При утверждении документа постановлением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, даты, номера, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель организации Профсоюза
(личная подпись) (ф.и.о.)
или
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Президиума
организации Профсоюза
от ___ ______ 20__г.№_
Резолюция руководителя профсоюзной организации
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Оформление приложений к профсоюзному документу
Если документ (постановление или справка) имеют приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в письме по следующей форме:
Приложение: на 10 л.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения:
1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.
2. Смета расходов на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи ответственных за их содержание, дату).
На приложении к постановлению профсоюзного органа в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например: Приложение к постановлению Исполкома Профсоюза от 21.01.2011 №5.
ГЛАВА 4.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ПРИЕМ ПОСТУПАЮЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Обязательной регистрации подлежат:
ü законодательные и нормативные акты, постановления, служебные письма, иные документы вышестоящих профсоюзных органов;
ü приказы, письма, обращения органов власти или администрации образовательного учреждения;
ü проекты документов, представляемых в профсоюзную организацию на рассмотрение, согласование, заключение;
ü предложения об изменении или частичном уточнении нормативных документов;
ü письма, предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза.
Регистрации подлежат и наиболее важные внутренние документы профсоюзной организации (справки о работе по выполнению решения собрания (конференции), информации по отдельным направлениям деятельности и т. д.).
Не подлежат регистрации:
· периодические издания (газеты, журналы), экспресс-информация, брошюры;
· рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма и телеграммы;
· сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки дня заседаний, пригласительные билеты;
· сведения о вручении наград, почетных грамот;
· финансовые, статистические отчеты всех видов, сметы и пояснительные записки к ним, извещения, платежные поручения, банковские счета, накладные, планы и программы обучения;
· замечания на проекты документов, дополнительные сведения к ранее присланным и не взятым на контроль документам.
На каждом Документе проставляется дата поступления (в правом нижнем углу первого листа документа).
В организациях Профсоюза устанавливаются следующие сроки рассмотрения поступивших документов (п. 2.3.10. Правил по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза):
не более 10 календарных дней – для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций, если иной срок не установлен вышестоящим профсоюзным органом;
не более 15 календарных дней – для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза;
не более 30 календарных дней – для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа.
Оформленные и снятые с контроля документы, письма формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации.
В целях обеспечения наиболее полного и своевременного рассмотрения документов необходимо ежегодно на заседании коллегиального выборного профоргана рассматривать информацию по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию Профсоюза.