Лекция № 1 и 2
По предмету «Документирование управленской деятельности».
Тема: «Документ и документоведение. Основные понятия, определения»
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
1) это может быть отдельный документ;
2) системы документов (документы, применяемые в определённой сфере деятельности;
3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория документационного обеспечения управления (ДОУ). Одним из основных источников терминологии делопроизводства является ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Для понимания ДОУ как процесса лучше обратиться к другому понятию, которое появилось значительно раньше:
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Как видно из определения, для обеспечения функций управления документами необходимо организовать основные делопроизводственные процессы:
1) Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.
2) Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3) Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
4) Использование документов - применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.
Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.
Элементы системы ДОУ:
- регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;
- штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);
- материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);
- внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.
Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
В структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.
Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих в совершенствовании функционирования государства и в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией, через архивоведение.
Предметом документоведения является изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.
Организация делопроизводства делится на две части: документирование (составление и оформление документов) и на организацию работы с документами (т.е. получение-отправка документов, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение документов (после заключения экспертной комиссии). Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:
1) ретроспективную (историческую относящуюся к прошлому);
2) оперативную (текущую);
3) перспективную (относящуюся к будущему).
Каждый документ имеет информационную ёмкость (или информационный потенциал), т.е. количественные и качественные характеристики информации. Информационная ёмкость характеризуется показателями: полнота информации, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Функции документов. Любой документ обладает определёнными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в социальной структуре и экономической системе. Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют своё доминирующее значение. Выделяют функции общие и специальные. Общие функции – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учёта.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения, передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (фотография, кинофильм, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется при создании официальных документов, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы заседаний, решения, сводки, отчёты и др.).
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений (законы, постановления, пропуска, паспорта, удостоверения, приходные ордера, счётно-платёжные требования и др.).
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознаётся эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив.
Функция учёта даёт не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учёта – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчётной документации. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учёта) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника), например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную и функцию исторического источника и т.п.
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.
Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.
Регулирующая среда включает:
а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;
б) стандарты, относящиеся к практической деятельности; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;
г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;
д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.
Вопросы ДОУ регулируются нормативно-правовыми актами:
1) Конституция Российской Федерации.
2) Кодексы:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1, 2, 3, 4)
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Налоговый кодекс Российской Федерации (части 1, 2)
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
- Уголовный кодекс Российской Федерации
3) Законы:
- Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
- Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»
- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
- Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»
- Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»
4) Постановления:
- Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268
- Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"
- Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225
- Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
- Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
- и др.
5) Стандарты:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- и др.
6) Общероссийские классификаторы:
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
- и др.
7) Правила, инструкции по делопроизводству:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)
- Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)
- и др.
8) Локальные нормативно-методические документы предприятий:
- устав, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных органах), должностные инструкции работников;
- стандарты, положения, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия;
- табели, альбомы, формы документов предприятия;
- приказы и др. локальные нормативные акты предприятия.