ИНСТРУКЦИЯ
О порядке оформления и предоставления отчетности по реализации проекта,
Ставшего победителем Всероссийского конкурса молодёжных проектов 2016 года
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отчет о реализации проекта оформляется в электронном виде и подается на имя Руководителя Федерального агентства по делам молодёжи в соответствии с Приложениями № 1-4 к настоящей Инструкции.
1.2. Электронная версия отчета отправляется на адрес электронной почты: rosmolproject@mail.ru. В теме письма необходимо указать: «ВКМП 2016. 1/2 этап. Ф.И.О. Субъект РФ» (имя и отчество, а так же регион, указываются сокращённо). Документы необходимо высылать в заархивированной папке в формате RAR или ZIP.
1.3. Итоговый отчет о реализации проекта предоставляется Грантополучателем
не позднее 1 октября 2017 года (включительно), в случае завершения реализации проекта позже обозначенного срока – представить промежуточный отчет о ходе реализации проекта.
1.4. В случае внесения изменений в проект, поданный для участия в Конкурсе (смета, план мероприятий, целевая аудитория, география проекта и т.д.), по объективным причинам (сумма гранта меньше запрашиваемой, деньги поступили на счет с опозданием и т.д.) к отчету приложить сопроводительное письмо с разъяснением ситуации и измененными данными проекта.
1.5. Все предоставляемые в отчете документы, подтверждающие факт осуществления расходных операций должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и рекомендациям настоящей Инструкции.
1.6. Отчетность о реализации проекта включает в себя следующие обязательные формы документов:
- отчет о реализации проекта (аналитическая часть);
- отчет о выполнении календарного плана;
- финансовый отчет;
- отчет о выходе материалов в СМИ.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
Порядок оформления аналитической части отчета
Аналитическая часть отчета о реализации проекта (Приложение № 1 к настоящей Инструкции) состоит из титульного листа и описания комплекса мероприятий.
На титульном листе указывается:
- наименование проекта;
- номинация, на которую номинировался проект;
- фамилия, имя и отчество руководителя проекта;
- контактные данные (телефон, адрес электронной почты);
- размер предоставленной суммы гранта;
- срок реализации проекта;
- отчетный период.
Аналитическая часть отчета должна содержать:
- содержание проделанной работы;
- описание мероприятий, проведенных за отчетный период;
- основные результаты за период (количественные и качественные);
- значимость полученных результатов и области их применения;
- наличие и характер незапланированных результатов;
- оценка успешности проекта;
- проблемы, возникшие в ходе реализации проекта;
- общие выводы по реализации проекта;
- дополнительная информация.
2.2. Порядок оформления отчета о выполнении календарного плана
Отчет о выполнении календарного плана проекта (Приложение № 2 к настоящей Инструкции) предоставляется в табличной форме, содержащей следующие разделы (графы):
- порядковый номер мероприятия;
- наименование мероприятия;
- срок реализации мероприятия, согласно календарному плану;
- фактические сроки реализации мероприятии;
- полученные результаты (количественные и качественные).
В отчете отражаются все запланированные и проведенные мероприятия. Если какое-либо мероприятие было запланировано, но не проведено, оно в обязательном порядке указывается в отчете. В этом случае в графе «Сроки реализации (план)» указывается «Не проведено». В строке «Примечание» (под таблицей) пишется обоснование причин, по которым то или иное мероприятие не было проведено.
Порядок оформления финансового отчета
Финансовый отчет (Приложение № 3 к настоящей Инструкции) содержит исчерпывающую информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период, а заключительный отчет - копии всех финансовых документов, подтверждающих произведенные расходы.
Расходы денежных средств на реализацию проекта подтверждаются:
- при расчете наличными деньгами: авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек, накладная или квитанция к приходно-кассовому ордеру и накладная;
- при оплате труда привлеченных специалистов: расчетно-платежная ведомость и табель учета рабочего времени привлекаемых работников, контракт (договор);
- при оплате командировочных расходов: расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение суточных, билеты (документы об оплате транспортных расходов), счета об оплате гостиницы (командировочные расходы должны возмещаться строгом соответствии с действующими нормами возмещения командировочных расходов).
Финансовый отчет оформляется в табличной форме и содержит следующую информацию:
- порядковый номер статьи расходов;
- наименование статьи расходов;
- запланированная стоимость в валюте РФ;
- фактическая стоимость в валюте РФ;
- наименование подтверждающего документа.
К отчету Грантополучатель прикладывает копии всех финансовых документов (товарные и кассовые чеки, накладные, договоры, билеты и иные документы, подтверждающие факт расходования денежных средств).