РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ
В MS EXCEL
Севастополь
ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MS EXCEL
Ввод данных на рабочий лист
В ячейки электронной таблицы можно вводить константы (числовые, текстовые, логические, дата-время) и формулы. Данные вводятся в ячейку, выделенную табличным курсором (текущую ячейку). Ее адрес задается номерами столбца и строки, на пересечении которых она находится, и отображается в поле Имя. Ввод данных заканчивается нажатием клавиши Enter или щелчком мыши по другой ячейке.
Ввести данные в ячейку можно также с использованием поля Строки формул. Для этого сначала нужно сделать необходимую ячейку текущей, установить текстовый курсор в поле Строки формул и набрать данные на клавиатуре.
Рис.5.1 – поля Excel
При вводе числовых данных следует соблюдать следующие правила:
- при вводе отрицательных чисел нужно вводить знак – или заключать число в круглые скобки, например –4 или (4);
- для отделения групп разрядов (классов) можно вводить пропуски, например 1 000 000;
- при вводе дробных чисел нужно обязательно вводить целую часть, отделяя ее от дробной части пробелом. Например, число ½ вводится как 0 1/2 Excel преобразует число в десятичную дробь 0,5, которая отображается в поле Строки формул, а в ячейке отображаются введенные дробные числа.
- для обозначения процентов после числа вводят символ %;
- для ввода чисел в экспоненциальном виде используют латинскую букву Е (е), например 3003,4 = 3,0034·103 = 3,0034E+3.
Excel предоставляет дополнительные возможности для автоматизации ввода текстов. Программа запоминает текстовые данные, введенные в предыдущие ячейки текущего столбца. И при вводе первых букв таких данных в следующие ячейки этого столбца автоматически предлагает их полный текст.
Ввод формул
Формула в Excel – это выражение, которое начинается со знака = и может содержать числа, текст, ссылки на ячейки, знаки действий (операторы), скобки и функции.
При вводе формул нужно соблюдать следующие правила:
- для обозначения действия возведение в степеньиспользуется оператор ^;
- нельзя опускать оператор умножения;
- для изменения порядка выполнения действий используют круглые скобки;
- для обозначения действия нахождение процентовиспользуется оператор %; например, формула нахождения 25 %от числа 134 будет выглядеть так: =134∙25 %;
По умолчанию после ввода в ячейку формулы результат вычисления отображается в этой ячейке, а введенная формула отображается в Строке формул.
В формулах можно использовать ссылки на ячейки. Ссылка на ячейку состоит из адреса ячейки, к которому добавляется указание на место ее расположения, если она находится на другом листе. Если в формуле используются ссылки на ячейки, то при вычислении по этой формуле используются данные из этих ячеек. При изменении данных в этих ячейках происходит автоматический пересчет значений по всем формулам, которые содержат ссылки на эти ячейки.
Если содержимым ячейки является формула, которая содержит ссылку, то при копировании содержимого этой ячейки в формуле происходит автоматическое изменение ссылок – модификация формулы: номера столбцов (строк) в ссылках изменяются на разность номеров конечного и начального столбцов (строк). При перемещении формулы не модифицируются.
Для того чтобы при копировании ссылки в формуле не модифицировались, перед номером столбца строки добавляют символ $. Так, ссылка B10 будет модифицироваться, а ссылка $B$10 – нет. Если в ссылке символ $ добавлен только перед номером столбца или номером строки, например $B10 или B$10, то при копировании такие ссылки модифицируются частично: изменяется лишь номер строки или столбца, около которого не стоит символ $.
Ссылка, которая модифицируется при копировании формулы, называется относительной.
Ссылка, которая не модифицируется при копировании формулы, называется абсолютной.
Ссылка, в которой модифицируется или номер столбца, или номер строки, называется смешанной.
Редактирование данных
Редактирование данных можно выполнять непосредственно в ячейке или в поле Строки формул. Для редактирования данных в ячейке можно дважды щелкнуть по этой ячейке или сделать ячейку текущей и нажать клавишу F2. Для редактирования данных в поле Строки формул нужно сделать ячейку текущей, выбрать необходимое место в поле Строки формул, выполнить редактирование, после чего нажать клавишу Enter.
Для удаления данных из ячейки можно сделать ее текущей и нажать клавишу Delete. Можно также выполнить Главная - Редактирование - Очистить - Очистить содержимое.
Выполнение операций копирования и перемещения данных из ячейки или диапазона ячеек электронной таблицы осуществляется: с использованием команд Копировать, Вырезать, Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная; с использованием команд контекстного меню объектов; с использованием комбинаций клавиш; перетягиванием.
Если содержимым ячеек, которое копируется или перемещается, являются формулы, то при вставке из Буфера обмена можно вставить в выделенные ячейки не сами формулы, а вычисленные по ним значения. Для этого необходимо выполнить Главная ® Буфер обмена ® Вставить ® Вставить значения.
Можно вставить данные из Буфера обмена в выделенные ячейки таким образом, чтобы они не заменяли существующие данные, а добавлялись к ним (или вычитались от существующих значений, или умножались на существующие значения, или существующие данные делились на те, которые вставляются). Для этого нужно выполнить Главная ® Буфер обмена ® Вставить ® Специальная вставка и в окне Специальная вставка, которое откроется, в группе Операция выбрать соответствующий переключатель.
Если выполнить Главная ® Буфер обмена ® Вставить ® Транспонировать, то при вставке произойдет транспонирование данных, которые вставляются из Буфера обмена: данные из столбцов будут расположены в строках, а данные из строк – в столбцах. Ссылки в формулах при такой вставке также изменяются соответствующим образом.
Транспонирование можно также задать установкой метки флажка транспонировать в окне Специальная вставка.
Для вставки в таблицу новых столбцов (строк) необходимо выделить столбцы (строки), перед которыми нужно вставить новые, и выполнить Главная - Ячейки - Вставить - Вставить строки (столбцы) на лист. Если выделить один столбец (строку), то перед ним вставится один новый столбец (строка), а если выделить несколько столбцов (строк) подряд, то перед ними вставляется столько столбцов (строк), сколько выделено.
Для вставки в таблицу нескольких ячеек нужно:
- Выделить необходимый диапазон ячеек.
- Выполнить Главная - Ячейки -Вставить - Вставить ячейки.
- Выбрать в списке переключателей окна Добавление ячеек нужный
- Выбрать кнопку ОК.
При выборе переключателя ячейки со сдвигом вниз выделенные ячейки вместе со всеми ячейками, которые находятся ниже них в их столбцах, сдвигаются вниз, а на их место вставляются новые пустые ячейки.
Аналогично происходит и вставка новых ячеек при выборе переключателя ячейки со сдвигом вправо.
Можно вставить в таблицу новые ячейки сразу вместе с их содержимым. Для этого нужно:
- Выделить необходимый диапазон ячеек с данными.
- Выполнить Главная - Буфер обмена – Копировать.
- Выбрать левую верхнюю ячейку того диапазона таблицы, куда будут вставляться новые ячейки со скопированными данными.
- Выполнить Главная - Ячейки - Вставить - Вставить скопированные ячейки.
- Выбрать необходимый переключатель из списка переключателей окна Вставка скопированных ячеек.
- Выбрать кнопку ОК.
Удаление столбцов, строк, отдельных ячеек и их диапазонов происходит аналогично вставке. Для выполнения этих операций нужно выполнить Главная - Ячейки - Удалить - Удалить ячейки (Удалить строки (столбцы) с листа). При вставке или при удалении фрагментов электронной таблицы во фрагментах таблицы, которые при этом сдвигаются, происходит модификация формул. Благодаря такой модификации все результаты вычислений, которые были найдены перед вставкой или удалением, не изменяются.
Создание прогрессии и списков
Для ввода в диапазон ячеек членов арифметической прогрессии можно:
- Ввести в две соседние ячейки первые два члена арифметической прогрессии.
- Выделить эти ячейки.
- Заполнить нужный диапазон ячеек, используя маркер заполнения. При этом по первым двум членам арифметической прогрессии вычисляется разность прогрессии и следующие ее члены.
Excel 2007 имеет библиотеку стандартных списков, которые можно использовать для быстрого заполнения ячеек. Просмотреть эти списки и при необходимости создать новые можно, выполнив Office ® Параметры Excel ®Основные ® Изменить списки. Если в первую ячейку диапазона ввести один из элементов списка и использовать маркер заполнения, то диапазон ячеек заполнится следующими элементами этого списка. Причем, после последнего элемента списка в следующие ячейки вводятся элементы списка, начиная с первого.
Чтобы ввести в диапазон ячеек члены арифметической или геометрической прогрессии. Для этого нужно:
- Ввести первый член прогрессии и сделать эту ячейку текущей.
- Выполнить Главная ® Редактирование ® Заполнить ® Прогрессия или перетянуть маркер заполнения при нажатой правой кнопке мыши и выбрать в меню, которое откроется, команду Прогрессия.
- Выбрать в диалоговом окне Прогрессия тип прогрессии: арифметическая или геометрическая.
- Ввести в поле Шаг разность арифметической прогрессии или знаменатель геометрической прогрессии.
- Ввести в поле Предельное значение значение, которого не превысит последний необходимый член прогрессии.
- Выбрать расположение по строкам или столбцам.
- Выбрать кнопку OК.