Лекция от 22.03.2014 г.
Базовые действия с документом
Основные понятия
В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл документа и маршрут движения документа.
Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень готовности документа.
Например, начальным состоянием документа может быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив».
Маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ должен поступить к должностным лицам и другим участникам документооборота выполнении делопроизводственной процедуры.
В системе NauDoc тип документов, определяется по принадлежности к той или иной категории. Категория документа определяет жизненный цикл документа, маршрут движения документа, права на операции с документом, а также набор дополнительных полей документа реквизитов).
Структура документа
Основу документа составляет его текстовое содержание, в которое могут быть включены и графические изображения.
Служебная информация о документе указана в карточке документа. В карточке указаны следующие сведения о документе:
· название документа;
· идентификатор. Предназначен для однозначного определения документа в системе;
· владелец документа. Фиксирует персональную принадлежность документа конкретному пользователю. В большинстве случаев владельцем является пользователь, создавший документ. Но могут быть и исключения, например, владельцем может быть назначен пользователь, активно работающий с документом. Одновременно владельцем документа может быть только один пользователь;
· дата создания документа;
· дата последнего изменения содержания документа;
· категория, к которой принадлежит документ.
Карточка может содержать и другие реквизиты, что определяется категорией документа.
Заполнение карточки документа происходит на этапе создания документа или при редактировании его свойств на вкладке «Описание».
Кроме того, непосредственно к документу могут относиться один или несколько внешних файлов, называемых вложениями. Эти вложения могут быть созданы в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, или же представлять собой файлы с графическими изображениями.
В документе могут содержаться ссылки на другие документы. Ссылки устанавливают связи между исходными и порожденными документами.
Маршрут движения документа
Система NauDoc избавляет от необходимости ручной передачи документа между сотрудниками и подразделениями предприятия. Электронный документ находится в хранилище одном экземпляре, пользователям не надо делать копии документа, чтобы передать нескольким адресатам.
Передача документов между сотрудниками и отделами, осуществляется за счет последовательной выдачи заданий на операции с документом в системе NauDoc. Такими заданиями могут быть, например, запрос на просмотр, утверждение или визирование документа.
На каждом из этих этапов, называемые в NauDoc состояниями или статусами, к документу могут быть применены различные действия. Правила продвижения документа между участниками документооборота включают в себя последовательность состояний, список действий и список
пользователей, которые имеют право их совершать. Эти правила определяются маршрутом движения документа и в системе NauDoc описаны в настройках категории документа.
Перед тем, как документ изменит свое состояние, может потребоваться, чтобы определенный пользователь выполнил по документу какое-либо задание. Это задание может состоять, например, согласовании или утверждении документа.
NauDoc автоматически уведомляет ответственных пользователей по электронной почте о назначаемых по документу заданиях, а также контролирует исполнение этих заданий.
Смена состояния документа может осуществляться непосредственно пользователем или происходить автоматически после выполнения назначенных заданий по документу в соответствии настройками категории.
Версии документа
При коллективной работе с документом может происходить неоднократное изменение его содержания. В редактировании документа могут принимать участие различные пользователи. При этом иногда бывает необходимо вернуться к одной из предыдущих редакций документа.
NauDoc позволяет создавать и отслеживать редакции документов, формируя эволюционный след изменения документа. Различные редакции одного и того же документа называются версиями и могут отличаться друг от друга содержанием, статусом, владельцем, наличием вложенных файлов, ссылок и т.д.