ЧАСТЬ 1
Составление описей дел
В целях обеспечения комплектования архива организации на все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дала со специальной документацией (научные отчеты по темам, технологическую и техническую документацию, судебные и следственные дела и т.п.) составляются описи дел структурных подразделений.
Опись дела – это информационно-поисковой архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состав и содержание дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
В течение года дела в структурных подразделениях формируются и оформляются в установленном порядке. Затем на них составляются описи дел по установленной форме. По описям дела из структурных подразделений передаются в архив организации.
Описи, подготовленные в структурных подразделениях организации, служат основой для подготовки сводной описи дела организации.
Передача дел на хранение
Передача дел в ведомственный архив
Дела, заведенные в структурных подразделениях организации в соответствии с номенклатурой дел, хранятся в этих службах один год до передачи в ведомственный архив.
В зависимости от объема дел и степени интенсивности их использования в оперативной деятельности аппарата структурного подразделения сроки передачи дел в архив организации могут варьироваться.
В архив направляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно службой ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожения в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел.
Дела в архив поступают с соблюдением графика по описям дел, составленным в двух экземплярах. При этом напротив каждого дела в графе «Примечание» ставится отметка о его наличии. После приема всех дел по описям в конце каждого экземпляра делается заверительная подпись. В ней цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив. Под заверительной подписью проставляется дата передачи и подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
Принятие в архив дела помещают специальные коробки или формируют в связки толщиной 20 см.
Дела, подлежащие направлению в архив организации, но оставленные для оперативной работы в структурном подразделении, оформляются как переданные во временное пользование. В этих целях составляется акт выдачи дел во временное пользование.
Передача дел на государственное хранение
В связи с тем, что законодательством определены государственные и негосударственные части Национального архивного фонда (НАФ), архивы предприятий, учреждений, организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций. Ведомственный архив – это архив государственной организации (организаций) или его структурного подразделения, сохраняющий документы в течение определенного времени, установленного законом.
Архив негосударственной организации – негосударственное архивное учреждение или его структурное подразделение, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов, зарегистрированное в установленном законном порядке.
К работе делопроизводственных и архивных служб организацией независимо от их формы собственности предъявляют единые требования.
Установлены следующие сроки хранения документов в организациях государственной части НАФ до передачи их в государственные архивы:
· для организаций республиканского подчинения – 15 лет;
· для организаций областного подчинения (в том числе промышленных предприятий) – 10 лет;
· для организаций городского и районного подчинения – 5 лет;
· для научно-технической документации (проектной, конструкторской, технологической) – 25 лет.
По согласованию с государственным архивом организация может передавать свои документы на государственное хранение до истечения срока ведомственного хранения или же может продлить этот срок.
Документы, образовавшиеся в деятельности негосударственных организаций, включается в негосударственную часть НАФ и являются собственностью организаций. Поэтому их документы обязательной передаче на государственное хранение (т.е. государственные архивы) не подлежат. Однако это не означает, что негосударственные организации вправе хранить и уничтожать данные документы по своему усмотрению. Они обязаны обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения в специально создаваемых архивах.
Государственные архивы могут выборочно включать негосударственные организации (с их согласия) в число организаций – источников комплектования (список №1). Возможна и другая форма сотрудничества государственных архивов и негосударственных организаций: последние могут передавать в госархивы (с их согласия) свои документы на хранение, но с обязательной компенсацией собственнику (государству) расходов по их хранению.