Тема 2.8. Расчёты с подотчётными лицами
2.8.1. Категории подотчётных лиц в организации
2.8.2. Порядок проведения расчетов с подотчетными лицами
2.8.3. Направление работников в командировки
2.8.4. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
2.8.5. Задание для самостоятельной работы и самоконтроля
2.8.6. Нормативные правовые акты
2.8.7. Рекомендуемая дополнительная литература
Категория подотчетных лиц в организации
Подотчётными лицами признаются работники организации, которые получили авансом денежные средства на различные хозяйственно – производственные цели или на командировочные расходы. В соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (в ред.) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [11], далее – Порядок ведения кассовых операций, появилось понятие «работник» - это лицо, с которым подписан трудовой или гражданско-правовой договор. Банк России указал на то, что данная норма позволяет компании выдавать подотчетные суммы не только штатному сотруднику, но и любому другому человеку, с которым компания заключила гражданско-правовой договор. Например, договор подряда.
Само понятие «подотчётное лицо» предполагает, что сначала должны быть получены средства под отчёт, а потом произведены расходы.
Учитывая изменения в порядке выдачи денежных средств под отчёт, нет необходимости утверждать перечень работников, которые могут получать денежные средства под отчёт на хозяйственные нужды организации и срок, на который они выдаются.
Порядок проведения расчетов с подотчетными лицами
Порядок выдачи работнику подотчетных денежных средств осуществляется в соответствии с п.6.3 Порядка ведения кассовых операций [11].
Для выдачи наличных денег работнику под отчёт на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер (РКО) оформляется согласно письменному заявлению подотчётного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Сумма подотчетных денежных средств и срок, на который она может быть выдана регламентируется локальным актом организации.
Порядок ведения кассовых операций не устанавливает санкции, которые могут быть применены к организациям, если денежные средства будут выданы без заявления. Однако, на практике отсутствие заявлений может привести работодателя к административной ответственности в соответствии с ч.1 ст.15.1 КоАП РФ [4], а именно штраф для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 руб., для организаций - от 40000 до 50000 руб. Некоторые суды соглашаются, что это правомерно.
В случае перечисления денежных подотчетных средств работнику на банковскую карту, во избежание споров с контролирующими органами рекомендуется также составлять заявление, несмотря на то что Порядок ведения кассовых операций регламентирует лишь выдачу сотруднику наличных денежных средств. Однозначного подхода в этом вопросе нет. Возможность перечисления денежных средств под отчет на зарплатную карту устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например, положением о выдаче денежных средств под отчет).
Совместное письмо Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13 подтверждает использование зарплатных карт для подотчетов. Во избежание рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов необходимо в назначении платежа указать, что денежные средства перечисляются под отчет на хозяйственные, командировочные или иные цели.
После использования денег с банковской карты работник должен будет составить авансовый отчет в обычном порядке в срок, установленный организацией по своему усмотрению и зафиксированному во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Этот срок может быть более трех дней, так как Порядок ведения кассовых операций, который обязывает сотрудника составить авансовый отчет в течение трех дней после установленного срока, распространяется только на выдачу наличных денег под отчет.
Подотчётное лицо обязано в срок, не превышающий трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчёта главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение и окончательный расчёт по авансовому отчёту осуществляется в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт сумме наличных денег.
Порядок выдачи юридическим лицом по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом п.6.4 Порядка ведения кассовых операций [11].
Руководитель организации, являясь работником организации, в случае необходимости получения наличных денежных средств в подотчет на определенные цели также должен написать заявление.
В организации может быть разработан локальный акт, определяющий порядок работы с подотчётными лицами, в котором определена (утверждена) форма заявления, сроки обработки авансового отчёта и пр. Создание такого документа – подготовка к работе в условиях действия нового закона «О бухгалтерском учёте» (ст.19 «Внутренний контроль», п.11 ст.21 «Документы в области регулирования бухгалтерского учёта») [5].
В установленные сроки подотчётные лица должны представить отчёт об использовании подотчётных сумм, который называется авансовым отчётом. Существует унифицированная форма авансового отчета – это форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 [14]. Но с 01.01.2013 года большинство унифицированных форм документов не являются обязательными для применения, к таким документам относится и авансовый отчет. Форму авансового отчета организация вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное – документ должен содержать все обязательные для первичных документов реквизиты, перечисленные в п.2 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» [5].
Все произведённые расходы должны быть подтверждены оправдательными документами.
Передавать подотчётные суммы другим лицам запрещается.
Остаток неиспользованной подотчётной суммы должен быть внесён в кассу организации. Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы. Если сумма вовремя не возвращена, работодатель имеет право её удержать на основании внутреннего приказа руководителя, но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ) [2], и только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок (п.2 ст.243 и ст. 248 ТК РФ) [2]. В противном случае для возврата денег организация вынуждена будет обратиться в суд.