(Извлечения)
(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫУПРАВЛЕНИЯ | ||||||
| 1.1. Распорядительная деятельность | ||||||
| … | Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним: | <1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК | ||||
| г) совещаний у руководителя организации | Пост. <2> | |||||
| д) собраний трудовых коллективов организации | Пост. <2> | |||||
| е) собраний структурных подразделений организации | 5 л. ЭПК | |||||
| ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Пост. | |||||
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | <1> Присланные для сведения - до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л. | |||||
| а) по основной деятельности | Пост. <1> | |||||
| б) по личному составу | 75 л. <2> ЭПК | |||||
| в) по административно - хозяйственным вопросам | 5 л. | |||||
| Проекты приказов, распоряжений | 1 г. | |||||
| 1.2. Организационные основы управления | ||||||
| … | Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): | <1> После замены новыми | ||||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |||||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | |||||
| … | Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств | Пост. | ||||
| Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах | Пост. | |||||
| … | Договоры о правах и обязанностях: | <1> После истечения срока действия договора | ||||
| а) с руководителем организации | Пост. | |||||
| б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией | 5 л. <1> ЭПК | |||||
Продолжение прил. 1
| Реестры акционеров | Пост. | ||||||
| Реестры владельцев ценных бумаг | Пост. | ||||||
| Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды | Пост. | ||||||
| … | Штатные расписания организации, изменения к ним: | ||||||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||||||
| б) в других организациях | 3 г. | ||||||
| … | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные) | ||||||
| - по месту разработки и утверждения | Постоянно | ||||||
| - в прочих организациях | 3 г. <1> | <1> После замены новыми. | |||||
| в) индивидуальные (персональные) | 75 л. ЭПК <1> | <1> В составе личных дел. | |||||
| … | Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения: | ||||||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||||||
| … | Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля: | <1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата | |||||
| а) распорядительных и нормативных документов организации | Пост. <1> | ||||||
| б) поступающих и отправляемых документов | 3 г. | ||||||
| в) обращений граждан | 5 л. | ||||||
| г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. | ||||||
| 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | |||||||
| 2.1. Прогнозирование | |||||||
| … | Бизнес - планы; документы (технико - экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним | Пост. | |||||
| … | Годовые планы организации: | <1> В других организациях - до минования надобности | |||||
| а) по основным для данной организации видам деятельности | Пост. <1> | ||||||
| б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности | 5 л. | ||||||
| … | Справки, расчеты по прогнозированию цен | Пост. | |||||
| Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке: | |||||||
| а) по месту разработки | Пост. | ||||||
| б) в других организациях | До пересмотра цен | ||||||
Продолжение прил. 1
| Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально - технических ресурсов | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия соглашения | |
| Переписка по вопросам ценообразования | 5 л. ЭПК | ||
| 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | |||
| 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| ... | Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | <1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост. | ||
| а) сводные годовые | Пост. | ||
| б) годовые | Пост. | ||
| в) квартальные | 5 л. <1> | ||
| г) месячные | 1 г. <2> | ||
| … | Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета | 5 л. | |
| План счетов бухгалтерского учета | 5 л. | ||
| Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | Пост. | ||
| … | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово - хозяйственной деятельности, контрольно - ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| … | Переписка о финансово - хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 5 л. | |
| Лицевые счета работников | 75 л. ЭПК | ||
| Положения о премировании работников | 5 л. <1> ЭПК | <1> После замены новыми | |
| Документы (сводные расчетные (расчетно - платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 л <2>. | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. <2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
Продолжение прил. 1
| … | Договоры о материальной ответственности | 5 л. <1> | <1> После увольнения материально ответственного лица | ||
| … | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно - материальных ценностей | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| 7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ | |||||
| 7.1. Трудоустройство | |||||
| … | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 г. | |||
| … | Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: | ||||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||||
| 8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ | |||||
| 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||||
| … | Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 л. <1> ЭПК | <1> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л. | ||
| Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): | |||||
| а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Пост. | ||||
| б) работников | 75 л. ЭПК | ||||
| … | Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 л. ЭПК | |||
| … | Список (штатно - списочный состав) работников | Пост. | |||
| … | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. | |||
| …356 | Графики предоставления отпусков | 1 г. | |||
| …358 | Книги, журналы, карточки учета: | <1> После увольнения | |||
| а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 л. | ||||
| б) работников, направленных в командировки | 5 л. | ||||
| в) военнообязанных | 3 г. <1> | ||||
| г) отпусков | 3 г. | ||||
| д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений | 75 л. | ||||
Приложение 2