Внешний анализ дебиторской задолженности проводится по бухгалтерского баланса. Для внутреннего анализа привлекаются данные первичного и аналитического учета. Анализ состояния расчетов с предприятиями и организациями республики, а также со странами СНГ, можно провести по данным статистической формы №6-ф «Отчет о состоянии расчетов».
В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность подразделяется по срокам:
- долгосрочная ДЗ (платежи по которой ожидаются более, чем через 12 месяцев);
- краткосрочная ДЗ (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев).
По статье «Краткосрочная дебиторская задолженность», показывается дебиторская задолженность, в том числе выданные авансы, предварительная оплата поставщикам, подрядчикам, исполнителям, учитываемая на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. счетов расчетов, погашение которых ожидается в течение 12 месяцев после отчетной даты.
Однако для исследования ДЗ данных одного баланса недостаточно. Для этого привлекаются данные бухгалтерского учета, отражаемые на счетах 60,62,76 и др., а также данные формы №6-ф «Отчет о состоянии расчетов», в котором отражаются данные о просроченной дебиторской задолженности, состоянии расчетов внутри республики и с другими странами.
В процессе анализа изучается состав, структура и динамика дебиторской задолженности.
Резкое увеличение дебиторской задолженности и ее доли в краткосрочных активах может свидетельствовать о неосмотрительной кредитной политике организации по отношению к покупателям либо об увеличении объема продаж, либо неплатежеспособности и банкротстве части покупателей. С другой стороны, организация может сократить отгрузку продукции, тогда счета дебиторов уменьшатся. Следовательно, рост дебиторской задолженности не всегда оценивается отрицательно. Целесообразно сравнить темпы роста дебиторской задолженности и выручки от реализации.
Необходимо различать нормальную и просроченную задолженность. Наличие последней создает финансовые затруднения, так как организация будет чувствовать недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы и др. Кроме того, замораживание средств в дебиторской задолженности приводит к замедлению оборачиваемости капитала. Просроченная дебиторская задолженность означает также рост риска непогашения долгов и уменьшение прибыли. Поэтому каждое организация заинтересована в сокращении сроков погашения причитающихся ему платежей.
В процессе анализа нужно изучить динамику, состав, причины и давность образования дебиторской задолженности, установить, нет ли в ее составе сумм, нереальных для взыскания, или таких, по которым истекают сроки исковой давности. Если такие имеются, то необходимо срочно принять меры по их взысканию (оформление векселей, обращение в судебные органы и др.).
Важным этапом анализа дебиторской задолженности является оценка ее качества, под которым понимается вероятность ее получения в полном объеме. Показателем этой вероятности служит срок образования задолженности. Ранжирование дебиторской задолженности по срокам (в пределах срока, до 1 месяца после просрочки задолженности, от 1 до 3 месяцев, от 3 до 6 месяцев, от 6 до 12 месяцев, свыше 12 месяцев) позволяет контролировать расчетные операции и своевременно выявить просроченную задолженность, наличие которой создает финансовые затруднения, ведет к повышению риска непогашения долгов.
Работник, занимающийся управлением дебиторской задолженностью, должен сосредоточить внимание на наиболее старых долгах и уделить больше внимания крупным суммам задолженности.
Под ликвидностью дебиторской задолженности понимается скорость, с которой она может быть превращена в денежные средства.
Для характеристики качества и ликвидности дебиторской задолженности используются следующие показатели:
- удельный вес долго- и краткосрочной дебиторской задолженности в общей ее сумме;
- удельный вес просроченной дебиторской задолженности в общей ее сумме;
- удельный вес дебиторской задолженности, обеспеченной векселями;
- доля резерва по сомнительным долгам в общей сумме дебиторской задолженности;
- период погашения дебиторской задолженности;
П ериод оборачиваемости дебиторской задолженности (Пд.з.), или период инкассации долгов равен времени между отгрузкой товаров и получением за них наличных денег от клиентов.
По данным бухгалтерского баланса и ф.№2 коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности определяется по формуле:
Коб = Вр: ДЗ,
где Вр – выручка от реализации продукции (работ. услуг) за вычетом налогов и отчислений их выручки;
ДЗ – средние остатки дебиторской задолженности.
Период одного оборота дебиторской задолженности определяется по формуле:
Пз = (ДЗ х Д): Вр
где Д – число дней в периоде.
Для характеристики качества дебиторской задолженности определяется и такой показатель, как д оля резерва по сомнительным долгам в общей сумме дебиторской задолженности. Рост уровня данного коэффициента свидетельствует о снижении качества последней.
Эти показатели сравнивают в динамике, со среднеотраслевыми данными, нормативами и изучают причины увеличения продолжительности периода нахождения средств в дебиторской задолженности. Ими могут быть: неэффективная система расчетов, финансовые затруднения у покупателей, длительный цикл банковского документооборота и т.д.
Качество дебиторской задолженности оценивается также удельным весом в ней вексельной формы расчетов, поскольку вексель выступает высоко ликвидным активом, который может быть реализован третьему лицу до наступления срока его погашения. Вексельное обязательство имеет значительно большую силу, чем обычная дебиторская задолженность. Увеличение удельного веса полученных векселей в общей сумме дебиторской задолженности свидетельствует о повышении ее надежности и ликвидности.
Особую актуальность проблема неплатежей приобретает в условиях инфляции, когда происходит обесценивание денег. Чтобы подсчитать убытки организации от несвоевременной оплаты счетов дебиторами, необходимо от просроченной дебиторской задолженности вычесть ее сумму, скорректированную на индекс инфляции за этот срок.
Ускорить платежи можно путем совершенствования расчетов, своевременного оформления расчетных документов, предварительной оплаты, применения вексельной формы расчетов и т.д.