ТЕМА: УЧЁТНЫЕ РЕГИСТРЫИ ФОРМЫБУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА
- Назначение и классификация учётных регистров
- Способы записей в учётных регистрах
- Исправление ошибок в учётных регистрах
- Формы бухгалтерского учёта
Назначение и классификация учётных регистров
Учётные регистры – таблицы, приспособленные для регистрации и группировки в них необходимой информации о фактах хозяйственной деятельности, отражённых в первичных бухгалтерских документах. В регистры из документа переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в учётных регистрах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.
Простейшей формой учётного регистра является журнал регистрации хозяйственных операций.
Классификация учётных регистров:
1. По назначению регистры делятся на:
- хронологические (хронос - время) – это регистры, в которых записи операций производятся последовательно во времени, т.е. по мере их осуществления. Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций и т.д.;
- систематические – это регистры, в которых запись операций производится по определённой системе. Например, по дебету или кредиту счетов. Систематическими регистрами является Главная книга счетов, журналы-ордера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам и другие;
- комбинированные – сочетают в себе и хронологические и систематические признаки. Например, кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией по дебету счёта 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счёта (расход).
2. По видам учёта регистры делятся на:
- аналитические – это регистры, отражающие данные аналитического учёта. Например, карточки складского учёта по каждому наименованию материалов, пофамильные лицевые счета работников предприятия и т.д.;
- синтетические – это регистры, отражающие данные синтетического учёта. Например, Главная книга счетов, оборотная ведомость по этим же счетам, журналы-ордера и другие;
- комбинированные – это регистры, отражающие данные аналитического и синтетического учёта. Например, журнал-ордер № 6 – в его строках приводятся аналитические данные в разрезе отдельных поставщиков, а по графам и итоговым строкам – данные по дебету синтетических счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и др. с кредита счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (общий итог записей по журналу).
3. По внешнему виду регистры делятся на:
- книги – представляют собой листы бумаги прочно скрепленные (сброшюрованные) и пронумерованные. Как правило, книга открывается на 1 год. На первой странице указывается бухгалтерский счёт, записи по которому будут осуществляться. На счетах, открываемых в книге, записываются остатки на начало года, которые переносятся из книги предыдущего года. На последней странице книги делается запись: «В настоящей книге пронумеровано… страниц». Книга подписываются руководителем, главным бухгалтером и ставится печать предприятия. Например, кассовая книга, Главная книга счетов и т.д.;
- карточки – это регистр в виде таблицы, выполненный на листе плотной бумаги определенного, как правило, небольшого формата. Карточки обычно открываются на каждый объект учёта и содержат наименование объекта, количество, сумму в денежном выражении и т.д. Карточки должны быть зарегистрированы в описи карточек и храниться в картотеке. Например, инвентарные карточки учёта основных средств и т.д.;
- свободные листы – это те же карточки, но большего размера, которые хранятся в папках- накопителях. Например, журналы-ордера, справки и т.д.
4. По продолжительности ведения записей (по отчётным периодам) регистры делятся на:
- годовые;
- квартальные;
- месячные.
5. По уровню использования техники регистры делятся на:
- автоматизированного ведения;
- ручного ведения.
6. В зависимости от вида носителя информации регистры делятся на:
- бумажные;
- безбумажные.
Способы записей в учётных регистрах
Многовековая практика применения учётных регистров выработала различные способы ведения в них записей.
Способы записей в учётных регистрах:
1. По числу одновременно получаемых копий:
- простые (однократные) – документы получают в одном экземпляре. Так, регистрация в Главной книге счетов, в журналах-ордерах и многих других регистрах ведется простой, обычной записью;
- копировальные (многократные) – документы получают в нескольких экземплярах. Например, каждый лист кассовой книги заполняется под копирку в 2-х экземплярах.
2. В зависимости от техники ведения:
- безмашинные (ручные) – делают, как правило, чернилами с чётким написанием всех данных, без помарок, подчисток, пропусков строк. Исправления записей осуществляются только установленными способами;
- автоматизированные – с применением ПК.
3. В зависимости от формы регистра, записи могут вестись:
- линейно-позиционным способом – записи по операциям осуществляются в регистрах отдельной строчкой. Например, журналы-ордера, расчётно-платежные ведомости и т.д.;
- шахматным способом – запись сумм по операциям всегда ведется на пересечении определённой строки и определённой графы. Например, шахматная ведомость.
Записи, как и применяемые регистры, можно подразделить на: а) хронологические и систематические; б) частные (аналитические) и общие (синтетические) или итоговые.