Директор
ТОО «IBC Group Work and Study»
Жексенбай А.Н.______________
«» ____________ 2021 года
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СТАРШЕГО
СПЕЦИАЛИСТ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Настоящая инструкция составлена на основании приказа Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 ноября 2002 года № 273-п «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» и в соответствии с требованиями Трудового кодекса РК от 15.05.2007 г. № 251-III и применяется в качестве приложения к трудовому договору.
Инструкция подлежит изменению и дополнению в связи с изменением трудового законодательства РК или производственно-экономических условий ТОО «IBC Group Work and Study» (далее – Компания).
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по делопроизводству относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом Директора Компании.
1.2. На должность старшего специалиста по делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее (или послевузовское) образование по соответствующему направлению подготовки кадров, дополнительную подготовку (курсы, классы) по направлению "Офис-менеджер", «Специалист по делопроизводству», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее 1 года.
1.3. Специалист по делопроизводству подчиняется Директору Компании.
1.4. Во время отсутствия специалиста по делопроизводству (отпуск, болезнь и пр.), его обязанности выполняет в установленном порядке назначается лицо, которое приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него функций.
1.5. В своей деятельности специалист по делопроизводству руководствуется:
– законами и иными нормативными правовыми актами, регулирующие вопросы хозяйственно-финансовой деятельности и иными вопросами, касающиеся социально-бытового развития организации;
– правилами трудового распорядка;
– приказами и распоряжениями Директора Компании;
– настоящей должностной инструкцией.
1.6. Специалист по делопроизводству должен знать:
– структуру Компании, направления ее деятельности;
– организацию делопроизводства, схемы документооборота;
– правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
– правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;
– деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров и переписки, знание программы СРМ;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
ФУНКЦИИ
На специалиста по делопроизводству возлагаются следующие функции:
2.1. Выписка договоров и счетов на оплату клиентов Компании.
2.2. Проверка корректности выписанных договоров.
2.3. Сбор документов от клиентов всей Компании.
2.4. Выполнение поручений директора филиала Компании и старшего делопроизводителя.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1.Обеспечивает подготовку и организацию работы в программе СРМ;
3.2. Проводит акт-приема передачи входящей корреспонденции (договора клиентов, документов);
3.3.Организация получения корреспонденции по почтовому и фактическому адресам;
3.4. Готовит выписку договоров и счетов на оплату клиентов, заполнение бланка договора по документу, правильность заполнения договора, скачивание договора в формате PDF;
3.5. Отправка сканированного варианта договора и счета на оплату менеджеру по продажам, после подписания с клиентом, визирование договора с клиентом у директора по продажам;
3.6. Отправка отсканированного договора на электронную почту или Whatsapp менеджера по продажам;
3.7. Сверка проплаченных квитанций от менеджеров по продажам филиалов Компании г.Алматы;
3.8. Сбор документов от клиентов (все филиалы г.Алматы);
3.9. Выписка договоров заключение сделки с отделом продаж только по городу Алматы;
3.11. Проверка оплаченных счетов по квитанциям;
3.12. Создание на Яндекс Диске папки для каждого клиента, куда загружается в сканированном виде договора после заключение сделки с Клиентом и проплаченная квитанция;
3.13. Ведение электронной таблицы в Excel варианте по каждому городу и Клиенту Компании;
3.14. При оплате выписанного счета Клиентом, ведется подтверждение от Клиента на правильность и корректность данных Клиента, привязка ссылок документов для Клиентов на нулевой урок со специалистом по визам (координатором);
3.15. Корректные, с соблюдением этики ответы на телефонные звонки от Клиентов;
3.16. При заключении транша по старым договорам сделки продажи, проверка срока и правильности платежной квитанции Клиента;
3.17. Обновление модуля и статуса Клиента при заполнении таблицы.
3.18. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;
3.19.Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
3.20. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
3.21.Эффективно использовать персональный компьютер, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
3.22. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
3.23. Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.
ПРАВА
Специалист по делопроизводству имеет право:
4.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности;
4.2. Получать от руководителя, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией специалист по делопроизводству несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Казахстан.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения ответственность наступает в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.
УСЛОВИЯ РАБОТЫ
6.1. Режим работы специалиста по делопроизводству определяется с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании, пятидневная работа с 09-30 до 18-30, выходные суббота, воскресенье.
ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
7.1. Специалист по делопроизводству в целях выполнения своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, взаимодействует со всеми подразделениями/обособленными подразделениями Компании, с третьими лицами (физическими и юридическими лицами) по вопросам, входящим в его компетенцию.
7.2. Служебная переписка осуществляется в соответствии с установленными правилами документооборота Компании.
С должностной инструкцией ознакомлены:
Специалист по делопроизводству ___________________________ _____
Ф. И. О. подпись дата
Ст. специалист по делопроизводству Рахим А.М______________________ ________
Ф.И.О подпись дата
HR менеджер Зверева М.С. ___________________________ _________
Ф. И. О. подпись дата
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
Юрист Асанов Ж. С. __________________________ ___________
Ф. И. О. подпись дата
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
Директор по бизнесу Сидоренко П.А. _________________________ ____________
Ф. И. О. подпись дата
_________________________________ _____________ ______________ _______
Ф. И. О. подпись дата
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
_________________________________ _____________ ______________ _______
Ф. И. О.
подпись дата
Приложение 1