Закупочной логистике предшествовало понятие снабжение – это деятельность по доведению продукции до потребителей, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения продукции.
Более сложным является понятие закупка – это процесс, реализуемый организационной единицей как для приобретения продукции и услуг нужного качества и количества в заданное время и по правильной цене, так и для управления поставщиками с целью получения конкурентных преимуществ и выполнения корпоративной стратегии.
Закупочная логистика (логистика снабжения)– это координация и интеграция логистических видов деятельности с маркетинговыми и коммерческими для достижения корпоративных целей организации бизнеса, с оптимальными затратами ресурсов.
Таким образом, в закупочной логистике можно выделить несколько аспектов.
Во-первых – это маркетинговый аспект, который включает следующие виды деятельности:
- анализ рынка продукции и услуг;
- поиск и оценка потенциальных источников поставок;
- выбор поставщиков;
- отслеживание отношений с поставщиками.
Во-вторых - коммерческий аспект, включающий в себя:
- участие в конкурсах, тендерах;
- анализ коммерческих предложений, квот, котировок;
- заключение и ведение договоров и контрактов;
- ценообразование;
- кредитование, скидки, платежи.
В-третьих, собственно логистический аспект, заключающий:
- определение базиса поставок;
- транспортировку и экспедирование грузов;
- складирование и грузопереработку;
- таможенную очистку;
- управление запасами;
- приемку и входной контроль качества продукции.
Основная цель закупочной логистики - удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.
Закупочная логистика имеет множество задач, но основными из них являются:
1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий. Сырье, закупленное ранее намеченного срока, ведет к снижению оборачиваемости капитала, увеличению складских расходов, а закупленное позже – ставит под угрозу производственную программу.
2. Выдерживание параметров поставки по объему и количеству в соответствии с потребностями. Закупки, проведенные в большем объеме, чем требуется, ведут к появлению неликвидов, риску перепроизводства. Партии меньшего объема, потребуют дополнительных, внеочередных закупок, что связано с лишними тратами.
3. Выдерживание параметров поставки по качеству сырья,материалов, полуфабрикатов. Материалы более низкого качества потребуют увеличения партии поставки, что ведет к лишним расходам. Сырье более высокого качества, чем требуется, как правило, стоит дороже.
Таким образом, в основе экономической эффективности закупочной деятельности лежит поиск и приобретение соответствующихматериалов необходимого качества, по минимальным ценам, в точно заданные сроки. При этом возможные логистические издержки должны быть также минимальными. Все это требует точных и всесторонних расчетов.
Закупочная деятельность имеет определенное содержание, и последовательность.
Все начинается с исследования рынка. Чтобы осуществить удачную закупку требуется большой объем информации о его насыщенности, тенденциях и перспективах развития. Для этого необходимы серьезные маркетинговые исследования.
Наряду с насыщенностью рынка сырьем и материалами очень важно знать ценовую политику компаний, тенденцию изменения цен. Необходим также анализ стоимости производства потенциального поставщика.
Успешная закупочная деятельность невозможна без определения потребности предприятия и фирмы в конкретных поставках.
В основе определения такой потребности как правило лежат стратегия управления запасами по качеству и количеству, существующие заказы и расходы. Огромную роль играет прошлый опыт, учитывать который крайне важно.
Определение потребности в поставках осуществляется в ходе планирования закупок, которое включает определение:
- того какие материалы требуются;
- количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
- время, когда они понадобятся;
- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
- требуемых площадей складских помещений предприятия;
- издержек на закупки;
- возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии.
Существует достаточно много методов определения потребностей в сырье и материалах. Условно их можно объединить в три группы.
Первая группа – это детерминированные методы. Они используются, когда известна производственная программа, сформированная на основе либо уже имеющихся за определенный промежуток времени заказов, либо известном спросе.
Одним из таких методов является технология МRP-I, планирование потребностей в материалах. Она состоит из ряда логически связанных процедур, правил и требований, переводящих производственное расписание в «цепочку требований», синхронизированных во времени, и запланированных «покрытий» этих требований для каждой единицы запаса компонентов, необходимых для выполнения графика производства.
Основными входными элементами МRP-I являются программа или график производства, список материалов с указанием их количества, необходимых для производства конечного продукта и описание состояния запасов материалов.
Основным выходным результатом МRР I модуля является план заказов, который определяет количество каждого материального ресурса, которое должно быть заказано в каждый рассматриваемый период времени на протяжении срока планирования. Кроме того вырабатывается изменение к плану заказов, которое является модификациями ранее сформированных заказов.
Вторую группу методов можно обозначить как стохастические. В них для расчета потребностей используются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. Этот метод применяется тогда, когда заказы отсутствуют, а потребности рынка не совсем определены. Эти методы требуют большого объема информации.
Третью группу методов обычно определяют как эвристические. В данном случае потребность в сырье и материалах определяют на основе опыта работников, их интуиции, профессионализма.
Для успешной закупки необходимо также правильно определить её методы. Для этого нужно как минимум знать какие методы существуют, в чем их преимущества и недостатки.
В настоящий момент известны несколько методов закупок.
Во-первых, закупка товара одной партией или оптовая закупка. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз. Его преимущества – это простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки, низкие транспортные расходы. Недостатки данного метода - большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
Во-вторых, регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему несколькими партиями в течение определенного периода. Преимущества данного метода заключаются в том, что ускоряется оборачиваемость капитала, достигается экономия площади складских помещений, но при этом увеличиваются риски, транспортные расходы, расходы на оформление заказа.
В-третьих, получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную закупку мелкими партиями, но характеризуется следующим» особенностями:
- количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;
- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
- оплачивается только поставленное количество товара;
- по истечение срока контракта заказчик не обязан принимать, и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.
Преимущества данного метода – это отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.
В-четвертых, ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
- полный перечень товаров;
- количество товаров, имеющихся на складе;
- требуемое количество товаров.
Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
Каждый из перечисленных методов имеет как преимущества, так и недостатки. Поэтому при выборе необходимо учитывать конкретные сложившиеся условия.
Не менее важным вопросом закупок, является определение способа поставок закупаемого материала. Эти способы также достаточно многочисленны. Условно их можно поделить на традиционные и оперативные. С точки зрения логистики больший интерес представляют оперативные. Они основаны на минимальных запасах сырья и материалов на складе и оперативной связи между поставщиками и потребителями.
Они предполагают, прежде всего, поставки мелкими и частыми партиями. При этом брак не допускается. Приемный контроль или сокращен или ликвидирован вообще. Существует единственный источник по долгосрочному контракту. Внимание обращается и на вывоз и на ввоз, а график составляет покупатель. Минимум использования бумажной документации, а упор делается на телефон, электронные средства. Также данный способ предполагает использование стандартных контейнеров.
К таким способам поставок можно отнести:
- метод «канбан»;
- метод «точно в срок»;
- система снабжения по запросам;
- использование в сроки, близкие к потреблению;
- договорные поставки к определенному моменту;
- регулярные поставки, через определенные интервалы времени в соответствии с графиком и т.д.
Пожалуй, самой главной и сложной задачей закупочной логистики является выбор поставщиков. Она требует много времени и ресурсов так как:
- очень много поставщиков, предлагающих товар одного наименования;
- поставщик должен стать надежным партнером;
- количественные показатели важны, но не менее важны качественные, а они трудно поддаются определению;
- выбор поставщиков зависит от большого числа факторов, что значительно усложняет задачу.
Принципиально важным является вопрос о критериях выбора поставщиков. Их очень много и они отличаются большим разнообразием.
Наибольшей популярностью пользуются критерии, разработанные М. Линдерсом и Х. Фироном. Ими предложено девять основных критериев.
Первый критерий – это качество поставляемой продукции. Когда продукция уже произведена, определить её качество в отдельных случаях бывает крайне сложно. Для этого нужно знать производство потенциального поставщика, в частности наличие у него оборудования для производства продукции необходимого качества, возможность проводить им испытания качества, наличие контроля и аттестации входящих материалов и сырья, наличие необходимых инструкций, определяющих количество рабочих операций, время и последовательность выполнения, их контроль, организацию учебы персонала, возможность возврат некачественной продукции без оплаты и возможно со штрафами. Все это возможно при наличии долгосрочной кооперация с поставщиками, выборе поставщиков на стадии разработки продукции. Наиболее оптимальным является вариант участия потребителя в разработке этой продукции, для её максимальной адаптации к производству заказчика.
Второй критерий - своевременность (надежность) поставки. Он определяется на основе специального рейтинга поставщиков. При этом критериями надежности этого рейтинга могут быть честность и отзывчивость поставщиков, обязательность и соблюдение оговоренных сроков и объемов поставок, соблюдение требований к качеству продукции, заинтересованность в бизнесе заказчика, финансовая стабильность, репутация в своей сфере и т.д.
Третий критерий – это цена товара. При выборе цены нужно иметь в виду, что ставить её на первое место не целесообразно, так как о цене всегда можно договориться. И потом за ценой часто стоит качество и надежность
Четвертый критерий – это обслуживание.Он может включать в себя время ответа и качество технической помощи, наличие и качество послепродажного сервис, возможность долгосрочной кооперации и т.д.
Пятый критерий – возможность повторных предложений по разработке продукции или услуги, по улучшению стоимости продукции.
Шестой критерий - техническая инженерная и производственная мощь
Седьмой критерий - оценка дистрибьюторских возможностей поставщиков.
Восьмой критерий - детальная оценка финансов
Девятый критерий - детальная оценка управления. При этом наряду с другими факторами важно учитывать состояние планирования, и наличие стратегического планирования, структуру организации, наличие должностных обязанностей, инструкций и другой регламентирующей документация, существующую систему мотивации и контроля, психологический климат в трудовом коллективе, риск забастовки.
Не менее важным является вопрос о методах выбора поставщиков. Чаще всего в литературе приводится четыре основных метода: метод рейтинговой оценки факторов, затратно-коэффицентный метод или «Метод миссий», метод категорий предпочтения и метод доминирующих характеристик.
Метод рейтинговой оценки факторов заключается в том, что экспертным путем определяются критерии выбора поставщиков. Затем для каждого критерия определяется удельный вес. Следующим шагом оценивается каждый критерий у данного поставщика. Оценка критерия перемножается на его удельный вес. Полученные произведения складываются. В результате мы получим сумму, которая и будет критерием рейтингом данного поставщика.
Затратно-коэффициентный метод заключается в том, что определяется несколько возможных вариантов закупки. Для каждого варианта рассчитываются все расходы и доходы. В результате получаются цифры, которые служат основанием для принятия решения.
Метод категорий предпочтения предполагает выбор поставщиков на основе информации полученной работниками компании на совещаниях, конференциях, в средствах массовой информации, при встречах.
При использовании методов доминирующих характеристик в качестве критерия выбирается один доминирующий показатель.
Тот или иной метод выбирается исходя из сложившихся условий.
Для качественного выбора поставщиков очень важно иметь полную и объективную информацию.
Для сбора информации, необходимо использовать разнообразные источники. Ими могут быть, например:
- каталоги и прайс–листы;
- интернет – сайты;
- торговые журналы, объявления в СМИ;
- конкурсы, торги и аукционы;
- выставки и ярмарки;
- банки и финансовые институты официальных органов;
- торговые представительства компаний;
- переписка и личные контакты с возможными поставщиками;
- конкуренты потенциального поставщика;
- специализированные информационные агентства и исследовательские организации;
- государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией;
- торговые ассоциации, например торгово-промышленная палата РФ.
При отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.
Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.
Не менее важным моментом в закупочной деятельности является получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков. Её процедура может быть организована разным способом.
Наиболее распространенными и эффективными являются конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму, или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара, и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает следующие этапы:
- создание и размещение рекламы о проведении торгов;
- разработка тендерной документации, которая включает в себя инструкцию о процедуре торгов, описание товаров и услуг, критерии для оценки предложений, условия будущего контракта;
- публикация тендерной документации;
- приемка и вскрытие тендерных предложений;
- оценка тендерных предложений;
- подтверждение квалификации участников торгов;
- предложение и присуждение контракта.
Ключевым моментом в этой деятельности является оценка тендерных предложений. Она должна вестись в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации.
Основные правила процедуры оценки являются:
- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.
Тендерный комитет составляет отчёт об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованные причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика являются письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.
Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут иметь различную форму и содержание. Но обычно они включают следующие реквизиты:
- наименование товара;
- количество и качество товара;
- цену;
- условия и срок поставки;
- условия платежа;
- характеристику тары и упаковки;
- порядок приемки-сдачи.
Оферты могут быть твердыми и свободными.
Твердая офертанаправляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения.
Продавцу могут быть направлены и контр условия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.
Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.
Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты).
В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.
И далее идет согласование стоимости обслуживания и заключение договора.