обычно включается в характеристику по просьбе самого работника);
· характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы: дата трудоустройства, занимаемые должности, краткое описание обязанностей по последней должности, наиболее значимые результаты;
· оценка личных, деловых и психологических качеств работника, проявленных им в ходе трудовой деятельности, уровень работоспособности и профессиональной компетенции сотрудника, информация о поощрениях, наградах или взысканиях;
· характеристика общественной деятельности;
· иные сведения (для внешней характеристики указывают цель составления данного документа, например: «Дана для предъявления по месту требования»).
Отметим, что для характеристик, предназначенных к внешнему использованию, главным требованием является их официальность. Поэтому составляется такая характеристика уполномоченным лицом, имеющим право выдавать характеристики в соответствии с локальным нормативным актом организации (сотрудником кадровой службы или начальником подразделения). Подписываться внешние характеристики должны уполномоченным лицом, первым лицом организации и заверяться печатью.
Внутренние характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиск печати в них не ставится.
Поскольку характеристика относятся к документам, содержащим персональные данные работника, то в соответствии со статьей 88 ТК РФ, передавать такие данные третьей стороне возможно только после получения письменного согласия работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом).
Если инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку.
Рекомендация (рекомендательное письмо) - это характеристика, выдаваемая гражданину физическим или юридическим лицом, которое пользуется доверием в деловых кругах. Рекомендации предоставляют работодатели, преподаватели или просто знакомые по просьбе тех, кто хочет перейти на другую работу или подает документы на стипендию, грант и т. д.
Составляется рекомендация так же, как и характеристика, но в рекомендации обязательно отмечаются ключевые достижения, сильные стороны соискателя.
Обязательны и контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендацию (рекомендательное письмо) и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.
Представление: понятие, виды, реквизиты, структура, образец
Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий.[2] Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.
Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако - это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению
Различают следующие виды представлений:
· представление к поощрению работника;
· представление к применению дисциплинарного взыскания;
· представление о переводе на должность высшего звена управления;
· представление на работника при проведении аттестации;
· представление к присвоению специального звания (процедура регламентируется специальными нормативными правовыми актами для ряда государственных органов);
· представление к увольнению (также применяется в государственных органах).
Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст наиболее распространенных видов представлений (представления к поощрению и назначению на другую должность) содержит следующую информацию:
· фамилию, имя, отчество;
· дату рождения;
· образование;
· занимаемую должность;
· наименование структурного подразделения;
· стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);
· оценку служебной деятельности;
· повышение профессионального уровня;
· оценку политических, деловых и моральных качеств;
· информацию об участии в общественной работе;
· мотив назначения, перемещения или поощрения;
· наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;
· структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить. [3]
Подписывается представление руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации.
Расписка и доверенность личного характера – понятия, особенности составления и оформления
Как известно, деловые документы личного характера – это документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью или относящиеся к ее осуществлению. Такими документами являются: автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, представление, доверенность личного характера, расписка и др.
Умение правильно составлять и оформлять деловые документы личного характера является не менее важным, чем правильное составление и оформление официальных деловых документов.
Расписка: понятие, реквизиты, образец оформления
Расписка - письменное подтверждение получения денежных и (или) товарно-материальных ценностей.[2] Расписка – документ, составляемый при заключении договора займа.
Расписка пишется в произвольной форме, поскольку нет нормативных правил, предусматривающих ее содержание. В соответствии со сложившейся практикой расписка должна содержать следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку.
Текст расписки выполняется от руки и включает следующую информацию:
· фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, получившего что-либо;
· фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, выдавшего что-либо или наименование учреждения, от которого получено что-либо;
· наименование (перечень) полученного с указанием количества и стоимости (сумма пишется цифрами и в скобках прописью с заглавной буквы);
· подпись того, кто дает расписку
Расписка может заверяться свидетелями совершения операции, или быть заверена у нотариуса. Но с юридической точки зрения, любая расписка и заверенная, и не заверенная имеет юридическую силу. Главное условие - чтобы в ней было четко указано, кто, кому и что обязан или исполнил.
Доверенность личного характера: понятие, структура, срок действия, образец
Понятие доверенности определяется главой 10 Гражданского кодекса Российской Федерации «Представительство. Доверенность». Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Лица в гражданском праве бывают юридические (организации) и физические (граждане). Пункт 1 ст. 185 ГК РФ не ограничивает виды лиц, которые могут выдавать доверенность и которым может выдаваться доверенность. Следовательно, выдавать доверенность могут физические и юридические лица; и выдаваться доверенность может и физическим, и юридическим лицам.
Поэтому в делопроизводстве принято разделять доверенности на официальные доверенности и доверенности личного характера (личные доверенности).
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. [3]
Доверенности личного характера (личные доверенности) выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями; на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, документов, корреспонденции и др.
Каких-либо специальных требований к оформлению доверенности Гражданский кодекс РФ не предусматривает (они есть только к форме доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и установлены не ГК РФ), поэтому доверенность можно составлять в произвольной форме, но при этом следует придерживаться некоторых правил.
Личная доверенность должна содержать следующую обязательную информацию:
· название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
· фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность (в строгом соответствии с паспортными данными);
· фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность (в строгом соответствии с паспортными данными);
· содержание доверенности (необходимо четко прописать содержание поступков, обязанностей, прав, которые имеет полномочие выполнять доверенное лицо);
· наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
· подпись лица, выдавшего доверенность;
· дата выдачи доверенности;
· должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
· дата удостоверения подписи;
· печать.
В соответствии со ст. 186 ГК РФ срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.