Директор ЗАО «Контакт» Егоров 287 00 I7
Личная
Подпись А.Б. Петров
Дата
Печать
Телефонограмма
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Обязательные реквизиты:
Исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего ее, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Пример:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
02.12.2002 Москва №10:30 Директору ЗАО "ВИСТ"
Рогозину А.И. т.148-19-25
20.09.98 в 10 часов в НТЦ (Краснопресненская наб., 12, конференц-зал) состоится совещание оргкомитета выставки "Информатика-98" с представителями фирм-участниц. Просим направить на совещание представителя Вашей организации.
Председатель оргкомитета Подпись А.Р. Сорин
Передала секретарь А.В. Сергеева 925-46-14
Приняла секретарь Е.Б. Карпыч
Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах и т. д.
Телефонограмма перед отправлением должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.
После передачи телефонограммы необходимо записать должность, имя, отчество, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дату и время передачи.
Телефакс
Телефакс - получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсы могут составляться на бланках письма.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором почтовый адрес не указывается, а только номер факсимильного аппарата получателя.
Название вида документа в факсах не указывается.
Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи по аппарату подшивается в дело.
Пример:
Наименование предприятия Руководителю предприятия
Адрес предприятия Телефакс Данилову О.А. факс (095) 141 1526
12.02.2003 №5
На №_ от 00.00.98
О задержке оплаты по счету №___
Уважаемый Олег Алексеевич!
Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету от 00.00.98 №_ за поставку комплекта оборудования "Технократ-105". Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу. В соответствии с пунктом 6.4. контракта №_ через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.
Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.
Консалтинг-менеджер Подпись А.И. Левин
P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произвели оплату, примите нашу благодарность.
Рубин Игорь Владимирович 245 1519
Факс иностранному партнеру
Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет отличия в оформлении заголовочной (адресной) части.
Указывается вид документа "FAX - MESSAGE" (факсимильное сообщение). Единым блоком оформляются:
-номер факса (адресата);
-кому (компания, должностное лицо);
-от кого (компания, должностное лицо);
-дата отправления;
-количество страниц.
Текст и последующие реквизиты (подпись, приложение, копии) оформляются так же, как и в письмах.
Письмо
Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки па другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
• от первого лица единственного числа (прошу);
• от первого лица множественного числа (просим);
• от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
• от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).
В современной коммерческой переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:
а) вежливое обращение:
Уважаемый господин директор
Уважаемый господин Иванов И.И. Уважаемый Борис Петрович
Уважаемые господа
Уважаемые коллеги
6) вежливое заключение:
С уважением
С благодарностью
С надеждой на сотрудничество
С пожеланием успехов
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийныеписьма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами11.
Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.
На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем — отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон.
Название вида документа в письмах не указывается, за исключением гарантийного письма. Письма составляются в двух экземплярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.
Пример оформления писем:
Директору предприятия
Соколову А.Н.
121105, Москва, Остоженка, 9
Наименование предприятия
Адрес предприятия
Тел./факс
00.00.02 №21/1-3
На № от 00.00.02
О задержке поставки мебели
Уважаемый Алексей Николаевич!
Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 00.00.98 №___о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.
Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности. Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.
Генеральный директор Подпись Л.В. Корин
Рудницкая Ольга Сергеевна 234 5192
Гарантийное письмо
Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь: название "Гарантийное письмо"; подписи руководителя и главного бухгалтера; печать.
Пример:
Наименование предприятия Генеральному директору
Адрес предприятия ЗАО "АСКОНТ"
Тел./факс г-ну Вербицкому А.Е.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
117232, Москва, Сретенка, 23
00.00.02 №1-3/28 На № 2-5/114 от 00.00.02
Уважаемый Александр Евгеньевич!
Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.
Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.
Предоплату гарантируем.
Наш расчетный счет................ банк..........
Коммерческий директор Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М.П.
Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правила их составления. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (№ письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:
- имени и фамилии получателя:
- наименования компании;
- номера дома, улицы;
- города;
- штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;
- страны.
- При написании писем все чаще используется "открытая пунктуация", то есть без запятых. При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они направлены.
В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте).
Претензия
Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта и содержат: основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документы, например, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убытков. Документы-доказательства о4юрмляются как приложения к претензии.
Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ
Адрес
Тел/Факс. Кому__________________
(наименование поставщика)
ПРЕТЕНЗИЯ 00.00.02
О взыскании неустойки за недопоставку и убытки
Сумма претензии_____руб.
Согласно договору (контракту) от 00.00.02 №____Ваша организация должна была поставить___________________________________________
(период поставки, срок) продукцию____________ в количестве
_______________________________________-
(наименование) (штук, тонн, метров) на сумму___ руб._________, а также
восполнить недопоставку предыдущего периода в количестве ____________________.
Продукция фактически не поступила (либо поступила в меньшем объеме)_,
что подтверждается______________________________________
(указать транспортный документ, дату и №). Недопоставка составила_______ по
(количество)
цене на сумму____ руб.
В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема производства, изменения ассортимента и т. д.) согласно прилагаемому расчету. Нами были приняты следующие меры по предотвращению (уменьшению) размера убытков. В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере % стоимости недопоставленной продукции в сумме____________________________ руб. и
возместить убытки в сумме___ руб., а всего__________ руб.
Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет в__________________
(наименование банка)
Приложение: 1. Расчет неустойки.
2. Копия договора (контракта, заказа).
3. Расчет убытков.
4. Документы, подтверждающие причинение убытков.
5. Накладная от ____ №
6. Счет от "_____ "_______20__г. №
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М.П.
Ответ на претензию
Ответ на претензию может содержать следующие варианты:
- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
- об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и № платежного поручения при оплате:
- об отклонении претензии полностью или частично.
При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения.
Подписывается ответ на претензию руководителем предприятия и заверяется печатью.
Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ
Адрес Кому_______________
Тел/Факс (наименование получателя)
00.00.02 №
Ha №_____от 00.00.02. Куда_________________
(его адрес)
- Ваша претензия о взыскании ____ руб. за нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам:
- Приложение: 1. Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии. 2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии.
- Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
- М.П.