ПОЛОЖЕНИЕ
О порядке ведения личных дел работников
Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 311 комбинированного вида»
Московского района г. Казани
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 311 комбинированного вида» Московского района г.Казани (далее – Организация).
1.2. Личное дело работника- совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
1.2. Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ; Федеральным законом 27.06.2006 № 152 «О персональных данных» Методическими рекомендациями Росархива, Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», оллективным договором и Уставом Организации.
1.3. Ведение личных дел работников Организации обеспечивает заведующий.
2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
2.1 Формирование личного дела работника производится лицом, ответственным за формирование личного дела (секретарем), не позднее пяти рабочих днейсо дня заключения трудового договора и только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
2.2. Лицо, ответственное за формирование личного дела, проверяет у работника при поступлении на работу наличие документов, предусмотренных статьей 65 ТК, в том числе:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- заявление о приеме на работу;
- документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
- идентификационный номер налогоплательщика;
-документ воинского учета (для военнообязанных лиц);
- документ об образовании;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования;
- трудовую книжку;
- медицинскую книжку (если это предусмотрено для данной должности);
- свидетельство о браке;
- свидетельство о рождении детей.
2.3. Лицо, ответственное за кадровое делопроизводство, оформляет:
-личную карточку № Т-2;
- приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- трудовой договор в двух экземплярах;
- должностную инструкцию;
- журналы об ознакомлении работника с локальными актами, документами по охране труда.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
б) проставление на обложке личного дела (приложение № 2)следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел Организации); полное наименование Организации; номер личного дела; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;
в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
-внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
- лист с отметками об ознакомлении работника с личным делом (приложение № 4);
- лист с отметками о результатах ежегодной проверки состояния личного дела (приложение № 5);
- личный листок по учету кадров или анкета (приложение №6 и 7);
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- должностная инструкция;- трудовой договор;
- договор о полной материальной ответственности (если работник- материально-ответственное лицо);
- согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6.Документы помещаются в папку – скорошиватель. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7.Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также, кем изъят документ и по какой причине.
2.8.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9.При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
3.ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКА
3.1.Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника Организации.
3.2.Дальнейшее введение личного дела работника предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
-дополнение к личному листу по учету кадров;
-дополнительные соглашения к трудовому договору;
-копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
-лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
-иные документы.
3.3.В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение и срок хранения менее 10 лет включительно. Такие документы хранятся в отдельном наряде №4-09 «Документы, не вошедшие в состав личных дел».
3.4.В конце календарного года и не позднее 30 декабря все работники Организации проходят ознакомление с личными делами. Об этом делается отметка в листе ознакомления работника с личным делом.
3.5.Ознакомление с делом происходит исключительно в кабинете секретаря и в его присутствии. Запрещается вынос дела из кабинета.
3.6.Выдача копий документов из личного дела производится по личному заявлению работника на имя заведующего. Копии документов должны быть заверены и предоставлены работнику, в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
3.7.Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения заведующего Организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заменитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
3.8.Организацией ежедневно (не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.9.Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение №5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до заведующего Организации.
4.ХРАНЕИНЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
4.1.Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников Организации организуется с целью быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2.Личные дела работников хранятся у секретаря в специальном металлическом сейфе.
4.3.Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся в сейфе заведующего.
4.4.Доступ к личным делам работников имеют только секретарь и заведующий либо заместители заведующего при исполни обязанностей заведующего Организации.
4.5.Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке. Ведите учет личных дел в журнале.
5.ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПЕРЕД СДАЧЕЙ В АРХИВ
5.1.Оформление личных дел для передачи в архив производится секретарем Организации. Эта процедура включает:
-полистный просмотр документов дела (на предмет исключения документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, не подлежащих архивному хранению);
-подшивку (переплет) дел;
-уточнение нумерации листов дела;
-составление листа – заменителя (приложение № 8);
-составление (уточнение или пересоставление) внутренней описи;
-внесение уточнений в реквизиты обложки дела.
5.2.Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листе-заверители делается соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
5.3.В целях обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
-объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединение дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
-располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
-снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описи с перечислением фамилий, имен и отчеств с указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы.
5.4.Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.
Выявленные при проверки недостатки устраняются секретарем. Передача и прием производится по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
5.5.Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года 50 лет. Личные дела заведующего, бухгалтера Организации имеют постоянный срок хранения.
6.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТАДАТЕЛЯ И РАБОТНИКА
6.1.Педагоги и сотрудники Организации обязаны своевременно представить сведения об изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2.Работадатель обеспечивает:
-сохранность личных дел работка;
- конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников.
7.ПРАВА РАБОТАДАТЕЛЯ И РАБОТНИКА
7.1.Педагоги и сотрудники Организации имеют право:
-получать полную информацию об обработке своих персональных данных;
-получать доступ к своим персональным данным;
-получать копии документов, хранящихся в личном деле;
-требовать исключения или исправления неверных и неполных (искаженных) своих персональных данных.
7.2.Работодатеь имеет право:
-обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных носителях;
- запрашивать от работников информацию, необходимую для введения личных дл и обработки персональных данных.