Другой сферой при обсуждении вопросов компьютеризации является управление уровнем запасов. Аспекты менеджмента в отношении управления производством и запасами раскрываются в пособиях “Управление производством” и “Контроль запасов”, однако информация, касающаяся физического регулирования запасов, может быть весьма эффективно организована с использованием компьютера. Если вы занимаетесь производством, то компьютер может помочь контролировать информацию о сырье (ввозе или запасах) и готовой продукции (вывозе или выпуске товаров). Компьютер также может вести вашу главную книгу сбыта для осуществления текущего контроля за уровнем запасов готовых товаров и давать своевременное предупреждение в том случае, если вы, например, собираетесь превысить максимальный уровень продажи. Вы можете даже возложить на компьютер задачу определения необходимости увеличения запасов сырья для удовлетворения новых производственных требований. Компьютеры могут обеспечить людей, отвечающих за планирование и отчетность на вашем предприятии, высококачественной информацией, которая поможет ускорить выполнение операций по составлению счетов, контролю за долгами, платежами и покупками, которые было бы невозможно осуществить на столь высоком уровне с применением только лишь систем ручной обработки данных.
Потенциальные возможности компьютеров для существенного усовершенствования сфер деятельности вашего предприятия выходят за пределы таких функций, как запись и контроль. Как объясняется более подробно в пособии “Организация розничной торговли", компьютер, соединенный с кассовым аппаратом - часто с возможностью непосредственного считывания описания и цены продукта при помощи лазерного устройства чтения штрихового кода, - обеспечивает вас мгновенной информацией о целесообразности продажи данного изделия, которая может быть использована для принятия финансовых, маркетинговых, закупочных и административных решений. К сожалению, главным образом только крупные розничные торговые объединения полностью используют потенциальные возможности компьютера в этой системе. Мелкие производители с большой неохотой пользуются существующей автоматизированной технологией не только для разработки новой продукции, но также непосредственно при изготовлении мелких партий заказной продукции. Если вы работаете в сфере производства, постарайтесь узнать как можно больше об использовании компьютеров при разработке и производстве вашей продукции. Система автоматизированного проектирования (САПР) позволяет вам не только испытать новые разработки, не затрачивая время и деньги на отвергнутые варианты, но также вычислить начальные расходы по выбору каждой новой разработки. (Предел мечтаний - это чтобы ваш компьютер общался по телефону непосредственно с компьютером вашего поставщика, и между собой они решали ваши проблемы, в то время как вы и ваш поставщик чудесно проводите время после полудня за игрой в гольф.)
Но знайте, что сложные функции ЭВМ предполагают наличие чрезвычайно изощренного программного обеспечения, с тем чтобы не было неожиданных для вас ситуаций. Кроме того, с применением автоматизированной системы управления производством (АСУП) сложные функции ЭВМ могут быть ограничены довольно дорогостоящими машинами. Вся система АСУП в конечном счете может быть крайне эффективной в отношении стоимости, но неизбежно возникнут и проблемы начального периода. Чем более усложнено программное обеспечение, тем больше времени потребуется для его внедрения в методы вашей работы. Поэтому тщательно продумайте ваши потребности до принятия мер по компьютеризации вашего производства или контроля над уровнем запасов. Вначале убедитесь в том, что существующая система ручной обработки эффективна и проста для понимания.
В общем случае управление - это такая организация какого-либо процесса, которая ведет к достижению поставленной цели.
Следовательно, для управления нужно знать цель и возможные пути ее достижения. Таким образом, управление всегда основано на информации. Кроме информации о цели нужна также информация о фактическом ходе процесса. Исходя из информации о том, что должно быть и что фактически имеется, т.е. об отклонении текущего состояния от заданного, человек-оператор принимает решение, как следует дальше проводить процесс: оставить ли все без изменения или что-то изменить, в частности повернуть рулевое колесо влево или вправо.
Даже в простейших случаях, когда казалось бы нет никаких измерительных приборов и специальных источников информации, все равно управление происходит на основе тех данных, которые человек, осуществляющий управление, получает от своих органов чувств. Довольно часто эти данные он получает подсознательно. Например, квалифицированный рабочий, работающий на токарном или любом другом станке, если уловит увеличение вибраций, услышит дополнительный шум или почувствует запах горелого, сразу поймет, что станок перегружен и надо срочно изменить режим работы во избежание аварии. И самая первая его реакция - остановить станок.
Но развитие машин, увеличение их размера и мощности, скорости движения и производительности, а также связанное с этим общее усложнение производственного процесса неминуемо приводят к тому, что становится необходимым освобождение человека и от управления, т.е. автоматизация производства.
Автоматизацией называют такое развитие производства, при котором непосредственное управление человеком работой машин заменяется действием специальных автоматических устройств. В автоматизированном производстве человек-оператор лишь на всякий случай контролирует ход процесса и иногда может вмешаться в управление, если возникнет какая-либо непредвиденная ситуация.
Если механизация была призвана облегчить физический труд человека, то автоматизация, совершенствуя выполнение этой задачи, имеет целью облегчить также умственный труд человека. Облегчая труд человека, повышая культуру труда в сфере производства и сглаживая различие между физическим и умственным трудом, автоматика в то же время значительно повышает производительность труда. Мощным стимулом автоматики является экономия, получаемая от увеличения интенсивности производства и улучшения качества продукции.
Система управления в отличие от производственной системы, которой она управляет, сама ничего не производит, не вырабатывает энергии и не изменяет свойств исходных материалов, она только перерабатывает информацию.
Система управления ведет сбор информации, осуществляет ее хранение, упорядочение и преобразование из одной формы в другую.
Выбрать “правильную” цель конструирования важнее, чем сконструировать саму “правильную” систему, так как “неправильная” система - это не лучшая и не оптимальная система, но которая все-таки выполняет поставленные цели, хотя, может быть, и не самым совершенным образом. Если же выбрана неправильная цель, то система будет не та, которую ожидает общество: как бы совершенна и удачна ни была ее конструкция, она не будет соответствовать предъявляемым требованиям, т.е. цель окажется невыполненной.
Для выбора цели имеются научно обоснованные методы, которые могут помочь при определении и которые можно использовать для их четкой формулировки и выяснения предпочтения одних целей перед другими. В основе всех таких методов лежит анализ и использование математических моделей.
Анализируя с помощью математических моделей положения, возникающие в результате задания тех или иных целей (иными словами, проигрывая различные ситуации на моделях), можно выяснить потребности в ресурсах, необходимых для достижения целей, изучить возможности использования различных методов организации процесса (управления) и получить другую информацию, позволяющую, во-первых, отбросить цели, не реальные для выполнения, и, во-вторых, определить взаимное предпочтение целей, т.е. в конечном счете сделать обоснованный выбор цели.
Системный анализ - это совокупность научных методов и практических приемов решения сложных проблем: технических, экономических, естественных, социально-политических и т.д.
Характеризуется системный анализ не использованием новых физических явлений и не специфическим математическим аппаратом, а в первую очередь упорядоченным и логически обоснованным подходом к решению проблемы. Он служит способом упорядочения и более эффективного использования знаний, опыта и даже интуиции специалистов в процессе постановки целей и принятия решений по возникающим проблемам.
На схеме процесса формулирования цели и выработки управляющих воздействий (см. рис. 1.1) функции “босса” определяются верхней частью. Босс ставит цели и выделяет ресурсы, необходимые для ее достижения. (Мисс Яна выражается проще: “Босс дает деньги и говорит, что он хочет”.) Теперь наступает очередь менеджера, который должен организовать работу по выполнению задания наилучшим образом. Функции менеджера характеризуются нижней частью схемы.
Прежде всего менеджер должен выработать базовую концепцию. Концепция - это общее представление, основное понятие, можно сказать, первичная идея, определяющая принцип действия и метод реализации той системы, которая будет обеспечивать достижение поставленной цели. Иными словами, первой обязанностью менеджера является определение общей стратегии предприятия.