Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).
Как известно, программное обеспечение (ПО) - это компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО - основа работы компьютера, операционная система, затем к нему добавляется прикладное ПО - набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное/ специализированное ПО.
К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство».
Основной функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а именно:
- осуществление разнообразных операций для работы с данными;
- оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;
- формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;
- определение порядка расчета тура;
- оперативное оформление заказов;
- автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;
- создание справочников по любому сегменту туристского продукта;
- контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;
К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.
С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, не только в сфере туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.
Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам.
Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
- регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
- электронный архив документов;
- согласование и утверждение ОРД;
- контроль исполнения документов и поручений;
- автоматизация договорного процесса;
- управление библиотекой книг (bookmanagement);
- библиотека регламентов управленческих процедур;
- оформление командировок;
- организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;
- система контроля выполнения должностных инструкций [6].
ВЫВОД
В процессе изучения работы офиса туристического предприятия я выяснила следующие требования которые необходимо соблюсти при открытии туристического предприятия:
1. Важно правильно выбрать помещение под офис: лучше вблизи центра города. Правильно оборудовать офис: рабочие места персонала, места для клиентов. Правильно оформить офис вывесками. Поддерживать чистоту и уют в офисе. Правильно расположить мебель и оргтехнику.
2. Важно тщательно подобрать персонал. Работник офиса должен быть вежливым и культурным, аккуратным, с соответствующим образованием. Так же важно не забывать и про внешний вид сотрудников офиса.
3. Важным сегментом так же является програмное обеспечение офиса. Все системы офиса должны полностью справляться с нагрузкой, выполнять большое количество разных функций, для ускорения работы персонала.
Все эти пребывания выполнять очень важно, так как конкуренция на рынке огромная и любая оплошность со стороны руководителя может привести к потере клиентов или банкротству.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Офис туристического предприятия [Эл. Ресурс]: https://studopedia.org
2. Лесника А.Л. Некоторые аспекты функционирования индустрии туризма [Текст]: И.П. Машицкого, А.В. Чернышева: Вестник, 1998.
3. Хвилер Я Связанные одной целью [Текст]: Турбизнес \ Хвилер Я – 2001.
4. Исмаев Д.К. Работа туристской фирмы по организации зарубежных
поездок [Текст]: Луч \ Исмаев Д.К. - 1996.
5. Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности [Текст]: Финансы и статистика \ Ильина Е.Н. - 2000.
6. Морозов М.А. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме [Текст]: Н.С. Морозова: Издательский центр «Академия», 2005.