Правила делопроизводства в Юридической клинике при Уральском институте – филиале Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
I. Порядок проведения интервьюирования
1. Подготовьте свое рабочее место к приему клиента. Подготовьте стол, свободный от посторонних предметов, стулья, ручку и бумагу. Наденьте бейдж[1].
2. Встречая клиента, доброжелательно поздоровайтесь, предложите клиенту присесть и вступите в беседу. Представьтесь сами и представьте Вашу организацию. Поинтересуйтесь, как зовут клиента. Не торопитесь, не суетитесь. Общайтесь доброжелательно и уверенно.
3. Предупредите клиента, что вести дело будет студент-консультант Юридической клиники под руководством и контролем преподавателя-координатора.
4. Сообщите клиенту, что Юридическая клиника не дает консультации по вопросам коммерческой деятельности и по уголовным делам, а также о том, что консультация/иная правовая помощь не будет оказана непосредственно при первой встрече, так как необходимо время для анализа ситуации и подготовки ответа. Удостоверьтесь, что клиент понял все условия и согласен с ними (* не забывайте в регистрационно-контрольной карточке ознакомить клиента под подпись на согласие ведения дела студентом-консультантом, на видеосъемку и использование персональных данных в учебных целях).
5. Поинтересуйтесь у клиента, откуда он узнал о деятельности Юридической клиники (* не забывайте сделать об этом отметку в регистрационно-контрольной карточке).
6. Предложите клиенту рассказать о проблеме, с которой он пришел. Расположите клиента к себе, проявляйте интерес к рассказу клиента, дайте ему высказаться. По ходу рассказа клиента делайте краткие записи. Если клиент в своем рассказе явно уходит в сторону от проблемы, тактично верните его в русло беседы.
7. После окончания рассказа клиента задайте ему уточняющие вопросы, выясните дополнительные обстоятельства, которые могут иметь значение для диагностирования правовой проблемы. Часто клиент не может сформулировать свой вопрос к вам как к юристу, помогите ему, задавая наводящие вопросы.
8. Выясните и максимально конкретно для себя определите, в чем клиент видит правовой интерес, что он хотел бы получить в результате разрешения правовой проблемы (* внесите данные о желаемом для клиента результате в регистрационно-контрольную карточку )
9. Изучите документы, которые принес с собой клиент. Отсканируйте копии документов. Не оставляйте себе оригиналы документов клиента! При недостаточности представленных для оказания правовой помощи документов, проинформируйте клиента о том, какие документы он должен принести к следующей встрече (лучше просить клиентов приносить копии документов). При необходимости назначьте клиенту промежуточную встречу для того, чтобы он принес необходимые документы (промежуточная встреча может быть назначена в любой день и время, удобное для вас и клиента в часы работы юридической клиники [2]). Встреча с клиентом для получения недостающих документов не является повторной встречей в рамках работы Юридической клиники.
10. Назначая дату повторной встречи клиенту, реально рассчитывайте свои силы и возможности. День назначенной встречи обязательно должен совпадать с днем и часами работы Юридической клиники. Вы должны встречаться со своим клиентом лично как для получения, так и для передачи документов.
11. Если клиенту по уважительным причинам (например, истечение сроков обжалования) необходимо срочное оказание помощи, возможность ведения такого дела решается индивидуально – с учетом готовности студента к срочной работе и по согласованию с преподавателем-координатором и руководителем Юридической клиники.
12. Не давайте клиенту никаких обещаний, не давайте предварительной оценки решению дела. При более тщательном изучении документов ситуация может оказаться не такой очевидной, как может вам показаться на первый взгляд.
13. По результатам интервьюирования студентом-консультантом заполняется контрольно-регистрационная карточка клиента.
14. Преподаватель-координатор присутствует при проведении интервьюирования, в случае необходимости может вмешиваться в ход беседы. По результатам интервьюирования проверяет корректность, грамотность, полноту сведений, юридически значимых обстоятельств, отображенных студентом в контрольно-регистрационной карточке.
II. Порядок заполнения и ведения контрольно-регистрационных карточек учета клиентов
1. Контрольно – регистрационная карточка клиента заводится студентом-консультантом при первичном обращении клиента и ведется им на протяжении работы над делом.
2. При заполнении карточки соблюдайте следующую последовательность:
Ø изложите анкетные данные клиента. Обязательно указывайте контактный телефон или e-mail;
Ø ознакомьте клиента с тем, что правовая помощь оказывается студентами-консультантами, что полученные персональные данные могут быть использованы в учебных целях;
Ø узнайте у клиента, откуда им получена информация о деятельности Юридической клиники;
Ø наиболее конкретно и максимально подробно изложите проблему клиента (указывайте обстоятельства, имеющие юридическое значение для дела);
Ø обязательно отдельно уточните у клиента, какой результат он желает получить. Определите его для себя максимально конкретно (если клиент желает, например, материальной компенсации/денежного возмещения, то необходимо ответить на вопросы: в каком размере? от кого? в какие сроки? и т.д.);
Ø укажите, в какой форме клиент хочет получить юридическую помощь (письменная консультация, составление процессуального документа и т.п.);
Ø определите, к какому виду правоотношений относится рассматриваемая ситуация (гражданские, семейные, жилищные, наследственные, трудовые, административные, налоговые правоотношения), сделайте отметку об этом в контрольно-регистрационной карточке.
3. Регистрационный номер присваивается преподавателем-координатором после занесения сведений в электронную базу.
4. Первая часть оборотной стороны карточки заполняется студентом-консультантом самостоятельно (сложности, которые возникли у вас при первичном приеме заявителя, а также в течение работы по всему делу).
5. Вторая половина оборотной стороны карточки (содержащая в себе оценку действий студента) - заполняется преподавателем-координатором после проведения студентом-консультантом первичного приема и по результатам работы с клиентом – до момента завершения работы по делу.
6. Оригиналы контрольно-регистрационных карточек помещаются в соответствующую папку-рубрикатор, согласно категории, к которой относится рассматриваемое правоотношение, внутри которой – по хронологии и согласно нумерации в электронном каталоге.
7. Оригиналы контрольно-регистрационных карточек не выносятся из помещения Юридической клиники. Если вам для дальнейшей работы необходима содержащаяся в ней информация, делайте копию.
8. В конце каждого приемного дня преподавателем-координатором заносятся в электронную базу данных сведения по всем вновь обратившимся клиентам. Электронная база ведется по рубрикатору категорий дел, аналогичному с папкой-рубрикатором, в которую помещаются регистрационно-контрольные карточки клиента. При внесении вновь поступившего дела в электронную базу преподавателем-координатором присваивается делу код, который включает в себя порядковый номер в соответствующей категории правоотношений и форму поступившего обращения
9. По окончанию работы по делу контрольно-регистрационная карточка должна быть полностью заполнена. К ней должен быть прикреплена копия ответа, переданного клиенту, с отметкой последнего в его получении (дата, ФИО, подпись).