Основные инструменты для форматирования текстовых документов

Форматирование производится с целью придания текстовому документу определенных свойств, основными из которых являются: название и тип шрифта; интервал шрифта (обычный, разреженный или уплотненный); отступ текста относительно установленных полей; интервал между различными абзацами (сверху и снизу); отступ (выступ) первой строки, относительно поля; междустрочный интервал между строками текста; различного типа эффекты анимации и параметры переноса слов. Форматирование текста осуществляется применительно к текущему абзацу, в котором находится курсор.

Для задания параметров форматирования предназначены команды на вкладках Главная и Разметка страницы ленты.

Форматирование ранее введенного текста предполагает вначале его выделение, затем на вкладке Главная выбирается название шрифта в группе Шрифт и необходимый размер шрифтав поле Размершрифта. Для изменения начертания текста необходимо нажатье кнопку Ж (полужирный), К (курсив) или Ч (подчеркивание). Для задания цвета символов щелкните стрелку на ярлыке Цвет текста и в предложенной палитре выберите нужный цвет. Основные единицы измерения размера шрифта с указанием взаимного соответствия их размеров приведены в табл. 9.1 (в 1 см – 28 пт., а в 1 дюйме – 72 пункта).

Таблица 9.1

Единицы измерения, используемые в Word

Если символам текста требуется придать особую выразительность, то применяются эффекты «Утопленный», «Приподнятый», «Контур» и «С тенью». Для их применения выделите текст, который необходимо отформатировать, затем на панели Шрифт выберите команду Шрифт. Выбрав на панели Шрифт команду Шрифт, включите необходимые параметры на вкладке Эффекты. Щелкнув вкладку Интервал, Анимация, можно определить интервал между символами (обычный, разреженный или уплотненный), а также выбрать вид эффекта анимации.

Для форматирования используются следующие атрибуты абзаца:

• отступ – изменение положения текста относительно левого и правого полей;

• отступ первой строки – положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца;

• междустрочный интервал – величина расстояния между строками текста (по умолчанию используется одинарный междустрочный интервал). Выбранный междустрочный интервал появится между всеми строками текста в выделенном абзаце или в абзаце, содержащем место вставки;

• выравнивание – выравнивание выделенных абзацев относительно отступов.

Для изменения форматирования абзаца необходимо установить курсор в абзац (при этом абзац является выделенным) и воспользоваться инструментами на панели А бзац:

а) в поле Выравнивание выбрать вариант выравнивания строк абзаца;

б) в группе параметров Отступ ввести значения отступа абзаца от левого и правого поля страницы, определить положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца (нет, Отступ, Выступ). Если выбрано положение первой строки с отступом или выступом, то в поле необходимо задать величину отступа;

в) в группе Интервал определить значение интервала перед и после абзаца, выбрать величину междустрочного интервала.

При этом имеется возможность оценивать результаты изменения всех параметров абзаца, наблюдая, как изменяется положение текста абзаца в поле Образец.

Для выделения текста (абзаца) текстаиспользуются границы в виде различного типа рамок, а для повышения же выразительности текста его задний план может заполняться каким-либо узором выбранного цвета (заливкой).

Чтобы выделить абзац границей, сделайте щелчок в любом месте абзаца, а чтобы выделить определенный текст, такой, как слово, необходимо выделить текст. Выберите вкладку Границы на вставке Разметка страницы. Для получения подсказки о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком «?», а затем щелкните интересующий параметр диалогового окна.

На вкладке Граница выберите нужные параметры: вариант рамки, тип, цвет и толщину линии. Просмотрите в поле Образец выбранную схему оформления абзаца или текста. При этом можно щелчком кнопки включить / выключить границы. Убедитесь, что в списке Применитьк выбран верный параметр (абзацу или тексту ). Щелкнув кнопку Параметры границы и заливки, можно определить отступ границ от текста. Выбрав пункт Заливка, определите цвет заливки, тип узора и цвет фона. Убедитесь, что в списке Применить к выбран верный параметр (к абзацу или тексту).

Выбрав вкладку Страница,можно определить границы на странице. В поле Применить к определите диапазон применения границ на странице: ко всему документу, этому разделу и т.п.

Для вступления в силу заданных параметров оформления абзаца (текста) с границей и заливкой щелкните кнопку ОК. Для отмены нажмите клавишу Esc.

При большой длине строки для лучшего восприятия текста его разбивают на колонки. Для создания колонок следует переключиться в режим разметки страницы, выбрав вкладку Разметка страницы. Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть и выберите на вкладке Разметка страницы вставку Колонки. В диалоговом окне Другие колонки укажите тип колонок и их число, задайте ширину колонок и промежутков между ними, включите, если требуется разделитель между колонками. В поле Применить выберите область применения разбиения текста на колонки. По изображению текста в поле Образец оцените получающееся разбиение, внесите коррективы в параметры разбиения изавершите настройку параметров, щелкнув кнопку ОК.

Операционная система Windows позволяет выбрать различный тип переносаслов в текстовом документе и их параметры. Для этого необходимо выделить форматируемый текст и на вкладке Разметка страницы ñ Расстановка переносов выбрать тип переноса: автоматическая расстановка переносов (с варьируемыми параметрами – ширина зоны переноса и максимальное число последовательных переносов) – для осуществления переносов в тексте из строчных букв; переносы в словах из прописных букв (с тем же варьируемыми параметрами) или принудительный перенос. Если же тип переноса не определен – операционная система осуществляет перенос только по отдельным словам.

Word помогает создать привлекательный и легко читаемый документ. Он проводит анализ использования каждого абзаца в документе (например, абзац является заголовком или элементом нумерованного списка), затем к каждому элементу применяет соответствующий стиль. При этом автоматически форматируются как гиперссылки адреса Интернета, сетей и электронной почты, к частям документа, выделенным звездочками (*) и знаками подчеркивания, применяется полужирный или подчеркнутый шрифт соответственно, два дефиса (- -) заменяются длинным тире (—) и т.д. По умолчанию при первом запуске программы Word автоформатирование включено.

Страница имеет следующие структурные элементы:

• основной текст;

• верхний и нижний колонтитулы;

• сноски.

Основной текст страницы– это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками, а таблицы и рисунки могут иметь подписи.

Колонтитул – это «скользящий» по страницам текст, который размещается в верхней или нижней части страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул также входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа.

Чтобы вставить и отредактировать колонтитулы, необходимо выбрать команду Верхний / Нижний колонтитул на вкладке Вставка. После этого на экран будет выведена панель настройки колонтитулов и откроется окно редактирования колонтитула. Назначение инструментов панели показывает всплывающая подсказка. После завершения редактирования колонтитулов щелкните кнопку Закрыть окно колонтитулов.

Сноска – это примечание к тексту, которое может находиться либо в нижней части страницы (обычная), либо в конце документа (концевая). Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией – 1, 2,...), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером). Сноска и ссылка на нее (т.е. номер или пометка) также имеют стиль оформления.

Чтобы вставить сноску, необходимо на вкладке Ссылки выбрать с помощью находящейся в правом нижнем углу стрелки вставку Вставить с носку, затем в окне Сноски определить вид сноски, обычная или концевая, задать нумерацию. Для завершения создания сноски щелкните кнопку ОК.

Страницы документа характеризуются следующими параметрами:

• размер бумажного листа, на котором будет напечатан документ;

• ориентация листа: книжная,когда высота листа бумаги больше его ширины, или альбомная (высота листа меньше его ширины);

• поля – расстояние от края страницы до текста (сверху, внизу, справа, слева);

• положение колонтитулов от края страницы;

• способ вертикального выравнивания текста между верхним и нижним полями.