Раздел 2 запись обращения в учёт.

КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ УЧЕТА ОБРАЩЕНИЙ

V1

Раздел 1 – общие положения

1. Файл «Обращения_2020v1.xlsx» размещается в отдельной папке на сервере. Имя папки может быть любым. Например, «Контроль и жалобы». Там же необходимо создать папку «Ответы» - в ней будут сохраняться ответы по жалобам в формате «.docx» и «.pdf». Гиперссылки программа будет формировать автоматически (об этом – ниже).

Всю эту папку («Контроль и жалобы») можно скопировать, скажем, на флэшку или на другой компьютер – всё будет работать без изменений. Но сам файл и папка с ответами должны быть в одном месте. Примерно вот так:

2. Ответ на жалобу необходимо разместить в папке «Ответы». Документ обязательно должен быть сохранён в формате «.docx», чтобы правильно работали гиперссылки. Документы в других форматах открываться не будут (подробней о гиперссылках ниже). Документ необходимо правильно назвать. Файл должен иметь название: «ИМЯ_#», где ИМЯ – это текст, который Вы пропишите в журнале учёта в графе «имя файла (фамилия)». Нижнее подчёркивание после имени – обязательно. Вместо # пишите порядковый номер обращений в журнале. В нашем примере ответ на обращение гражданина Иванова сохранен в папке «ответы» под названием «Иванов_1». Этот порядковый номер в журнале не прописан для экономии мест. Но Вы видите, что первая запись находится в строке 1001, вторая – 1002, третья – 1003. То есть порядковыми номерами будет, соответственно, «1» «2» и «3». Ну и так далее.

3. На листе «iNF» укажите фамилии работников прокуратуры. Там же будет статистика по каждому работнику (сколько жалоб на руках, сколько рассмотрено, разрешено)

4. на листе IND (сокращенно от index, это лист на котором сформированы выпадающие списки) можно дописывать – откуда жалобы поступают и сферы по иному законодательству. Для этого в полях с текстом зелёного цвета можно дописать что-то свой вместо «XXX»

Раздел 2 запись обращения в учёт.

1. Если у Вас достаточно современный компьютер, то можно оставить автоматический расчёт формул (вкладка «формулы»). Если при этом программа будет «тормозить» - лучше отключить:

2. После того, как жалоба поступила, её можно записывать в учёт.

Начинайте запись с даты поступления в графе – «дата поступления» (её название подкрашено синим цветом). Когда дата указана - строчка с данной жалобой обретёт границы автоматически.

Если у Вас у Вас достаточно современный компьютер, и Вы работаете с автоматическим расчётом формул, то после указания даты поступления:

- в первой графе автоматически появится отметка «НП №?». В этой графе можете казать номер НМ по жалобе (когда номер будет присвоен) или исходящий номер (если НП не заводилось);

- в графе «результат » автоматически появится отметка «остаток»;

- в графе «поступление + тип жалобы » автоматически появится отметка «Первичное обращение (текущий год)»

Если автоматический расчёт формул отключен – то можно либо дальше записывать, либо нажать кнопку F9 на клавиатуре (она запускает перерасчёт всех формул в книге), либо нажать на иконку «сохранить» (это тоже пересчитает все формулы, если включена соответствующая настройка в параметрах).

2. Далее записываем дату регистрации. После этого:

- левее в графе «Срок рассм. + контроль » появится дата, в которой истекает 30ти суточный срок рассмотрения жалобы (первые сутки – это день регистрации);

- в графе «что в ответе (кратко) » появится обратный отсчёт – сколько дней осталось до конца сроки и на какой день недели выпадает последний день.

3. Далее указываются Фамилия Имя Отчество полностью. Адрес заявителя, дата жалобы, её реквизиты, краткое содержание, как поступила, кому поручено – все эти данные не обязательны для расчёта показателей в отчете. Они указываются по Вашему желанию. если какие-то графы Вам не нужны (или нужны дополнительные) – напишите нам об этом при заказе полной версии учёта.

4. Далее заполняем графу «на кого ». Здесь указывается, на кого жалуется заявитель. Предлагается выбор – «ОМСУ» либо органы следствия (дознания) по списку. Если жалоба НЕ касается ОМСУ или органов следствия (дознания), то можно указать свободный текст – ООО «рога и Копыта», например.

5. Далее пишем данные в графу «сфера нарушений (раздел N2) ». При этом, если жалоба на работу «ОМСУ» - то в графе «сфера (раздел N3)» данные пропишутся автоматически (если включен автоматический расчёт формул). Эти данные можно вводить и вручную.

6. В графе «доп. УПК » указываются доп. сведения про несовершеннолетних, коррупцию, разумные строки, методы следствия. Несовершеннолетние также указываются по жалобам на постановления судов по уголовным делам.

7. Далее заполняются графы «депутат заявитель » и «Доп. отчет СЗФО » - это для работников прокуратуры, которые просили включить доп. отчет для уполномоченного в СЗФО.

8. Графа «Имя файла » - в ней программа автоматически пропечатывает первое слово из графы «Фамилия Имя Отчество » (заявителя). Если Вы хотите именовать файлы по-другому, то прописывайте в этой графе что-то своё. Например, ответ на жалобу Вы сохранили в папке «ответы» под названием «Ответ Иванову_1». Значит, в этой графе нужно напечатать «Ответ Иванову».

9. В графе «поступление + тип жалобы » автоматически программа указывает, что это первичное обращение текущего года. Можно поменять это значение на другое. Запись, содержащая текст «искл. из отчета!» означает, что жалоба не будет включена в отчетные цифры вообще.

10. После внесения жалобы в учет, она передаётся исполнителю для рассмотрения. В журнале можно контролировать сроки по жалобам. Если срок истекает в ближайшие дни или уже истёк, то дата, указанная в графе
«Срок рассм. + контроль» окрасится в красный цвет, т.е. будет сигнализировать, что срок пропущен и надо бы пошевелить исполнителя.

11. Когда ответ на жалобу подписан и отправлен, сам ответ необходимо сохранить в папке «ответы ». Сохранять можно в текстовом виде в формате «.docx» и в сканированном виде. Но это не обязательно.

12. «дата ответа » - в этой графе указывается дата ответа на жалобу. Когда дата прописана – в графах «PDF » и «txt » автоматически пропишутся и прорисуются ссылки на документы. Их можно нажимать – документы, сохраненные Вами в папке «Ответы » будут открываться.

13. «результат » - в этой графе сейчас стоит слово «остаток» - его необходимо заменить вариантом из выпадающего списка: удовлетворено, отклонено и т.д.

14. В графе «Срок рассм. + контроль » стоит дата – нужно поменять её на вариант из выпадающего списка – там указываются сроки рассмотрения 7, 15, 30 суток, ст.124 УПК РФ. Если срок нарушен – то выбирайте вариант с нарушенным сроком.

15.В графе «что в ответе (кратко)» укажите (по желанию) произвольный текст. В графе «напр с контро-лем, результат » - тоже произвольный текст по Вашему желанию.

15. Важно помнить – при работе в программе нельзя удалять строки, столбцы, ячейки в журнале учёта. Если Вы внесли ошибочно жалобу – просто напишите другую поверх неё или снимите её с чёта (в графе «поступление + тип жалобы » укажите «снять с учёта (искл. из отчета!) ». Или пришлите нам (если прям необходимо удаление) – мы сами внесём изменения. Удалять строку нельзя. Это связано с принципами работы EXCEL – появятся ошибки в отчете.

РАЗДЕЛ 3 заключение