Работодатель обязан организовать надлежащий учёт и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки. Учёт средств индивидуальной защиты осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.
Выдача работникам и сдача ими СИЗ должны фиксироваться записью в личной карточке учёта выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к настоящим Правилам.
Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ (п.13 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009г. № 290н).
Контроль за выдачей спецодежды работникам и правильностью оформления личных карточек часто является обязанностью специалиста по охране труда.
В личной карточке отражается выдача работникам и возврат ими специальной одежды с обязательным указанием:
· срока носки (использования);
· процента годности на момент выдачи.
Сроки использования средств индивидуальной защиты исчисляются со дня фактической выдачи. В сроки носки теплой одежды включается время её хранения в тёплое время года.
Для контроля за сроками нахождения специальной одежды в эксплуатации рекомендуется, например, на ней ставить штамп с указанием даты выдачи работникам.
Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату: при увольнении, при переводе в той же организации на другую работу, для которой выданные им специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами, а также по окончании сроков их носки взамен получаемых новых.
Дежурная специальная одежда (например, тулуп или плащ на посту охраны) и приспособления записываются на отдельные карточки с пометкой «Дежурная».
Сдача работниками специальной одежды в стирку, дезинфекцию, ремонт, а также зимней (теплой) специальной одежды с наступлением летнего (теплого) времени для организованного хранения оформляется в ведомости и подписывается материально ответственным лицом о приёмке специальной одежды.
Возврат работникам специальной одежды после стирки, дезинфекции, ремонта и хранения (теплой специальной одежды и специальной обуви) производится по тем же ведомостям, в которых была оформлена приёмка, под расписку работника (в предусмотренной для этого графе).
Затраты организации на приобретение (хранение, стирку, сушку, ремонт и замену) спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, смывающих и (или) обезвреживающих средств, предусмотренных законодательством РФ, относятся к материальным расходам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) в полной сумме с даты выдачи их работнику.
Не путайте понятия спецодежда и форменная одежда.
Спецодежда (костюм сварщика, комбинезон хлопчатобумажный, куртка на утепляющей прокладке и т. п.) относится к средствам индивидуальной защиты работников и учитывается в составе материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Форменная одежда (обмундирование, форменная одежда, которая свидетельствует о принадлежности работников к данной организации) – выдаётся работникам бесплатно в соответствии с законодательством РФ или продается по сниженным ценам, остается в личном постоянном пользовании работников и учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ).
В случае если обязанность выдавать работникам одежду не закреплена законодательством РФ, стоимость фирменной одежды, приобретенной организацией для своих сотрудников, не учитывается в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, даже в случае если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение фирменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре (письмо департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 24 августа 2005 г. № 03-03-04/2/51; п.6 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009г. № 290н).
Количество средств индивидуальной защиты определяется в соответствии с Типовыми нормами, но может быть увеличено работодателем с учётом мнения профсоюзного или иного представительного органа работников (ст. 221 ТК РФ).
Если организация увеличила количество выдаваемой работникам спецодежды, необходимо обосновать (доказать, что увеличение норм выдачи улучшает защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, и утвердить приказом руководителя организации нормы выдачи средств индивидуальной защиты (письмо департамента налоговой и таможенно - тарифной политики Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214).
Стоимость средств индивидуальной защиты в пределах норм организации не подлежат налогообложению единым социальным налогом (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) как компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Стоимость средств спецодежды и других средств индивидуальной защиты не признаётся доходом (ст. 41 НК РФ) в той мере, в какой её можно оценить и определить в соответствии с главой 23 НК РФ, и не облагается налогом на доходы физических лиц, если средства индивидуальной защиты:
· выдаются:
– работнику только для осуществления производственной деятельности;
– по нормам, установленным организацией;
· не переходят в собственность работника.
Приложение
к Межотраслевым правилам обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н
Лицевая сторона личной карточки
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № ___